PMO / Projektasssistenz / Vorstandsassistenz / Office Management

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10245 Berlin
11.01.2019

Kurzvorstellung

Als PMO und Executive Assistant entlaste ich aktiv Führungskräfte im multinationalen Umfeld: durch effektive Organisation, verantwortliche Übernahme von operativen Projekten sowie als Sparringspartner in sensiblen Themenfeldern.

Ich biete

Management, Unternehmen, Strategie
  • Office Management / Sekretariat
  • Projektassistenz
  • Ablauforganisation
  • Organisation (allg.)
  • PMO
  • Compliance management
Marketing, Vertrieb, Kommunikation
  • Unternehmenskommunikation
  • Interkulturelle Kommunikation
Finanzen, Versicherung, Recht
  • Meldewesen (Bank)
  • Bankwesen (allg.)
IT, Entwicklung
  • Projektassistenz (IT)
  • Agile Entwicklung
  • PMO (IT)
  • SAP MM
Einkauf, Handel, Logistik
  • Lieferantenmanagement (allg.)
  • Fuhrparkmanagement

Projekt‐ & Berufserfahrung

PMO / Projektassisentenz
adxtec, Berlin, Frankfurt
4/2017 – offen (2 Jahre)
IT / Consulting
Tätigkeitszeitraum

4/2017 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Koordination, Administration IT Projekte
• Organisation & Vorbereitung von Meetings; Protokollerstellung und Nachhalten der Aufgaben, Raumbuchung, Video- und Telefonkonferenzen
• Erstellung von Präsentationen, Überwachung der Projekt- und Ressourcenplanung, Kommunikation mit Stakeholdern, Überwachung issues
• Officemanagement, Reisebuchungen & -abrechnungen, Terminkoordination
• Dokumentation & Archivierung

Eingesetzte Qualifikationen

Bankwesen (allg.), Meldewesen (Bank), Agile Entwicklung


Service Implementation Consultant
Deutsche Börse AG, Eschborn
8/2016 – 3/2017 (8 Monate)
Banken
Tätigkeitszeitraum

8/2016 – 3/2017

Tätigkeitsbeschreibung

Koordination, Administration IT Projekt T2S (TARGET2 Securities)
• Überwachung der Team-Inbox, Sicherstellung zeitnaher Reaktion
• Organisation, Vorbereitung von Meetings, Protokollerstellung und Nachhalten der Aufgaben
• Berichte, Recherchen, Präsentationen, Visualisierung komplexer Sachverhalte für verschiedene Stakeholder und Vorstandsmitglieder,
• Projekt- und Ressourcenplanung, Meilensteinüberwachung, Aufgabenerstellung und Überwachung für die beteiligten Abteilungen und Teams für Release Rollout
• Dokumentation, Überwachung, Eskalation der auftretenden issues der einzelnen Projektphasen

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz (IT), PMO (IT), Projektassistenz, Ablauf- / Terminmanagement, Stakeholder-Analyse, Projekt - Berichtswesen, Projekt-Dokumentation


Projektassistentin / Office Manager
Zambon GmbH, Berlin
12/2015 – 8/2016 (9 Monate)
Pharma
Tätigkeitszeitraum

12/2015 – 8/2016

Tätigkeitsbeschreibung

- Leitungsassistenz, Office Management, Terminverfolgung
- Berichte, Präsentationen, Recherchen, Statistiken, Protokolle, Terminkoordination, SOPs
- Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Kundenveranstaltungen und Meetings sowie Telefon- und Videokonferenzen
- Koordination von Verträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen
- Unterstützung / Vorbereitung der Preisverhandlungen mit dem Spitzenverband (amnog)

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz (IT), PMO (IT), SAP MM, Organisation (allg.), Ablauforganisation, Compliance management, PMO, Interkulturelle Kommunikation, Unternehmenskommunikation, Lieferantenmanagement (allg.), Fuhrparkmanagement


Geschäftsführungassistentin - Bereich Neuentwicklung
adxtec GmbH, Berlin
2/2015 – 11/2015 (10 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

2/2015 – 11/2015

Tätigkeitsbeschreibung

• Leitungsassistenz, Projektplanung, Projektkoordination, Office Management
• Kundenanalyse und –ansprache, Stakeholderanalyse
• Managementberichte, Kennzahlen, Präsentationen, Budgetkontrolle

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz (IT), Management (allg.), Projektassistenz, Projektmanagement, Kundenberatung, Office Management / Sekretariat, Marketing (allg.), Marktforschung / -analyse, Event Marketing / Event management, CRM (Costumer Relationship Management), Public Relations


Personal Assistant to CIO
Wermuth Asset Management GmbH, Mainz, Berlin
8/2014 – 12/2014 (5 Monate)
Banken
Tätigkeitszeitraum

8/2014 – 12/2014

Tätigkeitsbeschreibung

• Vorstandsassistenz, Office Management, Terminverfolgung, Reiseplanung
• Vor- und Nachbereitung von Kundenveranstaltungen, Gremiensitzungen und Meetings sowie Telefon- und Videokonferenzen
• Berichte, Präsentationen, Recherchen, Statistiken
• Koordination von Verträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen, due diligence

Eingesetzte Qualifikationen

Management (allg.), Projektassistenz, Personalwesen (allg.), Office Management / Sekretariat, Marketing (allg.), Event Marketing / Event management, CRM (Costumer Relationship Management), Public Relations, Investor Relations


Office Manager / team leader
Helmholtz-Zentrum Geesthacht - Institut für Biomat, Teltow
6/2010 – 7/2014 (4 Jahre, 2 Monate)
Forschung und Entwicklung
Tätigkeitszeitraum

6/2010 – 7/2014

Tätigkeitsbeschreibung

• Leitungsassistenz, Projektsteuerung, Teamleitung, Office Management
• Managementberichte, Entscheidungsvorlagen, Kennzahlen, Protokollführung, Fristenüberwachung, Meilensteinplanung, - kontrolle, Statuslisten
• Organisation und Durchführung von Konferenzen, Symposien, Gremiensitzungen, Workshops
• Drittmittelcontrolling, Recherche, Analyse und Unterstützung bei Drittmittelanträgen,
• Zusammenarbeit mit Ministerien, Forschungsverbünden, Universitäten, Projektträgern und weiteren externen Partnern

Eingesetzte Qualifikationen

Management (allg.), Projektassistenz, Projektleitung / Teamleitung, Personalwesen (allg.), Recruiting, Office Management / Sekretariat, Event Marketing / Event management, Public Relations, Controlling, Forschung & Entwicklung (allg.)


Vorstandsassistentin
Camelot IDPro AG, Mannheim
1/2010 – 5/2010 (5 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

1/2010 – 5/2010

Tätigkeitsbeschreibung

• Vorstandsassistenz, Terminkoordination, Reiseplanung
• Planung und Durchführung von Kundenveranstaltungen und internen Meetings
• Sicherung der Erfassung von Kennzahlen der einzelnen Projekte
• Erstellen von Berichten, Präsentationen, Recherchen, Kennzahlen
• Budgetüberwachung, Rechnungskontrolle und -freigabe
• Projektassistenz und Unterstützung Personalrecruiting

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz, Projektmanagement, Personalwesen (allg.), Recruiting, Office Management / Sekretariat, Marketing (allg.), Event Marketing / Event management, Public Relations


Projektmanagement
familie redlich - Agentur für Marken und Kommunika, Berlin
4/2009 – 12/2009 (9 Monate)
Medienbranche
Tätigkeitszeitraum

4/2009 – 12/2009

Tätigkeitsbeschreibung

• Projektbetreffende Koordinations- und Abstimmungsaufgaben
• Erstellen von Projektfortschritts- und Managementberichten
• Pflege von Listen zur Statusübersicht
• Budgeterstellung, Budgetüberwachung, Rechnungserstellung, und -prüfung
• Organisation und Durchführung der Teilnahme an internationalen IT-Messen und Konferenzen

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz, Projektmanagement, Marketing (allg.), Marktforschung / -analyse, Event Marketing / Event management, Marktkommunikation


Public Relations Manager
B'nai B'rith, Berlin
6/2004 – 3/2009 (4 Jahre, 10 Monate)
Institution
Tätigkeitszeitraum

6/2004 – 3/2009

Tätigkeitsbeschreibung

• Leitungsassistenz, Office Management, Terminverfolgung, Reiseplanung
• Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Workshops
• Teilnahme und Repräsentanz bei Konferenzen und Veranstaltungen der Vereinten Nationen, der Europäischen Union sowie der OSZE
• Kontaktpflege zu relevanten Ministerien, Parlamentsmitgliedern, Institutionen, Verbänden, Entscheidungsträgern und Journalisten

Eingesetzte Qualifikationen

Management (allg.), Office Management / Sekretariat, Marketing (allg.), Event Marketing / Event management, Public Relations, Journalismus


Persönliche Assistentin
Hans Werner, Regisseur und Drehbuchautor, Berlin
1/2003 – 5/2004 (1 Jahr, 5 Monate)
Medienbranche
Tätigkeitszeitraum

1/2003 – 5/2004

Tätigkeitsbeschreibung

• Assistenz, Office Management, Terminplanung, Reisekoordination
• Erledigung der internationalen Korrespondenz, Übersetzungen
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination der Filmproduktionen von Regisseur Hans W. Werner (TV-Serien „Dr. Kleist“, „Kommissar Rex“)
• Betreuung der Schauspieler und der Crew beim Dreh, Reisemanagement

Eingesetzte Qualifikationen

Management (allg.), Office Management / Sekretariat, Public Relations, Schauspieler, Film / Fernsehen (allg.), Übersetzung


Praktikum Public Relations
Rolls-Royce & Bentley Motor Cars, Ltd., Berlin, Crewe
1/2002 – 12/2002 (1 Jahr)
Automobilindustrie
Tätigkeitszeitraum

1/2002 – 12/2002

Tätigkeitsbeschreibung

• Terminverfolgung, Reiseplanung
• Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und Pflege der Journalistenkontakte
• Erstellung, Übersetzung und Distribution von Pressemitteilungen
• Erstellung und Übersetzung des Pressespiegels
• Organisation von Werksbesichtigungen (Crewe, UK)
• Begleitung der Markentrennung (Rolls-Royce Farewell)

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz, Office Management / Sekretariat, Marketing (allg.), Event Marketing / Event management, Vertrieb (allg.), Public Relations, Journalismus, Übersetzung


Geschäftsführungsassistenz
Intelligent Data Systems GmbH, Berlin
4/1998 – 12/2001 (3 Jahre, 9 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

4/1998 – 12/2001

Tätigkeitsbeschreibung

• Aufbau der grundlegenden Büroorganisation und der Buchhaltung
• Unterstützung Sales & Marketing, Kunden- und Partnerbetreuung Organisation und Durchführung von Kundenveranstaltungen, Schulungen und Messeauftritten
• Erstellen von Präsentationen

Eingesetzte Qualifikationen

Office Management / Sekretariat, Marketing (allg.), Marktforschung / -analyse, Event Marketing / Event management, Vertrieb (allg.), CRM (Costumer Relationship Management), Public Relations, Unternehmenskommunikation


Zertifikate

Ausbildereignung nach AEVO
Juni 2011

Ausbildung

Kulturwissenschaften
(Bachelor)
Jahr: 
Ort: Europa Universität Viadrina, Frankfurt / O.

Qualifikationen

MS Office (Word, Excel, Powerpoint)
Outlook, Lotus Notes
CRM (Microsoft Dynamics, Cobra)
CMS (Typo3, Fiona)
Filemaker, Revolver

Über mich

Im internationalen Umfeld bewege ich mich routiniert und kommuniziere verhandlungssicher auf Deutsch und Englisch, meine Italienischkenntnisse sind fließend. Ich bin es gewohnt, bei konstant hoher Arbeitsbelastung, komplexen Aufgabenstellungen und der üblichen Informationsflut stets den Überblick zu behalten, kommuniziere präzise und verbindlich auf allen Ebenen und bin in allen Punkten ein kompetenter und informierter Ansprechpartner. Überlassen Sie mir die reibungslose Organisation und Koordination: Ich kümmere mich darum!

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Fließend)
  • Italienisch (Fließend)
  • Spanisch (Grundkenntnisse)
  • Französisch (Grundkenntnisse)
  • Russisch (Grundkenntnisse)
  • Polnisch (Grundkenntnisse)
Reisebereitschaft
Weltweit
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Profilaufrufe
1530
Alter
41
Berufserfahrung
20 Jahre und 11 Monate (seit 04/1998)
Projektleitung
2 Jahre

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