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Berlin/München: Finanzbuchhaltung, allgm. Büro- und Verwaltungsmanagement

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  • 18.09.2023

Kurzvorstellung

Gerne unterstütze ich Sie bei Interims-Projekten für vorbereitende Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Personalmanagement, Office Management und virtuelle Assistenz. Nur Remote bis 20h/Wo verfügbar, Berlin und München mit 1-2 Tagen/Wo vor Ort möglich.

Qualifikationen

  • Finanzbuchhaltung
  • Office Management / Sekretariat
  • Personal-Managementsystem (DATEV)

Projekt‐ & Berufserfahrung

Freelance Buchhaltungsvorbereitung, Office Management
Kundenname anonymisiert, Berlin, München / Remote
12/2018 – offen (5 Jahre, 4 Monate)
Dienstleistungsbranchen (Service)
Tätigkeitszeitraum

12/2018 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Finanzbuchhaltung: Ordnen, Sortieren, Digitalisieren, Kontieren und Erfassen der lfd. Geschäftsvorfälle eines Unternehmens einschließlich umsatzsteuerrechtlicher Entscheidungen, Kommunikation mit dem Steuerbüro, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Rechnungskontrolle, Projektabrechnung, Zahlungs- und Mahnwesen, Monatsabschluss, Reisekostenabrechnung, Unterstützung Lohn- und Gehaltsabrechnung, digitale Personalakte, allgm. Büro- und Verwaltungsaufgaben

Eingesetzte Qualifikationen

Personal-Managementsystem (DATEV)

Office Manager
Jadara Capital Partners, Dubai, Dubai
10/2013 – 10/2015 (2 Jahre, 1 Monat)
Banken
Tätigkeitszeitraum

10/2013 – 10/2015

Tätigkeitsbeschreibung

▪ Terminkoordination aller Geschäftstermine für den Geschäftsführer
▪ Reisebuchung national und international inkl. Visabeschaffung
▪ Reisekostenabrechnung und Vorbereitung für die Buchhaltung
▪ Einholung und Auswertung von Informationen aus dem Internet (z. B. auf Bloomberg Research) in Vorbereitung auf Geschäftsreisen
▪ Organisation von Marketingaktivitäten
▪ Zentraler Ansprechpartner im Office Management
▪ Bearbeitung von Angeboten und Verträgen
▪ Unterstützung bei Rekruitment, Buchhaltung und Marketing
▪ Erstellung des Bürobudgets, Erstellung von diversen Statistiken hierzu

Eingesetzte Qualifikationen

Office Management / Sekretariat

Office Manager, Senior Executive Assistant
Roland Berger Strategy Consultants, München und Du, Dubai
2/2008 – 2/2013 (5 Jahre, 1 Monat)
Unternehmensberatung
Tätigkeitszeitraum

2/2008 – 2/2013

Tätigkeitsbeschreibung

Aufgaben Office Manager:
▪ Aufbau des neu gegründeten Büros in Dubai, von 5 auf 35 Mitarbeitern in 1,5 Jahren
▪ Organisation der jährlichen Mietvertragserneuerung & diverser Lizenzen
▪ Organisation von Arbeitserlaubnissen neuer Mitarbeiter
▪ Unterstützung neuer Partner bei Umzug nach Dubai
▪ Unterstützung bei Personal– und Rekrutierungsprozessen neuer Berater
▪ Organisation von Räumlichkeiten, Erstellen von Unterlagen, etc.
▪ Organisation des Bürobudgets und Erstellung diverser Reports
▪ Mitarbeiterführung (Team Assistentin/Rezeptionistin, Fahrer, Office Boy)
▪ Zentraler Ansprechpartner Office Management
▪ Zusammenarbeit mit Architeken und Inneneinrichtern zum Aufbau eines zweiten Büros im Dubai Finanzdistrikt (DIFC)

Aufgaben Executive Assistant:
▪ Unterstützung des MD und der Senior Partner bei ihren Projekten
▪ Koordination von Terminen und Geschäftsreisen inkl. Visabeschaffung
▪ Organisation von Veranstaltungen für Kunden und Mitarbeiter
▪ Reisekostenabrechnung
▪ Unterstützung bei Rekruitment, Buchhaltung und Marketing
▪ Einholung und Auswertung von Daten und Informationen aus dem Internet
▪ Umgang mit hochrangigen Personen aus Politik und Wirtschaft sowie Vertretern der Königsfamilien aus den Vereinigten Arabischen Emiraten, Bahrain und Saudi Arabien

Eingesetzte Qualifikationen

Office Management / Sekretariat

Assistentin PR / Corporate Affairs
McDonald's Deutschland GmbH, München
6/2007 – 1/2008 (8 Monate)
Konsumgüterindustrie
Tätigkeitszeitraum

6/2007 – 1/2008

Tätigkeitsbeschreibung

▪ Administrative Unterstützung des Pressesprechers
▪ Organisation von Veranstaltungen, inkl. aktive Mitarbeit bei der Organisation der alljährlichen “McDonald’s Children Foundation Gala”
▪ Planung und Organisation von Terminen und Reisen
▪ Recherche und Betreuung von Medienanfragen

Eingesetzte Qualifikationen

Marketing (allg.)

Assistentin Vertriebsmarketing
Artdeco Cosmetic Group, München
8/1997 – 3/2001 (3 Jahre, 8 Monate)
Konsumgüterindustrie
Tätigkeitszeitraum

8/1997 – 3/2001

Tätigkeitsbeschreibung

▪ Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
▪ Klassische Sekretariatsarbeiten für den Verkaufsdirektor
▪ Komplette Messeorganisation und Ideenfindung
▪ Organisation von Seminaren und Workshops
▪ Erstellung von Vertriebs- und Marketingstatistiken
▪ Aufbau und Betreuung des externen Visagistenteams
▪ Ansprechpartnerin des gesamten Aussendienstes
▪ Erstellung von Präsentationsunterlagen
▪ Entwicklung und Organisation von Kundenmailings

Eingesetzte Qualifikationen

Office Management / Sekretariat, Event Marketing / Event management

Zertifikate

Event Manager (Ebam)
2007
IHK-Geprüfte Sekretärin
1997

Ausbildung

Kauffrau
Ausbildung
1995
Bayreuth

Über mich

• Fachabitur, Schwerpunkt Wirtschaft
• Ausbildung zur Kauffrau (2 Jahre)
• Weiterbildung zur IHK-Geprüften Sekretärin (2 Jahre)
• Weiterbildung zum Event-Manager (6 Monate)
• 15 Jahre Erfahrung als Sekretärin / Assistentin der Geschäftsleitung / Senior Partner
• 5-6 Jahre Erfahrung als Office Manager (inkl. Aufbau eines Büros im Ausland, Dubai)
• 4 Jahre Auslandserfahrung (Englisch Kommunikationssprache)
• Erfahrung in verschiedenen Branchen (z. B. Textil, Kosmetik, Unternehmensberatung, Investment, Medizin)

Sprachkentnisse

• Deutsch: Muttersprache
• Englisch: Perfekt und verhandlungssicher in Wort und Schrift
• Spanisch: Grundkenntnisse
• Arabisch: Grundkenntnisse

Persönlichkeit, Erfahrung und Fähigkeiten

▪ Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
▪ Diplomatisches Geschick im Umgang mit hochrangigen Personen aus Politik und Wirtschaft
▪ Kennenlernen und Zusammenarbeit mit Personen verschiedener Kulturen (Arabisch, Asiatisch)
▪ Unternehmerisches Denken und Handeln
▪ Fähigkeit, Probleme mit Takt und Diskretion schnell und effizient zu lösen
▪ Hohe Kommunikationsfähigkeiten
▪ Freundliches, fröhliches Wesen mit positiver Arbeits- und Lebenseinstellung
▪ Selbständiges Arbeiten
▪ Auge für Details
▪ Gewissenhaft, Zuverlässig und Akkurat
▪ Sicherer Umgang mit Windows, Apple und Datenbanken
▪ Sehr gutes Sprach- und Formulierungsvermögen in Deutsch und Englisch
▪ Souveränes, verbindliches Auftreten, hohe Diskretion und Loyalität

Computerkenntnisse

▪ Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), Apple (Mac, Iphone und Ipad), iOS
▪ Gute Kenntnisse SAP, Lotus und weitere diverse Datenbanken

Weitere Kenntnisse

Finanzbuchhaltung und Controlling:

• Ordnen, Sortieren, Digitalisieren, Kontieren, Erfassen der lfd. Geschäftsvorfälle
eines Unternehmens einschließlich umsatzsteuerrechtlicher Entscheidungen
• Kommunikation mit dem Steuerbüro
• Rechnungskontrolle, Mahnwesen, Projektabrechnung
• betriebswirtschaftliche Auswertungen, betriebswirtschaftliches Controlling
individualisierte Auswertungen
• allgm. Büro- und Verwaltungsmanagement


Office Management und Assistenz:

• Sekretariatsarbeiten für Geschäftsleitung, Vorstand, Abteilungsleiter
• Schriftverkehr, auch nach Diktat, in Deutsch und Englisch
• Mailings erstellen und versenden
• Reiseplanung und -organisation national & international inkl. Visa-Einholung
• Terminkoordination national & international
• Prüfen und Bearbeiten von Reisekostenabrechnungen
• Rechnungsprüfung und vorbereitende Finanz- und Lohnbuchhaltung
• Angebotseinholung, -vergleich sowie Bestellabwicklung
• Vor- und Nachbereitung von Einkaufsverhandlungen mit externen Dienstleistern
• Unterstützung bei diversen Recherchen im Internet

Marketing und Eventmanagement:

• Organisation von Events und Veranstaltungen jeglicher Größe
• Marktanalysen erstellen und auswerten
• Internet- und Intranet Content Management
• Social Media Management
• Unterstützung bei der Erstellung von Webseiten

Personalverwaltung und Personalrekrutierung:

• Überarbeitung / Erstellung der Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile
• Formulierung und Schaltung von Anzeigen
• Sichtung der Bewerbungen und Weiterleitung an Fachvorgesetzte
• Erstellung der Einladungen / Zwischenbescheide / Absagen
• Schriftverkehr (Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, etc.)
• Pflege des internen Personalinformationssystems, des Zutrittskontroll- und
Zeiterfassungssystems sowie der Bewerberdatenbank

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Fließend)
Reisebereitschaft
Weltweit
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Home-Office
bevorzugt
Profilaufrufe
3024
Alter
48
Berufserfahrung
29 Jahre und 2 Monate (seit 01/1995)
Projektleitung
5 Jahre

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