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Virtual Assistant - SE

offline
  • 30€/Stunde
  • 67688 Rodenbach
  • auf Anfrage
  • en  |  de  |  tl
  • 20.11.2017

Kurzvorstellung

Ich bin freiberufliche Assistentin, meine Schwerpunkte liegen im Office, Travel und Event Management. Aufgrund meines multilingualem Backgrounds habe ich mich außerdem auf Übersetzungen D-E und E-D spezialisiert.

Ich biete

  • Ablauf- / Terminmanagement
  • Ablauforganisation
  • Büroorganisation
  • Event Marketing / Event management
  • Fakturier- / Mahnwesen
  • Fremdsprachenkorrespondent
  • Office Management / Sekretariat
  • Organisation (allg.)
  • Übersetzung

Projekt‐ & Berufserfahrung

Mitarbeiterin Verwaltung (Festanstellung)
SAKS Hospitality GmbH, Kaiserslautern
5/2017 – 6/2017 (2 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

5/2017 – 6/2017

Tätigkeitsbeschreibung

Accounting:
• Kreditoren erfassen
• Zahlungen steuern/überwachen
Pre-Opening Best Western Kaiserslautern

Eingesetzte Qualifikationen

Kassenwesen, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung

Freiberufliche Assistenz
Kundenname anonymisiert, Klagenfurt
5/2017 – offen (3 Jahre, 11 Monate)
Großhandel
Tätigkeitszeitraum

5/2017 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Office Management / Administrative Unterstützung:
• Erstellung von Dokumentenvorlagen & Präsentationen
• Übersetzungen von Dokumenten und Email-Korrespondenz D/E
Travel & Event Management:
• Organisation von Geschäftsreisen:
• Organisation von kleineren Events

Eingesetzte Qualifikationen

Fremdsprachenkorrespondent, Event Marketing / Event management

Freiberufliche Assistenz
Kundenname anonymisiert, Rodenbach
5/2017 – offen (3 Jahre, 11 Monate)
Luft- und Raumfahrtindustrie
Tätigkeitszeitraum

5/2017 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Office Management / Administrative Unterstützung:
• Übersetzungen von Dokumenten und Email-Korrespondenz D/E
• Terminierungen
Travel & Event Management: u.a.
• Organisation von Geschäftsreisen
• Organisation von Personalevents

Eingesetzte Qualifikationen

Fremdsprachenkorrespondent, Event Marketing / Event management, Übersetzung

Assistentin
Kundenname anonymisiert, Rodenbach
1/2017 – offen (4 Jahre, 3 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

1/2017 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Office Management / Administrative Unterstützung:
• Erstellung von Dokumentenvorlagen & Präsentationen
• Übersetzungen von Dokumenten und Email-Korrespondenz D/E
• Erstellung von Angeboten, Rechnungen

Eingesetzte Qualifikationen

Ablauforganisation, Fremdsprachenkorrespondent, Fakturier- / Mahnwesen

Hotel Manager (Festanstellung)
TDY Homes & Hotel - Hans Lauderbach, Landstuhl
6/2016 – 4/2017 (11 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

6/2016 – 4/2017

Tätigkeitsbeschreibung

- Sales & Marketing:
• Konzeption der Print-Medien
• Konzeption der Website
• Implementierung der Hotelsoftware Protel Air
• Interner Administrator für Protel Air
- Rezeption/Reservierung:
• Implementierung, Aufbau und Steuerung der Online-Reservierungssysteme
• Gruppenreservierungen
• Angebotserstellung und Follow-ups
• Rechnungsstellung und – kontrolle, Mahnwesen
- Hotel Management:
• Erstellung von Statistiken: Umsatz, Hotel, Personal
• Personalwesen:
o Stellenanzeigen
o Bewerbergespräche
o Kontrolle der Arbeitszeiten
o Dienstplangestaltung
o Training der neuen Mitarbeiter:
- Einführung in den Gebrauch von Apple iMac/MacBook
- Einführung in Protel Air

Eingesetzte Qualifikationen

Organisation (allg.), Ablauforganisation, Unternehmensstruktur, Arbeitszeit- / Gleitzeitsysteme, Personalverwaltung, Personalplanung, Fremdsprachenkorrespondent, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Preis- / Konditionengestaltung, CRM (Customer Relationship Management), Kassenwesen, Fakturier- / Mahnwesen, Schulung / Coaching (allg.), Einkauf (allg.)

Assistentin der Geschäftsführung (Festanstellung)
Schwanenmühle Energieprodukte GmbH, Horbach
4/2016 – 6/2016 (3 Monate)
Automobilindustrie
Tätigkeitszeitraum

4/2016 – 6/2016

Tätigkeitsbeschreibung

- Assistenz für die Geschäftsführerin
- Organisation von Reisen, Buchung von Hotels und Mietwagen
- Verwaltung der Besprechungsräume
- Koordination der Firmenfahrzeuge

Eingesetzte Qualifikationen

Organisation (allg.), Ablauforganisation, Projektassistenz, Ablauf- / Terminmanagement, Fremdsprachenkorrespondent, Büroorganisation, Event Marketing / Event management

Back Office Manager (Festanstellung)
Elno GmbH, Grünstadt
11/2015 – 3/2016 (5 Monate)
High-Tech- und Elektroindustrie
Tätigkeitszeitraum

11/2015 – 3/2016

Tätigkeitsbeschreibung

Assistenz für den Sales Manager D-A-CH
- Sales Administration:
• Angebotserstellung und Follow-ups
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungsstellung und -kontrolle
Buchhaltung: Vorbereitung der Monatsabschlüsse
IT: Implementierung des ERP

Eingesetzte Qualifikationen

Angebotskalkulation, Fremdsprachenkorrespondent, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Presales, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Fakturier- / Mahnwesen, Auftragsabrechnung

Team Assistant (Festanstellung)
Nestlé Suisse SA, Wangen bei Olten
11/2012 – 10/2015 (3 Jahre)
Konsumgüterindustrie
Tätigkeitszeitraum

11/2012 – 10/2015

Tätigkeitsbeschreibung

- Assistenz für das Executive Committee (Management Team)
• Allgemeine Administration
• Erstellung von Präsentation auf Deutsch und Englisch
• Fachliche Übersetzungen Englisch/Deutsch
• Terminkoordination für den Fabrikdirektor sowie das Executive Committee
• Reisekostenabrechnungen
• VISA und P-Card Abrechnungen
• Organisation von Telefon-/Videokonferenzen
- Kommunikation:
• Content Management und Konzeption des Intranets
• Interne Kommunikation
- Leitung des Empfangs und der Telefonzentrale:
• Besucherempfang
• Sicherheitsunterweisung der Besucher
- Eventmanagement:
• Organisation von internen und externen Firmenevents
• Organisation von Meetings, Seminaren, Incentives
• Verwaltung der Besprechungsräume
- Travelmanagement:
• Organisation von Reisen, Buchung von Hotels und Mietwagen
• Vertragsabsprachen mit Hotels
- Officemanagement:
• Postein- und –ausgang
• Bestellwesen mittels SAP
• Supplier Management
• Purchase Management Büromaterial, Zeitschriftenabonnements
• SOD (Segregation of Duty) Kontrollen im SAP
• Zusammenarbeit mit den Assistentinnen der anderen Fabriken
• Prozessmanagement via Nimbus Control BPM

Eingesetzte Qualifikationen

MS Office (Anwenderkenntnisse), Organisation (allg.), Ablauforganisation, Ablauf- / Terminmanagement, Projektmanagement - Kommunikation, Office Management / Sekretariat, Fremdsprachenkorrespondent, Büroorganisation, Event Marketing / Event management, Übersetzung

Administrative/Executive Assistant (Festanstellung)
SHML - Swiss College of Hospitality Management Len, Lenk im Simmental
8/2011 – 10/2012 (1 Jahr, 3 Monate)
Hochschulen und Forschungseinrichtungen
Tätigkeitszeitraum

8/2011 – 10/2012

Tätigkeitsbeschreibung

- Assistenz für den CEO & Director:
• Allgemeine Administration
• Assistenz in der Vorbereitung des Budgets, Projekte und Businesspläne
- Student matters:
• Anmeldung der Studenten beim Migrationsdienst
• Organisation von Studentenevents
• Unterstützung für Studenten bei der Organisation von Events
• Ansprechpartner für die Studenten am Campus und im Praktikum
- Immatrikulation:
• Follow-ups
• Prüfung eingehender Bewerbungen
• Rechnungsstellung und –kontrolle
- Buchhaltung:
• Kassenwesen für die SHML und deren Schwestergesellschaften
• Vorbereitung der Monatsabschlüsse
- Personalwesen:
• Personalmanagement der SHML und ihrer Schwestergesellschaften
• Lohnabrechnung
• Stellenanzeigen
• Bewerbermanagement
• Mitarbeiter- und Bewerbergespräche
- IT:
• IT-First Level-Support für alle Gesellschaften
• Content Management der Websites aller Gesellschaften
• Content Management und Konzeption des Social Media Auftrittes der SHML
• Aufsetzen des CRM
• Administrator CRM für die SHML
• Aufsetzen der Emailadressen

Eingesetzte Qualifikationen

Salesforce, Ablauforganisation, Personalwesen (allg.), Campus-Recruitment, Personalsuche / -auswahl, Entgeltsysteme, Personalorganisation, Personalverwaltung, Personalplanung, Fremdsprachenkorrespondent, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Postsales, CRM (Customer Relationship Management), Content Management, Kassenwesen, Fakturier- / Mahnwesen, Auftragsabrechnung, Sprache (allg.)

Mitarbeiterin Empfang und Travelmanagement (Festanstellung)
Progroup AG, Landau/Pfalz
1/2008 – 6/2011 (3 Jahre, 6 Monate)
Metall-, Holz- und Papierindustrie
Tätigkeitszeitraum

1/2008 – 6/2011

Tätigkeitsbeschreibung

- Leitung des Empfangs und der Telefonzentrale
- Koordination der Firmenfahrzeuge
- Eventmanagement:
• Organisation von internen und externen Firmenevents
• Organisation von Meetings, Seminaren, Incentives
• Verwaltung der Besprechungsräume
- Travelmanagement für die gesamte Unternehmensgruppe:
• Organisation von Reisen, Buchung von Hotels und Mietwagen
• Vertragsabsprachen mit Hotels
- Officemanagement:
• Postein- und -ausgang
• Rechnungsdruck und -bearbeitung
• Purchase Management Büromaterial
• Führen des Kassenbuches
• Content Management der Karrierewebsite
- Vertretung der Vorstandsassistentin
- Terminkoordination für den CEO in Zusammenarbeit mit der Vorstandsassistentin
- Bewerbermanagement

Eingesetzte Qualifikationen

MS Office (Anwenderkenntnisse), Terminverfolgung, Ablauf- / Terminmanagement, Personalverwaltung, Office Management / Sekretariat, Fremdsprachenkorrespondent, Büroorganisation, Event Marketing / Event management, Kassenwesen

Sales & Marketing Representative (Festanstellung)
Schlosshotel Karlsruhe Betriebs-GmbH, Karlsruhe
11/2005 – 12/2007 (2 Jahre, 2 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

11/2005 – 12/2007

Tätigkeitsbeschreibung

- Sales & Marketing:
• Organisation von Kundenevents und Messebesuchen
• Repräsentation des Unternehmens auf Messen, Roadshows sowie Inhouse-Aktivitäten
• Kundenbetreuung
• Neukundenakquise
• Konzeption und Durchführung von Mailings
• Pflege der Online- und Print-Medien
• Content Management und Konzeption der Website
• Vertragsabsprachen mit Firmenkunden, Reiseagenturen und
Reservierungssystemen
• Interner Administrator für Fidelio Suite V8
- Eventmanagement:
• Vertretung der Veranstaltungsleitung
• Organisation und Durchführung der Sonderveranstaltungen „Krimidinner“ und „Dinner Krimi“
- Rezeption/Reservierung:
• Steuerung der Reservierungssysteme, Yield Management
• Gruppenreservierung
• Vertretung der Rezeptions- und Reservierungsleitung

Eingesetzte Qualifikationen

Fremdsprachenkorrespondent, Kundenberatung, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Zielgruppenstrategie, Business-to-business (B2B), Event Marketing / Event management, E-Mail Marketing, Akquise / Kontakt, Adobe Photoshop, Redaktion (allg.), Content Management

Rezeptionistin (Festanstellung)
Hotel & Restaurant Annaberg, Bad Dürkheim
9/2005 – 11/2005 (3 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

9/2005 – 11/2005

Tätigkeitsbeschreibung

- Rezeption/ Reservierung
- Veranstaltungsverkauf
- Kundenbetreuung

Eingesetzte Qualifikationen

Fremdsprachenkorrespondent, Kundenberatung, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Event Marketing / Event management, Auftragsabrechnung

Zertifikate

Emotional Intelligence
Mai 2015

Ausbildung

Assistentin für Hotelmanagement
(Ausbildung)
Jahr: 2005
Ort: Edenkoben, Hotelfachschule Südliche Weinstraße

Qualifikationen

Microsoft Word, Power Point, Outlook
Microsoft Excel (gute Anwenderkenntnisse)
Microsoft Access (Grundkenntnisse)
Hostpoint
SharePoint
Nimbus Control Business Process Management
Globe SAP
Lync
BT Meet Me Conferencing
iLearn@Nestlé: Global Learning Management System (Cornerstone On Demand)
TEC Faktura Pro (ERP-System)
Fidelio Front Office Version 6 (Deutsche und Spanische Version)
Fidelio Fidelio Suite V8
Fidelio F & B (Spanische Version)
Fidelio Sales & Catering lite
Protel Air
Bankettprofi
SIHOT.PMS
Micros- POS
Adobe Photoshop 7.0
MODx (Content Management System)
Apple OS X: Verwendung von iMac, MacBook, iPad, iPhone, iPod
Social Media: Facebook, Twitter, Xing, LinkedIn

Persönliche Daten

Sprache
  • Englisch (Muttersprache)
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Philippinisch (Grundkenntnisse)
  • Spanisch (Grundkenntnisse)
Reisebereitschaft
auf Anfrage
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Home-Office
bevorzugt
Profilaufrufe
1171
Alter
38
Berufserfahrung
15 Jahre und 6 Monate (seit 09/2005)
Projektleitung
3 Jahre

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