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Selbstständige Assistenz & Projektunterstützung

zuletzt online vor wenigen Tagen
  • auf Anfrage
  • 74653 Ingelfingen
  • National
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  • 02.03.2024

Kurzvorstellung

Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Vertriebs- und Assistenzbereich als PA / EA in verschiedenen Branchen wie z. Bsp. Maschinenbau (ebm-papst GmbH & Co. KG) oder Luftfahrttechnik (Recaro Aircraft Seating GmbH & Co. KG)

Auszug Referenzen (8)

"Kompetent, schnell, selbständig, proaktiv und bestens organisiert & menschlich sehr angenehm- eine enorme Unterstützung zur Überbrückung einer Vakanz."
Interims Assistentin der Geschäftsführung
Christine Jacobi
Tätigkeitszeitraum

5/2022 – 10/2022

Tätigkeitsbeschreibung

Office Management
Travel Managment
Terminkoordination für die Geschäftsführerin
Kostenkontrolle
Dokumentenablage digital und in Papierform

Eingesetzte Qualifikationen

Büroorganisation, Kostenrechnung, Office Management / Sekretariat

"Schnelle Einarbeitung mit guten Verständnis der übergebenen Tätigkeiten Großes Maß an Selbstständigkeit und zielorientierten Denken."
Support Bereich Ersatzteilvertrieb / -management
Nadine Falvey
Tätigkeitszeitraum

9/2021 – 12/2021

Tätigkeitsbeschreibung

Support / Sachbearbeitertätigkeit in der Ersatzteilabteilung

Eingesetzte Qualifikationen

Vertrieb (allg.)

"Frau V. ist äußerst flexibel, zuverlässig und sehr kompetent. Ihre mitarbeit hat maßgeblich zum gelungenen Projektabschluss beigetragen"
Projektunterstützung technische Dokumentation
Hannes Keller
Tätigkeitszeitraum

12/2020 – 5/2022

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung technische Dokumentation
Projektunterstützung
Projektkoordination

Eingesetzte Qualifikationen

Projekt-Dokumentation, Projektassistenz, Projektmanagement, Projektmanagement - Office, Technische Dokumentation

"Frau V. leistet hervorragende Zuarbeit in unserem anspruchvollen, internationalen Projektgeschäft. Selbständig & mit erfrischender Can-Do Attitude!"
Projektunterstützung Dokumentation / Assistenz
Thomas Oberle
Tätigkeitszeitraum

11/2019 – 11/2020

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung in der technischen Dokumentation im Engineering
Datenpflege in unterschiedlichen Systemen (Cadison)
Bearbeitung von Anfragen bei Lieferanten und Kunden

Eingesetzte Qualifikationen

Projekt-Dokumentation, Datenpflege / -erfassung, Dokumentenmanagement, Office Management / Sekretariat

"Super Art, schnelle Einarbeitung in Themen und Programme, gepaart mit zuverlässiger, eigenständiger und proaktiver Arbeit. Ganz wertvoll für uns!"
Assistenz und Unterstützung monatliche Buchhaltung
Franz Renger
Tätigkeitszeitraum

9/2019 – 3/2022

Tätigkeitsbeschreibung

E-Mailbearbeitung
allgemeine Assistenzaufgaben
monatliche vorbereitende Buchhaltung
Kosten- und Leistungsbetrachtung / Auswertung

Eingesetzte Qualifikationen

Buchhaltung, Office Management / Sekretariat

"Fachlich und menschlich hervorragend."
Management + Human Resources Assistant
Peter Räde
Tätigkeitszeitraum

4/2018 – 6/2019

Tätigkeitsbeschreibung

Management Assistant:
- Terminkoordination auf Managementebene
- Reiseplanung, -buchung, -abrechnung
- Eventorganisation
- Erstellung von Präsentationen und Schriftstücken
- allgemeine Sekretariatsaufgaben
Unterstützung im Personalbereich:
- Erster Ansprechpartner bei Personalfragen von ca. 140 Mitarbeitern
- Pflege von Stempelzeiten, Fehlzeiten und Abwesenheiten im SAP HCM
- Pflege von Personal-Stammdaten im SAP HCM
- Erstellung von Zeugnissen nach vorgegebenen Bewertungen
- Erstellung von Dokumenten beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter
- Unterstützung und Vorbereitung Onboarding neuer Mitarbeiter
- Erstellung von Dokumenten beim Austritt von Mitarbeitern aus der Firma
- Anlegen und Führen der Personalakte
- Allgemeine Ablage im Personalbereich

Eingesetzte Qualifikationen

Management (allg.), Personalwesen (allg.)

"Frau V. arbeitet seit mehreren Jahren als meine kaufmännische Sachbearbeiterin zuverlässig und sehr strukturiert."
kaufmännischer Sachbearbeiter / Assistenz
Kundenname anonymisiert
Tätigkeitszeitraum

2/2007 – 8/2020

Tätigkeitsbeschreibung

Emailbearbeitung
Terminkoordination
Angebotserstellung
Rechnungserstellung
Mahnwesen
vorbereitende Buchhaltung

Eingesetzte Qualifikationen

Buchhaltung, Projektassistenz, Office Management / Sekretariat

"Sehr zuverlässig/ vertrauenswürdig. Fachlich stark, organisiert.
Im Verhalten einwandfrei.
Schnelle Auffassung, sehr interessiert an neuen Aufgaben"
Vertriebssachbearbeiter Nord- und Südamerika (Festanstellung)
Kundenname anonymisiert
Tätigkeitszeitraum

2/2005 – 2/2013

Tätigkeitsbeschreibung

Vertriebssachbearbeiter
Assistentin des Vertriebsleiters

Eingesetzte Qualifikationen

Export, Office Management / Sekretariat

Qualifikationen

  • Buchhaltung
  • Büroorganisation
  • Datenpflege / -erfassung
  • Dokumentenmanagement
  • Microsoft Office 365
  • Office Management / Sekretariat
  • Personalwesen (allg.)
  • Projektassistenz
  • Projektmanagement - Office
  • Vertrieb (allg.)

Projekt‐ & Berufserfahrung

Interims Assistentin der Geschäftsführung
Dieter von Holtzbrinck Stiftung GmbH, Stuttgart
5/2022 – 10/2022 (6 Monate)
Soziale Einrichtungen
Tätigkeitszeitraum

5/2022 – 10/2022

Tätigkeitsbeschreibung

Office Management
Travel Managment
Terminkoordination für die Geschäftsführerin
Kostenkontrolle
Dokumentenablage digital und in Papierform

Eingesetzte Qualifikationen

Büroorganisation, Kostenrechnung, Office Management / Sekretariat

Support Bereich Ersatzteilvertrieb / -management
ALSTOM Transport Deutschland GmbH, Remote
9/2021 – 12/2021 (4 Monate)
Maschinen-, Geräte- und Komponentenbau
Tätigkeitszeitraum

9/2021 – 12/2021

Tätigkeitsbeschreibung

Support / Sachbearbeitertätigkeit in der Ersatzteilabteilung

Eingesetzte Qualifikationen

Vertrieb (allg.)

Projektunterstützung technische Dokumentation
H+E GmbH, Stuttgart
12/2020 – 5/2022 (1 Jahr, 6 Monate)
Maschinen-, Geräte- und Komponentenbau
Tätigkeitszeitraum

12/2020 – 5/2022

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung technische Dokumentation
Projektunterstützung
Projektkoordination

Eingesetzte Qualifikationen

Projekt-Dokumentation, Projektassistenz, Projektmanagement, Projektmanagement - Office, Technische Dokumentation

Projektunterstützung Dokumentation / Assistenz
H+E GmbH - An Aquarion Group Company, Stuttgart
11/2019 – 11/2020 (1 Jahr, 1 Monat)
Maschinen-, Geräte- und Komponentenbau
Tätigkeitszeitraum

11/2019 – 11/2020

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung in der technischen Dokumentation im Engineering
Datenpflege in unterschiedlichen Systemen (Cadison)
Bearbeitung von Anfragen bei Lieferanten und Kunden

Eingesetzte Qualifikationen

Projekt-Dokumentation, Datenpflege / -erfassung, Dokumentenmanagement, Office Management / Sekretariat

Assistenz und Unterstützung monatliche Buchhaltung
Production Music Live, Ingelfingen / Remote
9/2019 – 3/2022 (2 Jahre, 7 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

9/2019 – 3/2022

Tätigkeitsbeschreibung

E-Mailbearbeitung
allgemeine Assistenzaufgaben
monatliche vorbereitende Buchhaltung
Kosten- und Leistungsbetrachtung / Auswertung

Eingesetzte Qualifikationen

Buchhaltung, Office Management / Sekretariat

Persönliche Assistenz im Bereich vorbereitende Buchhaltung
amo como soy, Ingelfingen
10/2018 – offen (5 Jahre, 6 Monate)
Wellness- und Kosmetikbereich
Tätigkeitszeitraum

10/2018 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

vorbereitende Buchhaltung
monatliche Kostenbetrachtung
Rücksprachen mit Steuerberater

Eingesetzte Qualifikationen

Buchhaltung, Office Management / Sekretariat

Management + Human Resources Assistant
Hamba-Gasti GmbH, Schwäbisch Hall
4/2018 – 6/2019 (1 Jahr, 3 Monate)
Bauwirtschaft, Anlagen- und Schiffbau
Tätigkeitszeitraum

4/2018 – 6/2019

Tätigkeitsbeschreibung

Management Assistant:
- Terminkoordination auf Managementebene
- Reiseplanung, -buchung, -abrechnung
- Eventorganisation
- Erstellung von Präsentationen und Schriftstücken
- allgemeine Sekretariatsaufgaben
Unterstützung im Personalbereich:
- Erster Ansprechpartner bei Personalfragen von ca. 140 Mitarbeitern
- Pflege von Stempelzeiten, Fehlzeiten und Abwesenheiten im SAP HCM
- Pflege von Personal-Stammdaten im SAP HCM
- Erstellung von Zeugnissen nach vorgegebenen Bewertungen
- Erstellung von Dokumenten beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter
- Unterstützung und Vorbereitung Onboarding neuer Mitarbeiter
- Erstellung von Dokumenten beim Austritt von Mitarbeitern aus der Firma
- Anlegen und Führen der Personalakte
- Allgemeine Ablage im Personalbereich

Eingesetzte Qualifikationen

Management (allg.), Personalwesen (allg.)

Management Assistant (Festanstellung)
Dometic Seitz GmbH & Co. KG, K
9/2017 – 3/2018 (7 Monate)
Maschinen-, Geräte- und Komponentenbau
Tätigkeitszeitraum

9/2017 – 3/2018

Tätigkeitsbeschreibung

Assistenz GF
Präsentationserstellung
Auswertungen
Kunden empfangen
Meetings organisieren
Eventplanung
Terminmanagement
Reisemanagement

Eingesetzte Qualifikationen

Organisation (allg.), Ablauf- / Terminmanagement, Büroorganisation, Datenpflege / -erfassung, Office Management / Sekretariat, Interkulturelle Kommunikation, Travel-Management

Assistentin in verschiedenen Bereichen (Sales, Customer Service, Geschäftsführun (Festanstellung)
Recaro Aircraft Seating GmbH, Schwäbisch Hall
4/2013 – 8/2017 (4 Jahre, 5 Monate)
Luft- und Raumfahrtindustrie
Tätigkeitszeitraum

4/2013 – 8/2017

Tätigkeitsbeschreibung

klassische Assistenztätigkeiten
Budgetplanung
Terminmanagement
Reisemanagement
Schulungsplanung
Präsentationserstellung
Auswertungen

Eingesetzte Qualifikationen

Ablauforganisation, Office Management / Sekretariat

kaufmännischer Sachbearbeiter / Assistenz
Kundenname anonymisiert, Künzelsau
2/2007 – 8/2020 (13 Jahre, 7 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

2/2007 – 8/2020

Tätigkeitsbeschreibung

Emailbearbeitung
Terminkoordination
Angebotserstellung
Rechnungserstellung
Mahnwesen
vorbereitende Buchhaltung

Eingesetzte Qualifikationen

Buchhaltung, Projektassistenz, Office Management / Sekretariat

Vertriebssachbearbeiter Nord- und Südamerika (Festanstellung)
ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG, ...
2/2005 – 2/2013 (8 Jahre, 1 Monat)
Maschinen-, Geräte- und Komponentenbau
Tätigkeitszeitraum

2/2005 – 2/2013

Tätigkeitsbeschreibung

Vertriebssachbearbeiter
Assistentin des Vertriebsleiters

Eingesetzte Qualifikationen

Export, Office Management / Sekretariat

Zertifikate

IPMA LEVEL D Certified Project Management Associate
GPM
2023
Debitoren-, Kreditoren Buchhalter
2020
Betriebswirt IHK
2007

Ausbildung

Industriekauffrau mit Zusatzqualifikation für internat. Wirtschaftsmanagement
Ausbildung
2002
Mulfingen

Über mich

Proaktive Arbeitsweise
Organisiertes und strukturiertes Arbeiten
Hoher Qualitätsanspruch
Souverän auch in Stress-Situationen
Diskret und zuverlässig
Service-, Lösungs- und Zielorientiert
flexibel

Weitere Kenntnisse

MS Office Kenntnisse
Lexoffice Kenntnisse
SAP Kenntnisse (ERP und HCM)
Lotos Notes Kenntnisse
Cadison Kenntnisse
HCM Kenntnisse
Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Gut)
  • Französisch (Grundkenntnisse)
Reisebereitschaft
National
Home-Office
bevorzugt
Profilaufrufe
2738
Alter
44
Berufserfahrung
19 Jahre und 1 Monat (seit 02/2005)

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