Projektmanager für digitales Dokumentenmanagement und rechtskonforme Archivierung

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Weltweit
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95€/Stunde
49084 Osnabrück
13.08.2019

Kurzvorstellung

Ich begleite Sie vom Auswahlprozess über die Einführung bis hin zur laufenden Betreuung Ihres DMS. Als Wirtschaftsingenieur liegt meine Stärke darin, Ihre Dokumentenprozesse in kürzester Zeit zu erfassen und jede Art von Verschwendung zu vermeiden.

Ich biete

Management, Unternehmen, Strategie
  • Prozessmanagement
  • Archivierung
  • Dokumentenmanagement
  • Lean Management
IT, Entwicklung
  • Prozessoptimierung
  • Prozess- / Workflow
  • Projektmanagement (IT)

Projekt‐ & Berufserfahrung

Inhaber - Projektmanager/Experte für Dokumentenmanagementsysteme
Über 30 Projekte im Bereich Dokumentenmanagement, Deutschland
4/2018 – 8/2019 (1 Jahr, 5 Monate)
Ingenieurbüro, Druckdienstleister, Maschinenbau, Buchhandel, Steuerberater, Logistikdienstleister, Versicherung
Tätigkeitszeitraum

4/2018 – 8/2019

Tätigkeitsbeschreibung

Auswahl und Implemtierung von Dokumentenmanagementsystemen
Analyse und Optimierung von Ablagestrukturen
Analyse und Optimierung von Dokumentenflüssen
Schulung aller Mitarbeiter im Umgang mit den Systemen
Erstellung von Verfahrensdokumentationen nach der GoBD
Ergebnisse: Zeiteinsparung bei Ablage und Suche von Dokuemnten, rechtskonforme Archivierung, gekürzte Auftragsdurchlaufzeiten
Nennung von Referenzen auf Anfrage möglich.

Eingesetzte Qualifikationen

Projektmanagement (IT), Prozess- / Workflow, Prozessoptimierung, Softwareauswahl (Evaluierung), Archivierung, Dokumentenmanagement


Projektmanager - Dokumentenmanagement (Festanstellung)
Logwin Air & Ocean Vietnam, Ho Chi Minh City, Hanoi, Hai Phong
9/2017 – 3/2018 (7 Monate)
Logistikdienstleister
Tätigkeitszeitraum

9/2017 – 3/2018

Tätigkeitsbeschreibung

Einführung eines Rechnungseingangsworkflows in Anbindung an ein DMS- und TMS. Ich habe dieses Projekt an drei Standorten in Vietnam geleitet. Die Hauptaufgabe lag darin alle beteiligten Bereiche, in diesem Fall die Buchhaltung, die operative Frachtabwicklung, die Geschäftsleitung, die IT und angebundene Standorte in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Es wurde das Zusammenspiel zwischen den einzelnen Abteilungen, Standorten und Systemen analysiert, bevor die Prozesse digitalisiert wurden. Vor und während der Digitalisierung wurden von mir regelmäßig Prozessbeobachtungen, Meetings, Workshops und Schulungen durchgeführt, um die Prozesse zu analysieren und Prozessoptimierungen zu erarbeiten. Ein Indikator um das Ergebnis des Projektes zu messen, war der Papierverbrauch. Dieser konnte um ca. 60% gesenkt werden.

Eingesetzte Qualifikationen

Projektleitung / Teamleitung (IT), Projektmanagement (IT), Projekt - Start-Up-Workshop, Archivierung, Dokumentenmanagement, Interkulturelle Kommunikation


Projektmanager - Risikomanagement
van Laack GmbH, Mönchengladbach
2/2016 – 1/2017 (1 Jahr)
Textilindustrie
Tätigkeitszeitraum

2/2016 – 1/2017

Tätigkeitsbeschreibung

Entwicklung und Implementierung eines Risikomanagementsystems
Regelmäßige Workshops mit Abteilungsleitern und der Geschäftsführung

Eingesetzte Qualifikationen

Moderation, Risikomanagement (Finan.), Risikomanagement, Personal-Risikomanagement, Projektmanagement - Risikomanagement


Dualer Student - Projektmanagement (Festanstellung)
RPC Bramlage GmbH, 49393 Lohne
8/2011 – 4/2015 (3 Jahre, 9 Monate)
Kunststoffverpackungen
Tätigkeitszeitraum

8/2011 – 4/2015

Tätigkeitsbeschreibung

Durchführung der folgenden Projekte:
- Erstellung eines Produktkofigurators
- Optimierung der Intralogistik durch barcodegestützte Prozesssteuerung

Eingesetzte Qualifikationen

Projekteinkauf, Wareneingangorganisation, Prozess- / Workflow, Prozessoptimierung, Prozessmanagement, Projekt-Dokumentation, Projektmanagement - Kommunikation, Workshop - Kundenorientierung


Zertifikate

Masterarbeit: Digitalisierung beginnt im Büro - Wie papierarme Büros die Auftragsabwicklung von Logistikdienstleistern zukunftsfähig machen
April 2018

DAAD (Englisch C1 Niveau)
November 2016

Business Coach
August 2016

Industriekaufmann
Januar 2014

Ausbildung

Wirtschaftsingenieurwesen für Produktion & Logistik
(Master of Engineering)
Jahr: 2018
Ort: Krefeld

International Business
(Master)
Jahr: 2017
Ort: Ho Chi Minh City - Vietnam

Duales Studium - Wirtschaftsingenieurwesen
(Bachelor of Engineering)
Jahr: 2015
Ort: Diepholz

Human Resource Management
(Bachelor)
Jahr: 2015
Ort: UC Berkeley - USA

Qualifikationen

Ich bin studierter Wirtschaftsingenieur (M.Eng) mit mehrjähriger Auslandserfahrung durch Studium und Projekte im Bereich digitales Dokumentenmanagement.

Ich habe mich auf das Thema DMS und rechtskonforme Archivierung spezialisiert. Ich helfe meinen Kunden bei der Auswahl, der Einführung und der Erweiterung Ihrer Dokumentenmanagementsysteme. Darüber hinaus sorge ich durch die Erstellung von Verfahrensdokumentationen, dass die Archivierung meiner Kunden rechtskonform wird.

Ich habe in über 30 Unternehmen große und auch kleinere DMS-Projekte erfolgreich durchgeführt und bin immer auf der Suche nach spannenden Herausforderungen.

Meine Stärke liegt besonders in der Analyse und den optimieren von Prozessabläufen im Bereich Datenmanagement.

Da ich kein IT-Experte, sondern Prozessberater im Bereich IT bin, verstehe ich System-Anwender besonders gut und kann Inhalte sehr verständliche vermitteln. Durch eine ausgeprägte Sozialkompetenz kann ich Mitarbeiter und Teammitglieder zudem schnell von Veränderungen überzeugen.

Als Wirtschaftsingenieur bin ich eine perfekte Schnittstelle zwischen IT, den Anwendern und der Geschäftsleitung.

Da ich i.d.R. immer laufende Projekte betreue, kann ich max. 3-4 Tage pro Woche für neue Projekte einplanen.

Weitere Fähigkeiten:
• Dokumentenmanagementsyteme: Amagno, ELO, DocuWare, Kendox, accantum, EASY Archiv, StarFinder, docbox
• MS-Visio
• Englisch (fließend)

Über mich

Ein Ingenieur wird digital
Viele meiner Kunden fragen mich, warum ich mich der Digitalisierung von Dokumentenmanagement verschrieben habe. Eine berechtigte Frage, wenn man bedenkt, dass ich aus dem Bereich Produktion und Logistik komme. Als Wirtschaftsingenieur habe ich meine Stärke logistisch und prozessorientiert zu denken vornehmlich in produktionsnahen Bereichen ausgelebt. Bis ich einiges Tages die Chance hatte ein Digitalisierungsprojekt für einen deutschen Logistikdienstleister in Vietnam zu leiten.

Mein erstes DMS-Projekt
Meine Aufgabe war es „die Auftragsabwicklung papierlos zu gestalten“. Das erste Mal, dass ich mich bewusst mit diesem Thema beschäftigt habe. Schnell bin ich dabei auf Dokumentenmanagementsysteme gestoßen, ein für mich bis dato völlig unbekanntes Werkzeug. Unbewusst arbeitete ich natürlich schon lange privat mit ähnlichen Werkzeugen, bspw. Dropbox. Als ich mich aber sehr bewusst mit diesem Thema befasst habe, wurde mir klar, welch ein riesen Potential in professionellen DMS-Lösungen liegt und wie geial einfach ich damit Büroprozesse digitalisieren kann.

Logistisch und prozessorientiert Denken
Ich konnte im Projekt meine Stärken prozessorientiertes und logistisches Denken sowie meine Erfahrungen aus den produktionsnahen Bereichen perfekt einbringen. Dokumentenmanagement ist ein sehr logistisches Thema. Ich transportiere das Transportgut Informationen mit einem Transportmittel, bspw. Papier, zu einer bestimmten Zeit an einen bestimmten Ort. Schnell merkte ich, dass das Transportmittel fast irrelevant ist. Es geht in erster Linie um die Informationen! Also fragte ich mich: „Wie kann ich Dokumenteninformationen zur richtigen Zeit, in der richtigen Qualität, am richtigen Ort und zu den richtigen Kosten bereitstellen?“ DMS-Lösungen sind hierfür das richtige Werkzeug.

Ich helfe Ihnen dieselben Fehler zu vermeiden, die ich bereits gemacht habe
In Vietnam ist es nicht üblich, dass Mitarbeiter offen Verbesserungsvorschläge einbringen oder offen Ihre Meinung sagen, daher habe ich Schwachstellen erst dann erkannt, wenn ein Fehler aufgetreten ist. Somit weiß ich ganz genau, auf was Sie achten müssen, um diese Fehler zu verhindern. Dieses Wissen hat mir dabei geholfen das Dokumentenmanagement vieler Unternehmen erfolgreich zu digitalisieren.

Zwei Fliegen mit einer Klappe erschlagen
Meine Motivation ist es Ihnen mit zu helfen, wertvolle Zeit zu sparen und ein stabiles Fundament für Ihre digitale Zukunft zu schaffen. Ein schöner Nebeneffekt ist die Einhaltung wichtiger gesetzlicher Vorschriften, wie der GoBD und DSGVO. Diese gesetzlichen Vorschriften verlangen den Einsatz einer revisionssicheren digitalen Archivierung.

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Fließend)
Reisebereitschaft
Weltweit
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
  • Vereinigte Staaten von Amerika
Profilaufrufe
244
Alter
27
Berufserfahrung
8 Jahre und 1 Monat (seit 08/2011)
Projektleitung
3 Jahre

Kontaktdaten

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