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Consultant Projektmanagement / PMO / Projektassistenz / Executive Assistant

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  • 85354 Freising
  • Weltweit
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  • 18.03.2024

Kurzvorstellung

17 Jahre Erfahrung als PA / EA / Projektassistenz in Branchen wie:
IT & Software (Microsoft, Finanz Informatik ),
Consulting (Accenture),
Finanzwirtschaft (Augsburger Aktienbank, PATRIZIA AG),
Luftfahrt (LH, BA) &
Automotive (MG /SAIC).

Auszug Referenzen (8)

"Ich habe Fr. W. als professionelle u. zuverlässige Assistenzkollegin kennen u. schätzen gelernt, die mit ihrem fundierten Wissen eine echte Hilfe war"
Assistenz der Geschäftsführung
Kundenname anonymisiert
Tätigkeitszeitraum

5/2023 – 8/2023

Tätigkeitsbeschreibung

Termin- und Kalendermanagement
Vor- und Nachbereiten von Meetings
Protokollführung
Erstellen von Präsentationen
Zeiterfassung der Kollegen über Atoss
Eventmanagement
Reiseplanung und Abrechnung
Einarbeitung neuer Kolleginnen

Eingesetzte Qualifikationen

Microsoft Office 365, MS Excel, MS Office (Anwenderkenntnisse), MS PowerPoint

"Deine Mitarbeit im LH Group IT Einkauf hat mir und meinem Einkaufsteam sehr geholfen, die komplexe Lage besser zu managen. Vielen Dank!"
PMO im Supplier Relationship Management
Olaf Fischer
Tätigkeitszeitraum

1/2023 – 5/2023

Tätigkeitsbeschreibung

Projektsteuerung und Statustracking
Aufrechterhaltung des Gesamtüberblicks über alle Projekte
Terminkoordination und Dokumentation
Erstellung von Berichten zum Projektstatus
Erstellen von Protokollen, sowie Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings, Workshops und Offsites
Kommunikationsschnittstelle Einkauf/Fachbereiche
Koordination und Überwachung von Arbeitspaketen und Dokumenten
Pflege der Ablage in SharePoint und MS Teams

Eingesetzte Qualifikationen

Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Server, MS Excel, MS PowerPoint

"Hervorragende Unterstützung, sehr professionelles Auftreten, diskret, schnelle Einarbeitung, jederzeit verlässlich und angenehm in der Zusammenarbeit."
Vorstandsassistenz & Unterstützung im Projekt "Rückbau der Bank"
Joachim Gorny
Tätigkeitszeitraum

3/2022 – 8/2022

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung des Vorstandes im Tagesgeschäft und allen administrativen Belangen wie zum Beispiel:
Dokumentenmanagement / Vertragsmanagement
Verwaltung und Archivierung der Korrespondenz
Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
Terminvereinbarungen
Kontoauflösungen
Kundenkommunikation / Kundenservice
Rechnungsbearbeitung / Rechnungsfreigabe
Recherche

Eingesetzte Qualifikationen

Confluence (Atlassian), Jira, Lotus Notes Domino Server, SAS (Software)

"Frau W. hat sich als äußerst zuverlässige und engagierte Teamassistenz in unser Team eingefügt. Die fachliche Kompetenz war tadellos-gerne wieder!"
Vertriebsassistenz Automotive / E-Mobility
Kundenname anonymisiert
Tätigkeitszeitraum

8/2021 – 10/2021

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung des Sales Director Germany
Unterstützung des Sales Operations Team
Vertragsmanagement der Vertriebspartner
Kreditoren- und Debitorenmanagement in SAP
Protokollführung
Eventplanung

Eingesetzte Qualifikationen

Auftragsabrechnung, Fakturier- / Mahnwesen, Microsoft Office 365, Office Management / Sekretariat, Salesforce, SAP R/3

"Die Unterstützung als der Assistenz war sehr professionell. Insbesondere die komplexe Terminfindung unter Einbezug des Top-Managements lief super."
PMO - Projektassistenz
Kundenname anonymisiert
Tätigkeitszeitraum

11/2020 – 4/2021

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung der Projektleitung
Projektmanagement und -dokumentation mit PMOPlus
Statusreporting
Kommunikation zum Kunden
Terminplanung intern und extern
Terminvorbereitung inklusive Erstellung Gremienpräsentationen
Protokollführung bei Gremienterminen intern und extern
Mitwirkung an Vertragsverhandlungen

Eingesetzte Qualifikationen

MS Office (Anwenderkenntnisse)

"absolut exzellente Projektarbeit mit Frau W.. Sie war direkt für den Vorstand tätig und wurde durchweg in Ihrer Leistung gelobt."
Senior Assistant Corporate Finance
Gregor Frey
Tätigkeitszeitraum

2/2020 – 5/2020

Tätigkeitsbeschreibung

Assistenz des CFO / des Teams
- Erstellung von Präsentationen für Termine mit Bankenvorständen und
Investoren mittels MS PowerPoint auf deutsch / englisch
- Budgetverwaltung / Kostenstellenplanung / Rechnungsfreigaben und
Bestellungen in SAP ERP
- Erstellung von Pressemitteilungen
- Erstellung und Pflege von Kontakten in Salesforce CRM
- Eventmanagement
- Reise- und Kalendermanagement

Eingesetzte Qualifikationen

Salesforce, SAP PA, Microsoft Office 365, Skype for Business (Anwenderkenntnisse)

"Einwandfreie Zusammenarbeit, besonders hervorzuheben sind Frau Wagners Zuverlässigkeit und ihre Kommunikationsstärke."
PMO - Projektassistenz
Kundenname anonymisiert
Tätigkeitszeitraum

8/2019 – 10/2019

Tätigkeitsbeschreibung

Erstellung von Meilensteinplänen, Dokumentenmanagement, Protokollführung, Planung / Durchführung und Nachhalten von Kundenmeetings, Status Tracking & Monitoring, OPL erstellen und nachhalten, Single Point of Contact für Kunden,
wöchentliche Vertragsverhandlungen, Reporting in SAP

Eingesetzte Qualifikationen

Bürgerliches Recht, Schuldrecht, PMO (IT), Microsoft Office 365, Projekt - Berichtswesen, Projektmanagement, Projektstrukturierung, Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement

"Vielen Dank an Frau (...) für die qualitative, direkte&professionelle Zusammenarbeit. Ich würde Sie umgehend wieder für Projekte gewinnen wollen. TB"
PMO - Projektassistenz
Tomislav Baric
Tätigkeitszeitraum

5/2019 – 7/2019

Tätigkeitsbeschreibung

Statusreporting
Protokollführung
Präsentationserstellung
Eventplanung

Eingesetzte Qualifikationen

Confluence (Atlassian), Jira, Microsoft Office 365

Qualifikationen

  • Office Management / Sekretariat
  • Projektassistenz
  • Projektmanagement - Office
  • Fachkraft für Agiles Projektmanagement (IHK)
  • Microsoft Office 365
  • MS Teams
  • Recht (allg.)
  • Salesforce
  • SAP Concur
  • SAP FI

Projekt‐ & Berufserfahrung

Assistenz der Geschäftsführung
Lech-Stahlwerke GmbH, Augsburg
5/2023 – 8/2023 (4 Monate)
Stahlproduktion
Tätigkeitszeitraum

5/2023 – 8/2023

Tätigkeitsbeschreibung

Termin- und Kalendermanagement
Vor- und Nachbereiten von Meetings
Protokollführung
Erstellen von Präsentationen
Zeiterfassung der Kollegen über Atoss
Eventmanagement
Reiseplanung und Abrechnung
Einarbeitung neuer Kolleginnen

Eingesetzte Qualifikationen

Microsoft Office 365, MS Excel, MS Office (Anwenderkenntnisse), MS PowerPoint

PMO im Supplier Relationship Management
Deutsche Lufthansa AG, Frankfurt
1/2023 – 5/2023 (5 Monate)
Luft- und Raumfahrtindustrie
Tätigkeitszeitraum

1/2023 – 5/2023

Tätigkeitsbeschreibung

Projektsteuerung und Statustracking
Aufrechterhaltung des Gesamtüberblicks über alle Projekte
Terminkoordination und Dokumentation
Erstellung von Berichten zum Projektstatus
Erstellen von Protokollen, sowie Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings, Workshops und Offsites
Kommunikationsschnittstelle Einkauf/Fachbereiche
Koordination und Überwachung von Arbeitspaketen und Dokumenten
Pflege der Ablage in SharePoint und MS Teams

Eingesetzte Qualifikationen

Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Server, MS Excel, MS PowerPoint

Vorstandsassistenz & Unterstützung im Projekt "Rückbau der Bank"
Augsburger Aktienbank AG, Augsburg
3/2022 – 8/2022 (6 Monate)
Banken
Tätigkeitszeitraum

3/2022 – 8/2022

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung des Vorstandes im Tagesgeschäft und allen administrativen Belangen wie zum Beispiel:
Dokumentenmanagement / Vertragsmanagement
Verwaltung und Archivierung der Korrespondenz
Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
Terminvereinbarungen
Kontoauflösungen
Kundenkommunikation / Kundenservice
Rechnungsbearbeitung / Rechnungsfreigabe
Recherche

Eingesetzte Qualifikationen

Confluence (Atlassian), Jira, Lotus Notes Domino Server, SAS (Software)

Vertriebsassistenz Automotive / E-Mobility
SAIC Motor Deutschland GmbH, München
8/2021 – 10/2021 (3 Monate)
Automobilindustrie
Tätigkeitszeitraum

8/2021 – 10/2021

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung des Sales Director Germany
Unterstützung des Sales Operations Team
Vertragsmanagement der Vertriebspartner
Kreditoren- und Debitorenmanagement in SAP
Protokollführung
Eventplanung

Eingesetzte Qualifikationen

Auftragsabrechnung, Fakturier- / Mahnwesen, Microsoft Office 365, Office Management / Sekretariat, Salesforce, SAP R/3

PMO - Projektassistenz
Finanz Informatik GmbH & Co. KG, Hannover
11/2020 – 4/2021 (6 Monate)
Finanzdienstleister
Tätigkeitszeitraum

11/2020 – 4/2021

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung der Projektleitung
Projektmanagement und -dokumentation mit PMOPlus
Statusreporting
Kommunikation zum Kunden
Terminplanung intern und extern
Terminvorbereitung inklusive Erstellung Gremienpräsentationen
Protokollführung bei Gremienterminen intern und extern
Mitwirkung an Vertragsverhandlungen

Eingesetzte Qualifikationen

MS Office (Anwenderkenntnisse)

Projektassistenz im Bereich Finance / Banking
Kundenname anonymisiert, Hannover
11/2020 – 4/2021 (6 Monate)
Finanzdienstleister
Tätigkeitszeitraum

11/2020 – 4/2021

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung der Projektleitung
Projektmanagement und -dokumentation mit PMOPlus
Statusreporting
Kommunikation zum Kunden
Terminplanung intern und extern
Terminvorbereitung inklusive Gremienpräsentationen
Protokollführung bei Gremienterminen intern und extern
Vertragsverhandlungen Servicerahmenvertrag & Überleitungsvertrag

Eingesetzte Qualifikationen

Dokumentenmanagement, MS Office (Anwenderkenntnisse)

Senior Assistant Corporate Finance
PATRIZIA AG, Augsburg
2/2020 – 5/2020 (4 Monate)
Finanzdienstleister
Tätigkeitszeitraum

2/2020 – 5/2020

Tätigkeitsbeschreibung

Assistenz des CFO / des Teams
- Erstellung von Präsentationen für Termine mit Bankenvorständen und
Investoren mittels MS PowerPoint auf deutsch / englisch
- Budgetverwaltung / Kostenstellenplanung / Rechnungsfreigaben und
Bestellungen in SAP ERP
- Erstellung von Pressemitteilungen
- Erstellung und Pflege von Kontakten in Salesforce CRM
- Eventmanagement
- Reise- und Kalendermanagement

Eingesetzte Qualifikationen

Salesforce, SAP PA, Microsoft Office 365, Skype for Business (Anwenderkenntnisse)

PMO - Projektassistenz
Finanz Informatik Technologie Service GmbH & Co. K, München
8/2019 – 10/2019 (3 Monate)
IT & Entwicklung
Tätigkeitszeitraum

8/2019 – 10/2019

Tätigkeitsbeschreibung

Erstellung von Meilensteinplänen, Dokumentenmanagement, Protokollführung, Planung / Durchführung und Nachhalten von Kundenmeetings, Status Tracking & Monitoring, OPL erstellen und nachhalten, Single Point of Contact für Kunden,
wöchentliche Vertragsverhandlungen, Reporting in SAP

Eingesetzte Qualifikationen

Bürgerliches Recht, Schuldrecht, PMO (IT), Microsoft Office 365, Projekt - Berichtswesen, Projektmanagement, Projektstrukturierung, Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement

PMO - Projektassistenz
UNIQA Österreich Versicherungen AG, Wien
5/2019 – 7/2019 (3 Monate)
Versicherungen
Tätigkeitszeitraum

5/2019 – 7/2019

Tätigkeitsbeschreibung

Statusreporting
Protokollführung
Präsentationserstellung
Eventplanung

Eingesetzte Qualifikationen

Confluence (Atlassian), Jira, Microsoft Office 365

Executive Assistant (Festanstellung)
Microsoft Deutschland GmbH, München
1/2014 – 6/2018 (4 Jahre, 6 Monate)
Telekommunikation
Tätigkeitszeitraum

1/2014 – 6/2018

Tätigkeitsbeschreibung

Persönliche Assistenz mehrerer Direktoren und Teamleitung der Vertriebsassistenzen:
- Erstellen und Halten von Präsentationen mittels MS PowerPoint auf
Vorstandsebene
- Personalplanung
- Personalbeschaffung
- Reisen buchen und abrechnen
- Eventplanung und Eventdurchführung
- Termin & Kalendermanagement
- Budgetverwaltung und Kostenstellenplanung

Eingesetzte Qualifikationen

Budgetierung, Büroorganisation, Microsoft Office 365, Projektleitung / Teamleitung (IT), Skype for Business (Anwenderkenntnisse)

Projektassistenz (Festanstellung)
Accenture, München
4/2006 – 7/2007 (1 Jahr, 4 Monate)
High-Tech- und Elektroindustrie
Tätigkeitszeitraum

4/2006 – 7/2007

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung und Entlastung der Projektleitung
Single Point of Contact für Projektmitarbeiter
On- Offboarding der Projektmitarbeiter
Corporate Housing Management
Projektmanagement über Datenbank & Reporting in Access
Schnittstelle Accenture - Kunde
Eventmanagement

Eingesetzte Qualifikationen

Microsoft Access

Ausbildung

Fachkraft für Agiles Projektmanagement IHK
Ausbildung
2021
IHK
Internationale Managementassistentin
Ausbildung
2009
München
Studium der Rechtswissenschaften
Staatsexamen
1997
Saarbrücken & Köln

Über mich

Seit März 2019 selbstständige Assistenz / Projektassistenz

Weitere Kenntnisse

Erfahrene Managementassistenz / PMO / Executive Assistant

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Fließend)
  • Französisch (Grundkenntnisse)
Reisebereitschaft
Weltweit
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
  • Schweiz
  • Vereinigte Staaten von Amerika
Home-Office
bevorzugt
Profilaufrufe
3241
Berufserfahrung
26 Jahre und 2 Monate (seit 01/1998)
Projektleitung
3 Jahre

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