Projektmanagement Office (PMO), Interims- und Office Management, Assistenz, Coaching im administrativen Bereich
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Kurzvorstellung
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
1/2020 – 1/2023
TätigkeitsbeschreibungUnterstützung bei der Einführung von SAP S/4 HANA für das landesweite Haushalts- und Kassenwesen sowie die Objekt- und Werkstattverwaltung (OWV) der Polizei BW, Betreuung des Unterprojekts OWV für die 17 Polizeipräsidien des Landes, (Teil-)Projekt-/ Ressort-übergreifende Koordination und Kommunikation aller Projektbelange, Unterstützung bei der Feinkonzeptionierung und Implementierung der OWV in den SAP Modulen MM, PM, SD, CS sowie der landeseigenen Module Nachweiskonto, Tankdatenschnittstelle, elektronisches Fahrtenbuch, Entwicklung und Betreuung sämtlicher Fach-/ Integrations-/ Migrations-/ Verifikationstests, Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung der Migration aus COSware, Schulung der Key-User in den neuen SAP Modulen, Coaching der Projektmitglieder zu Projektorganisation und -planung/ Risiko- und Fortschrittsbewertung, Betreuung und Pflege des SharePoints inkl. Berechtigungsverwaltung, Terminkoordination und Newsletter Erstellung, Erstellung von Einweisungsunterlagen und Workshoppräsentationen, Konsolidierung von Statusberichten, Durchführung von Workshops und landesweiten SAP Schulungen, etc.
Eingesetzte QualifikationenProjektmanagement (IT), SAP S/4HANA, Schulung / Training (IT), Testing (IT)
1/2018 – 6/2019
TätigkeitsbeschreibungLEAD PMO, ASSISTENZ DES PROGRAMMMANAGEMENTS, UNTERSTÜTZUNG DER PROJEKTMANAGEMENT-TEAMS IM PROGRAMM „DIGITALE VERWALTUNG NRW“: Leitung des Programmbüros – der zentralen Anlauf- und Kommunikationsschnittstelle zwischen den Programm-/ Projektmanagement-Teams sowie den beteiligten 12 Ministerien und deren nachgelagerten Behörden, administrative Koordination / Unterstützung und Qualitätssicherung der 24 E-Government-Grundlagenprojekte sowie der nachgelagerten Pilot- und Umsetzungsprojekte, Optimierung / Implementierung und Umsetzungskontrolle der Programm- und Projektprozesse gem. MSP und PRINCE2, Onboarding / Coaching neuer Ressortmitarbeiter und externer Berater, Termin- / Meilenstein- und Fristenmanagement sowie Aufgabenverwaltung (u.a. im Atlassian JIRA), Betreuung und Pflege der programmweiten Kommunikationsplattform (Atlassian Confluence) inkl. Bereichs- / Nutzer- und Berechtigungsverwaltung, Dokumenten- und Ablagemanagement, Gremienvorbereitung und -protokollierung (Programm- / Projektebene), Management des Programmberichtswesens, Unterstützung des Qualitäts-/ Risiko- und Kommunikationsmanagements, etc.
Eingesetzte QualifikationenReporting, Confluence (Atlassian), Projektassistenz (IT), SAP Berechtigung / User Verwaltung, Jira, PRINCE2, Projekt-Qualitätssicherung, Qualitätsdokumentation, Office Management / Sekretariat, Projektmanagement - Projekt-Training
5/2017 – 12/2017
TätigkeitsbeschreibungUnterstützung des Ressortleiters des Feuilletons sowie der Redakteure für Kunst, Film und das Allgemeine Feuilleton, Leser-/Kundenkorrespondenz und -support, Kommunikation mit den Radiostationen, allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Reise- und Reisekostenmanagement, Vertretung der Assistentinnen der Abteilungen Literatur und Sachbuch, Musik, Kunstmarkt, Medien und Reiseblatt sowie für das Herausgebersekretariat, Datenbankpflege und Verwaltung der Rezensionsexemplare für Bücher, Hörbücher und andere Medien, Korrespondenz mit und Unterstützung der Korrespondenten und freien Mitarbeiter, Unterstützung bei der Vorbereitung der größten internationalen Buchmesse in Frankfurt, Vorbereitung des monatlichen Ausstellungs- und Premierenkalenders, etc.
Eingesetzte QualifikationenMedien (allg.), Redaktion (allg.), Office Management / Sekretariat
8/2016 – 4/2017
Tätigkeitsbeschreibung
Unterstützung des Logistics- / Retail- / Warehouse- / Office- / Finance- / Distributions- und Transaction Structuring Teams, Betreuung der Fonds- und Asset Manager sowie der Analysten und Finance Manager, Sachbearbeitung und allgemeine Teamassistenzaufgaben, Übersetzungen, Ablagemanagement (inkl. Überarbeitung der Fondsordnerstruktur), Termin- / Meeting- und Reisekostenmanagement, Unterstützung bei der Organisation von Investorentagungen (Anlageausschusssitzungen) und weiteren PR Events, Vertretung des Empfangs inkl. Konferenzmanagement;
Als Office Secretary direkte Unterstützung und Vertretung der Office Managerin sowie der beiden Geschäftsführer für Kontinentaleuropa, Leasingwagenmanagement, Mobilfunkvertragsmanagement, Carbon- und Corporate Sustainability Reporting, Betreuung neuer Mitarbeiter, lokaler IT-Support, Unterstützung der HR Abteilung, Aktualisierung der Bürohandbücher und Checklisten etc.
Asset management, Investors-Relations, Leasing, Immobilienservice, Konferenzgestaltung
9/2015 – 6/2016
TätigkeitsbeschreibungPersönliche Assistenz des Vice Presidents für Software & Solutions, Assistenz der Enterprise Account Manager, Vertriebs- und Marketingmitarbeiter sowie der Personalabteilung, allgemeine Sekretariatsaufgaben und Empfangstätigkeiten, Meeting- / Konferenz- und Eventmanagement, Besuchermanagement (Partner- und Kundenbetreuung), Vorbereitung der internen und externen (Software-) Trainings, Bestellmanagement, Termin- und Reisemanagement, Erstellung und Überprüfung der Reisekostenabrechnungen, Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Überarbeitung und Übersetzung von Präsentationen und Dokumenten, Überarbeitung der HR Archivstruktur und Umsetzung der Änderungen, Urlaubs- und Krankheitstracking, lokaler IT-Support und Equipment-Verwaltung, Projektmanagement (Überwachung, Organisation und Begleitung des Büroumbaus), Vertragsmanagement (Service- und Partnerverträge, Facility Management (Überwachung, Organisation und Kontrolle aller Wartungs- / Reparatur- und Installationsarbeiten)
Eingesetzte QualifikationenProjektmanagement - Vertragsmanagement, Office Management / Sekretariat, Organisation des Vertriebs
9/2013 – 7/2015
TätigkeitsbeschreibungLeitung des Hauptsekretariats und Empfangs, Erstellung / Bearbeitung / Übersetzung interner und externer Kommunikationen, Praktikantenbetreuung, Planung- und Durchführung von Schulevents, Konferenzen und Ausschusssitzungen, Vertretung der Direktionsassistenz, Schüleraktenverwaltung (digital und analog), Fortbildungsmanagement für die Lehrkräfte der Schule, Vorbereitung und Betreuung des Audits durch die Europäische Kommission, Planung / Strukturierung und Implementierung eines Archivs (digital und analog), Unterstützung der Homepageüberarbeitung, IT-Support für Kollegen und Lehrkräfte, Unterstützung bei der Einführung der neuen Schülerverwaltungssoftware inkl. Datenabgleich und -pflege
Eingesetzte QualifikationenWebdesign, Systemeinführungsunterstützung, Projektmanagement - Audits, Archivierung, Büroorganisation, Office Management / Sekretariat, Event Marketing / Event management, Konferenzgestaltung
6/2013 – 9/2013
TätigkeitsbeschreibungFristen- und Terminverwaltung, Erstellung / Bearbeitung und Übersetzung interner und externer Korrespondenz, Aktenverwaltung und -pflege, Überarbeitung des Archivsystems, allgemeine Sekretariatstätigkeiten
Eingesetzte QualifikationenAblauf- / Terminmanagement, Archivierung, Office Management / Sekretariat
8/2011 – 5/2013
TätigkeitsbeschreibungLeitung eines Teams von 5 Assistentinnen, Unterstützung bei der Ausbildung der neuen Patentanwaltsfachangestellten, Recherche / Einreichung/Überwachung und Verlängerung von nationalen und internationalen Schutzrechten (Patente, Marken, Gebrauchsmuster), Fristenüberwachung und -notierung, Terminplanung, Erstellung / Übersetzung und Abwicklung deutscher und englischer Korrespondenz, eigenverantwortliche Vorbereitung und Durchführung von Gebührenüberwachungen, Projektmanagement (Unterstützung bei der Ablauf- und Prozessplanung sowie bei der Ausarbeitung und Umsetzung von Restrukturierungsmaßnahmen, Einführung der digitalen Akte), Fortführung und Pflege aller Adress-, Kartei-, Akten- und Datenbestände
Eingesetzte QualifikationenProjektmanagement (IT)
2/2011 – 7/2011
TätigkeitsbeschreibungAllgemeine Sekretariatsaufgaben, Terminkoordination, Mandanten- und Gerichtskorrespondenz, Archivumstrukturierung, Aktenbearbeitung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen
Eingesetzte QualifikationenProzessoptimierung
8/2005 – 8/2006
TätigkeitsbeschreibungUnterstützung der Geschäftsführung bei der Etablierung der neuen eigenständigen Kanzlei, Unterstützung bei der Ausbildung der Nachwuchskräfte, Terminverwaltung, Gerichts- und Mandatenkorrespondenz erstellen, Aktenverwaltung und -pflege, diverse Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten
Eingesetzte QualifikationenEinführung Projektmanagement, Projektassistenz, Unternehmensgestaltung, Office Management / Sekretariat, Sekretariatsschulung, Training - Coaching-Kompetenzen
Zertifikate
Ausbildung
Ludwigshafen
Fulda
Über mich
Weitere Kenntnisse
Aktuell in Arbeit sind:
ITIL4 Foundation (Online Kurs zur Prüfungsvorbereitung)
CompTIA Network+ (Online Kurs zur Prüfungsvorbereitung)
In der Pipeline sind:
PRINCE2 Agile Foundation und Practitioner (Online Kurs zur Prüfungsvorbereitung)
CompTIA CySA+ (Online Kurs zur Prüfungsvorbereitung)
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