Projekt-, Event-, und Officemanagement

5/2019 – 2/2020

- Termingerechte Einhaltung der Käufe der Projekt-Pakete sowie Kontrolle der
projektbezogenen Käufe und Bezüge mit Fokus auf das Budget
- Miterstellung des umfangreichen Terminplans unter Berücksichtigung des
Gesamtprojektplanes
- Erstellung aller White Boards
- Teilnahme an allen Verhandlungsbesprechungen
- Kommunikation zur Sicherstellung der Einhaltung aller sog.“deadlines“
- Aufbereitung von Make or Buy Unterlagen
- Mithilfe bei Erstellung der sog. „CAFs“ (Contract Approval Forms)
- Erstellung der Präsentationen für die Entscheider
- Teilnahme an Projekt-Meetings
- Vorbereitung, Erstellung, Nachverfolgung und vollständige administrative
Abwicklung der Shopping Carts
- Koordination der Vertragsbereitstellung
- Erstellung und Beschaffung der obligatorischen Unterlagen unter Einhaltung der umfangreichen, firmeninternen SOPs
- Erstellung der eigentlichen Shopping Cart
- Kommunikation an die „approver“ für eine zügige Bearbeitung
- Vendor Creation sowie Begleitung des gesamten Vendor-Lifecycles
- Bereitstellung sowie Erstellung der obligatorischen Unterlagen
- Verhandlungskommunikation mit dem lokalen Einkauf
- Erstellung und anfängliche Durchführung des sog. „TPO“ (third party oversight)
- Lieferantenaufnahme in SAP
- Nachverfolgung
- E-Mails / Schriftverkehr Nachverfolgung der termingerechten und korrekten
Lieferung von Projekt-Komponenten
- interne und externe Kontaktperson
- Verantwortliche im Procurement
- Zentrale Organisation und Verwaltung der Lieferantendokumentation,
einschließlich Portalanmeldeinformationen, Preisinformationen und primären
Kontakten
- Erstellung und Verwaltung der Dokumentationen sowohl in SAP als auch als „hard copies“

NonSAP Banking, Microsoft Windows (allg.), Microsoft Office Project Server, Microsoft Office 365

9/2017 – 3/2019

- Erstellung, Koordination, Controlling und Durchführung der nationalen und
internationalen Sponsorship Agreements für Drittveranstaltungen
- Verfassen und Koordination der Sponsoringverträge
- Erstellung und Pflege einer umfassenden Projektdokumentation
- Sicherstellung des Sponsoring unter Einhaltung der Compliance-Vorschriften
- Finanz-Controlling aller Sponsoring-Aktivitäten
- Durchführung der Close-outs aller Sponsoring-Projekte
- Planung, Projektsteuerung, kaufmännische Kontrolle und Durchführung von
nationalen und internationalen Kunden- und Produktvorstellung-Veranstaltungen
- Verwaltung und Koordination von Lieferanten und der gesamten Eventlogistik
- Planung von Vorveranstaltungen, die Organisation von Gastrednern und Delegierten
- Koordination der Lieferanten, Bearbeitung von Kundenanfragen und Fehlerbehebung am Veranstaltungstag, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und das Budget einzuhalten
- Erstellung detaillierter Planungen für Veranstaltungen (einschließlich Zeitpläne, Veranstaltungsorte, Lieferanten, gesetzliche Verpflichtungen, Personal und Budgets) zu erstellen
- Berichterstellung und Eskalation an das Management bei Bedarf
- Sicherstellen, dass alle Projekte termingerecht, im Rahmen und innerhalb des Budgets geliefert werden
- Vorbereitung und Durchführung von Projektbesprechungen und die Erstellung und Aktualisierung des Projektplans
- Durchführung der Close-outs
- Koordination, Projekt- und Compliance-Controlling diverser nationaler und
internationale Veranstaltungs- und Marketing-Projekte
- Management von Lieferantenbeziehungen
- Verwaltung der operativen und administrativen Funktionen, um sicherzustellen, dass spezifische Projekte korrekt und unter Berücksichtung der Compliance-Vorschriften durchgeführt werden
- Festlegung, Kommunikation und Aufrechterhaltung von Zeitplänen und Prioritäten für jedes Projekt
- Berichterstellung und Eskalation an das Management bei Bedarf
- Kommunikation, Pflege und Entwicklung von Kundenbeziehungen
- Entwicklung, Produktion und Lieferung von Projekten vom Angebot bis zum Close-out
- Erstellung, Koordination, Controlling und Durchführung der Sponsorings für HCPs zur Teilnahme an nationalen und internationalen Drittveranstaltungen
- Verfassen und Abwicklung der offiziellen Einladungsschreiben und Sponsorenverträge
- Erstellung und Pflege einer umfassenden Projektdokumentation
- Sicherstellung des Sponsoring unter Einhaltung der Compliance-Vorschriften
- Finanz-Controlling aller Sponsoring-Aktivitäten

Microsoft Windows (allg.), Microsoft Office Project Server, Microsoft SharePoint Server, Microsoft Office 365

6/2017 – 9/2017

- Organisation eines „Aufsichtsrats-Events“ mit ca. 200 Teilnehmern aus den
Führungsriegen der DAX 30 Unternehmen

Projektmanagement der einzelnen Projekte:
- Erstellung der Profile
- Aktualisierung und Vervollständigung der Projekt-Datenbank
- Erstellung und Bearbeitung von Projektplänen, Updates und ToDo‘s
- Vertragsbearbeitung
- administrative Schnittstelle zwischen Kunden und Kandidaten
- Koordination der Projektschritte

- Führung des Büros des Managing Partners

Microsoft Windows (allg.), Microsoft SharePoint Server, Microsoft Office 365