Event Marketing Managerin | Senior Projekt Managerin Kongresse, Events, Messen, Marketing

12/2018 – offen

Kongress-Management | Meeting Management | Event Management | Messen:
 Beratung, Planung, Entwicklung und Umsetzung von innovativen, zielgruppenorientierten Kongressen, internen und externen Veranstaltungen auch mit experimentellen Meetingdesign
 Beratung strategischer Inhalts-Konzeption, vollumfängliche Planung, Organisation, Durchführung und Controlling ergebnisorientierter (inter)nationaler Kongresse, Sponsorings, Messen, Corporate Events und weitere Kunden-Veranstaltungen
 Weiterentwicklung der Veranstaltungsstrategie und -management, Programmerstellung, Standkonzept, Agenturbriefings, Erstellen Ablauf-/Regiepläne, Budgetprozess, Erfolgskontrolle
 Steuerung der internen crossfunktionalen Projektbeteiligten
 Steuerung unterstützender Dienstleister aller Art (einschliesslich Teilnehmermanagement, Technik, Medien, Kommunikation Teilnehmer), Qualitätskontrolle
 Prüfung und Initiierung von Sponsoring-Leistungen
 Entwicklung und Förderung der Mitarbeiterbindung durch innovative, zielorientierte Mitarbeiterveranstaltungen
 Leitung Planung, Entwicklung und Durchführung eines Europäischen Kongresses im deutschen Markt mit Entwicklung eines Kundenerlebnisprogramms / Customer Journey, Bereitstellung von Richtungsvorgaben auf der Grundlage von allgemeinen Kommunikationszielen, Schlüsselbotschaften und Zielgruppen
 Fertigstellung Analyse der definierten Kennzahlen zur Wirkung abgeleiteter Erkenntnisse des Kongresses
 Entwicklung innovativer Kommunikationskonzepte für Veranstaltungen und Gestaltung ansprechender Veranstaltungsmaterialien
 Überprüfung aller geplanten Kongress-Assets und Sicherstellung der Einhaltung der geltenden Compliance-/Kodex- und Budgetvorgaben sowie internen Richtlinien
 Identifizieren von komplexen organisatorischen / strukturellen Hürden und Entwicklung von Lösungsansätzen zu Kongressaktivitäten und Veranstaltungen
 Identifizierung von Optimierungsmöglichkeiten und Koordination der Definition und Implementierung von Standards
 Auswahl, Verhandlung, Koordination externer Dienstleister zur Optimierung der Zusammenarbeit – inklusive Sourcing Aktivitäten

Event Marketing / Marketing:
 Funktions- und produktübergreifende Unterstützung bei der Planung und Durchführung von zentral organisierten Veranstaltungen, Sponsorings, Kongressen (national/international)
 Initiierung, Strategische Planung, Operative Planung und -umsetzung, Nachbereitung
Leitung wichtiger Projekte innerhalb der Matrix-Organisation zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Marke, wie Markenpositionierung-/präsenz bei wissenschaftlichen Kongressen: Konzeption, Planung und Durchführung des Ausstellungsstands und Symposium, Einführung neuer Kampagnen, Optimierung der Kommu-nikationskanäle, digitale Marketing -Aktivitäten, Etablierung und Auswertung von Key Performance Indicators (KPIs), After Action Reviews (AAR)
 Festlegung klarer und messbarer Ziele für das Kundenengagement auf Kongressen. Und das Matrix-Team dazu zu bringen, eine angemessene Kundenerfahrung zu schaffen, um dieses Ziel zu erreichen
 Aufbau und Durchführung von Omnichannel-Kundenkongresserfahrungen / Kundenerlebnisprogramm, einschließlich Pre-Engagement, Kongresserfahrung und Nachbereitung des Kongresses (vor Ort, virtuell)
 Regelmässiges Messen von Erfolgsfaktoren und Beratung/Umsetzung hinsichtlich Optimierungen
 Initiierung, Planung, Umsetzung für ein umfangreiches, crossfunktionales Peer-to-Peer Projekt (Veranstaltungen) für die neue Off-Target Zielgruppe (Ärzte) zur Aus-weitung Bekanntheitsgrad eines neurologischen Produkts
 Beratung des Markenteams (Matrix-Organisation) mit dem ganzheitlichen Ansatz als Business Owner, der mit verschiedenen Schnittstellen im Unternehmen arbeitet
 Effektive und effiziente Implementierung der globalen Markeninhalte im lokalen Markt zur Maximierung der Kundeninteraktion /-bedürfnisse und Kundenbindung
 Beratung, Überarbeitung und Optimierung von Werbematerialien unter Berücksich-tigung geänderter Richtlinien und der tatsächlichen Verwendung im Markt
 Beobachtung von Trends und Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche und Integration in die Arbeit

Projektmanagement:
 Vollumfängliche Leitung anspruchsvoller Projekte, einschließlich Personalmanagement, Planung und Tracking von Aktivitäten, Meilensteinen, Commitments und Aufgaben
 Projektadministration, Projektdokumentation
 Entwicklung und Implementierung von Prozessen zur bestmöglichen Nutzung von Synergien funktionsübergreifend für relevante Arbeitsbereiche und Businesspartner
 Verantwortlich für die Auswirkungen, verfolgt die Leistung, Zeit und Follow-up mit den beteiligten Stakeholdern
 Enge Kollaboration durch Wissenstransfer und Beratung mit internen (crossfunktional) und externen Stakeholdern (auf allen Ebenen) zur Optimierung und zielführenden Projektdurchführung
 Prozessgebundene Vorgänge vorantreiben, optimieren und implementieren
 Integration agiler Methoden hinsichtlich der Optimierung von effizienten und effektiven Projektergebnissen

Prozessmanagement, Projektmanagement, Kommunikation (allg.), Business-to-business (B2B), Operatives Marketing, Event Marketing / Event management, Lieferantenmanagement (allg.), Marketing (allg.), Messebau, Online Marketing (allg.), Projektleitung / Teamleitung

4/2018 – 10/2018

Verantwortung für die Planung, Organisation und Durchführung von kundenorientierten Kongressen, Trainings- und Sponsoringveranstaltungen im Einklang mit den Unternehmenswerten und -zielen
Förderung, Aufrechterhaltung und Durchsetzung umfassender operativer Standards, Strategien und Abläufe für Veranstaltungen
Steuerung des Projektmanagements, Veranstaltungsberichtswesen, Trainings und der Erstellung von Trainingsunterlagen
Erste Ansprechpartnerin für interne und externe Kunden im Rahmen der Abwicklung sowie Lösung von Eskalationen und Problemen
Durchführung von Schulungen und Mentoring der Stakeholder, Berater und Mitarbeitenden in Bezug auf Projektanforderungen
Funktion als System- und Prozessexpertin in der Einführung von CRM-Technologien und -Prozessen zur Abstimmung der Veranstaltungsplanung, Vertragsmanagement
Steuerung der Durchführung des End-to-End HCP Prozess
Verantwortung: Projektvolumen bis zu 2 Mio. €
Personal: Führung von bis zu 12 Projektmitarbeitenden in einer Matrix-Organisation
Besondere Resultate:
Erhalt einer Auszeichnung für die Durchführung eines Innovationskonzepts im Rahmen der vollumfänglichen Verantwortung für die Leitung, Entwicklung und Förderung der Mitarbeiterbindung durch die interne 3-tägige Mitarbeiterveranstaltung (Allianz von BMS & Pfizer) für 600 Mitarbeitende
Maßgeblicher Beitrag zum Weg als neuer Marktführer durch Setzen notwendiger Impulse (Innovations-Tagungs-Konzept)
Konzeptionierende Pionierarbeit und Einführung der ersten digitalen Tagungs-Eventkommunikation (Meeting App) in Anwendung für zwei Allianz Unternehmen (BMS & Pfizer)

CRM (Customer Relationship Management), Event Marketing / Event management, Interkulturelle Kommunikation, Marketing (allg.), Motivation Projektteams, Projekt - Start-Up-Workshop, Projektleitung / Teamleitung, Stakeholder-Analyse, Transformation Management

5/2007 – 3/2018

Vollumfängliche Verantwortung für die konzeptionelle Entwicklung und Gesamtorganisation und -durchführung eines vielfältigen (inter-)nationalen kundenorientierten Veranstaltungsportfolios sowie eines komplexen bereichsübergreifenden Business Projektportfolios
Leitung eines effizienten, qualitätsgerechten und regelkonformen Projektmanagements für die Konzeption und Durchführung ergebnisorientierter Kongresse, Launch-Meetings, Symposien, KOL Events, Company Events uvm. (live, digital, hybrid)
Steuerung und Umsetzung der strategischen und entscheidungsrelevanten Prozesse während der Transformation der globalen Agentur im lokalen Veranstaltungsmanagement (Implant)
Rationalisierung der strategischen und entscheidungsrelevanten Prozesse im Veranstaltungsmanagement während Transformation in ein neues globales Online CRM System
Führende Rolle innerhalb des europäischen Meeting Managements
Eigenverantwortliche Entwicklung, Abstimmung und Umsetzung zukunftsgerichteter Strategien für Veranstaltungskonzepte und die Veranstaltungs-Organisation
Entwicklung, Steuerung und Umsetzung neuer Prozesse für innovative IT- und Kommunikationstools (Veranstaltungs- und Buchungsplattformen)
Federführend für Prozessdokumentation & Autor der lokalen SOP (Standard Operating Procedure) zur Optimierung und Dokumentation interner Organisationsprozesse
Führung der veranstaltungsrelevanten Prozesse im Diensterleistermanagement (Agentur) und Steuerung des Event- und Hospitality-relevanten Einkaufs inkl. Ausschreibungen
Management von End-to-End Projekten in interdisziplinärer Zusammenarbeit
Fachliche Beratung und Schnittstellenmanagment von internen Fachbereichen, Top-Management und externen Dienstleistern zur Sicherstellung der Einhaltung aller Prozesse in Bezug auf Compliance, Risikominimierung, Controlling, Kosteneffizienz und Qualität
Verantwortung: Projektvolumen bis zu 4 Mio. €
Personal: Führung von bis zu 14 Projektmitarbeitenden in einer Matrix-Organisation
Besondere Resultate:
Initiierung globaler strategischer Prozesse zur Transformation in ein globales Eventmanagement am deutschen Markt
Steigerung der Effizienz durch erfolgreichen Aufbau, Integration und Governance der externen in-house Agentur (Implant Office) für Meetings und Events (American Express)
Stetige Optimierung von Prozessen sowie Sicherstellung entsprechender Qualitätsmaßnahmen zur Überprüfung und Validierung der Einhaltung von Service Level Agreements
Erhalt von Auszeichnungen für nachweisliche Erfolge bei der Konzeption und Durchführung von Best-in-Class-Events (B2B, Corporate) und die Entwicklung und Umsetzung lokal standardisierter Arbeitsabläufe (SOP)
Erfolgreiche Einführung zahlreicher neuer Systeme und Prozesse zur Steigerung der Effizienz
Maßgebliche Beteiligung zur Entwicklung und Implementierung abgeleiteter European Meeting Management Aktivitäten der EU-Zentrale
Erfolgreiche Einführung von Prozessvereinfachungen zur Optimierung der Compliance und Produktivität sowie zur weiteren Ausrichtung der Ergebnisse an den Vorgaben der Stakeholder und den Anforderungen der Abteilung

Ablauforganisation, Angebotsmanagement, Aufgaben- / Tätigkeitsanalysen, Event Marketing / Event management, Interkulturelle Kommunikation, Interne Kommunikation, Kommunikation (allg.), Kommunikations-Konzepte, Konfliktmanagement, Marketing (allg.), Mehrprojektmanagement, Motivation Projektteams, Outsourcing, Projektdurchführung, Projektleitung / Teamleitung, Projektmanagement, Projektteambildung / -entwicklung, Prozesscoaching, Prozessmanagement, Service-Level-Management (SLA), Teamentwicklung, Unternehmenskommunikation, Vertragsmanagement