PMO-Assistenz, Office Management, Assistenz
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- 13.03.2013
Kurzvorstellung
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
7/2011 – 3/2013
Tätigkeitsbeschreibung
Seit der Geburt meines Sohnes im Juli 2011 bin ich als virtuelle Assistentin für meine Kunden tätig. Ich betreue sie von meinem Home Office aus. Bin aber auch für Meetings bzw. Veranstaltungen auch vor Ort bei meinen Kunden.
Da die reine Tätigkeit im Home Office auf Dauer nicht das ist, was ich möchte, suche ich nach einem neuen Projekt, das meinen Einsatz hauptsächlich vor Ort beim Kunden benötigt.
2/2009 – 7/2011
Tätigkeitsbeschreibung
- Priorisierung von Projekten des Unternehmens
- Aufnahme von geplanten Projekten, Sichten von Unterlagen
- Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen
- Optimierung von Prozessen
- Führen von Interviews mit Bereichsleitern zu laufenden Projekten
- Kontrolle der aktuellen Projektfortschritte
- Schnittstelle Fachbereich und IT
- Terminkoordination
- Präsentation von Arbeitsergebnissen in verschiedensten Gremien
2/2009 – 12/2009
Tätigkeitsbeschreibung
- Umgestaltung und Anpassung des Designs
- Produktauswahl
- Verhandlungen mit Lieferanten
- Beantwortung aller Anfragen und Reklamationen
- vorbereitende Buchhaltung
- Erstellung einer Unternehmenspräsentation
1/2009 – 12/2012
Tätigkeitsbeschreibung
Laufender Auftrag (ca. 5-10 Std. pro Woche)
- Suche und Auswahl von Mitarbeitern für die Datenaufbereitung
- Einarbeitung der Mitarbeiter
- Ständige Koordination der Einsätze und Verteilung der Aufträge
1/2009 – 12/2010
Tätigkeitsbeschreibung
- Koordination der Termine für die Geschäftsführung
- Planung und Organisation der Geschäftsreisen
- Aufbau eines Vertriebscenters, Suche und Auswahl von geeigneten
Mitarbeitern, Schulung und Einarbeitung
- Erstellung einer Strategie und eines Leitfadens für die Kundenakquise
- Recherche möglicher Kooperationspartner
- Erstellung von Angeboten, Nachverfolgung der Angebote
- Erstellung von Rechnungen
- Buchung laufender Geschäftsvorfälle, Umsatzsteuervoranmeldung,
Liquiditätsplanung
6/2008 – 9/2008
Tätigkeitsbeschreibung
- Analyse der bisherigen Stelle (Aufgaben, Arbeitsabläufe...)
- Erstellung einer neuen Stellenbeschreibung
- Straffung der Arbeitsabläufe
- Auswahl von geeigneten Bewerbern
- Einarbeitung der neuen Mitarbeiterin
8/2007 – 7/2009
Tätigkeitsbeschreibung
Bearbeitung von Useranfragen
- Koordination eines Migrationsprojektes für ein Wertpapierabrechnungssystem
(Kontakt mit IT-Leitern verschiedener Großbanken)
- Bereitschaftsdienst bei Migrationsprojekten
- Prozessoptimierungen
- Erstellung von Dokumentationen
- Erarbeitung und Durchführung von Schulungen
1/2007 – 7/2007
Tätigkeitsbeschreibung
- Effiziente Organisation von Dienstreisen und Besprechungen
- Erledigung der Korrespondenz
- Patentverwaltung
- Zeiterfassung mit Vorbereitungsaufgaben Lohnabrechnung
- Verwaltung und Pflege der ISO-Datenblätter
- Betreuung von Gästen und Besuchern
- Urlaubsplanung und Stellvertreterplanung bei Krankheit und Urlaub
1/2006 – 12/2006
Tätigkeitsbeschreibung
- Erledigung des gesamten Schriftverkehrs mit Behörden und Ämtern
- Unterstützung bei Erstellung eines Businessplans
- Koordination aller Termine
- Einrichtung des Büros, Beschaffung von Büromaterial
- Auswahl der Dienstleister für die EDV-Ausstattung, Design (Web, Briefpapier
und Visitenkarten), Internet und Telefon; Koordination
- Erstellung von Marketing- und Vertriebsplänen
- Design von Briefvorlagen und Formularen
- Festlegen der Arbeitsabläufe
- Recherche möglicher Geschäftspartner
- Kaltakquise
- Beantwortung aller Anfragen
- Erstellung von Angeboten
- Buchung laufender Geschäftsvorfälle, Umsatzsteuervoranmeldung,
Liquiditätsplanung
- Fortlaufende Unterstützung im Vertrieb und Office Management
9/2005 – 12/2005
Tätigkeitsbeschreibung
- Reiseorganisation
- Erstellung von Präsentationen
- Verfassen von Einsatz- und Projektplänen
- Terminvereinbarungen
- Buchung laufender Geschäftsvorfälle
- Recherchetätigkeiten
4/2005 – 10/2005
Tätigkeitsbeschreibung
- Vertragserstellung
- Gestaltung von Zeugnissen
- Reiseorganisation
- Bewerbermanagement
5/2004 – 4/2005
Tätigkeitsbeschreibung
- Unterstützung des Geschäftsführers bei Terminvereinbarungen und
Schriftverkehr
- Entwicklung von Konzepten für Veranstaltungen
- Erstellen von Angeboten und Präsentation beim Kunden
- Koordination der Künstler bei Veranstaltungen
Ausbildung
München
Über mich
Weitere Kenntnisse
- Projektmanagementtools, z.B.: MS Project, Mindjet, Mindmanager usw.
- CMS, z.B.: Typo3, Wordpress, Joomla!
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Gut)
- Französisch (Grundkenntnisse)
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