Project- and Change Manager, Accredited Mediator

10/2018 – 12/2020

• Change Management – Öffentlichkeitsarbeit - Programmsteuerung
• Risiko Management – Qualitäts-Management
• Vertretung der Programmleitung
• Unterstützung in den verschiedenen Phasen des Programms (Projekteinrichtung/Test/Pilot/Rollout/Projektabschluß)
• Schnittstelle für jegliche Kommunikation und Information im Programm
• Kommunikation mit Management und unterschiedlichen Stakeholdern
• Einholen, Abstimmen und Aufbereiten von Informationen für unterschiedliche Stakeholder
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Workshops und Veranstaltungen
• Moderation von Meetings, Workshops und Informationsveranstaltungen
• Schulung von Projektleitern, PMO-Mitarbeitern und anderen Programm-Mitgliedern
• Erstellung von Management Präsentationen
• Erstellung von News-Letter und Intranet-Artikeln
• Erstellung von Informationsmaterial (z.B. Schulungsmaterial)
• Erstellung von Templates/ Vorlagen für Liefergegenstände
• Unterstützung bei der Einführung eines Paßwort-Self-Services
• Aktualisierung und Pflege der Kommunikationsmatrix
• Tracking, Qualitätssicherung und Freigabe der Liefergegenstände
• Überarbeitung und Pflege des Programm Wikis und Handbuchs
• Einrichtung, Administration, Aktualisierung und Pflege des Programm-SharePoints
• Status Reporting
• Erstellen des Qualitätsberichts des Programms (1x pro Quartal)
• Tracking und Aktualisierung des Projektplans und des Zeitplans
• Protokollierung von Meetings und Tracking der offenen Punkte

Change Management, PMO, PMO (IT), Projektmanagement - Kommunikation

4/2018 – 9/2018

• Stakeholder Management
• Einführung von Veränderungen für unterschiedliche Stakeholder
• Kommunikation mit Management und unterschiedlichen Stakeholdern
• Moderation von Meetings
• Vorbereitung des Lenkungsausschusses und Qualitätsmanagement der Dokumente
• Sicherstellung der Einhaltung von Fristen
• Vorgabe der Timelines
• Qualitätsmanagement von Gremienunterlagen
• Verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung folgender Gremien:
o Vorstandssitzung
o Lenkungssauschuss
o Risiko- und Kreditausschuss
o Verwaltungsratssitzung
o Trägerversammlung
o Project Manager Jour Fixe
• Reporting
• EZB Reporting
• Abstimmung von Kommunikationsmaßnahmen in Kooperation mit dem Kommunikationsteam und den Teilprojekten

PMO, PMO (IT), Projektmanagement - Kommunikation

10/2017 – 3/2018

• Teilprojektleitung PMO
• Abstimmung mit dem Management
• Agile Organisation mit Scrum Vorgehensweise
• Mediation
• Mitarbeitergespräche
• Moderation von Meetings
• Koordination und Tracking der Prüfdokumente
• Projektdokumentation
• Projektorganisation
• Prozess Management
• Anwendung von Scrum Elementen
• Beantragung von Wochenendarbeit und Rufbereitschaften
• Umzugskoordination/Flächenplanung
• Staffing-Prozesse
• Ressourcenplanung
• Organisation und Steuerung des Review-und Abnahmeprozesses
• Tracking von Risiken, lssues und offenen Punkten
• SharePoint Administration
• Event Management
• Vorbereitung von (Ad hoc) Präsentationen für das Management

Mediation, PMO, PMO (IT)

10/2017 – offen

• Vertrauliche Analyse von Konflikten
• Allparteiliche Lösung von Konflikten zur Aufrechterhaltung von Beziehungen
• Beratung und Coaching von Konfliktbeteiligten und Führungskräften
• Mediation, Konfliktmoderation, Teamtraining, Coaching, Beratung
• Lösungsorientierte Moderation in herausfordernden Situationen
• Moderation von Kleingruppen (Persönlichkeitsentwicklung)
• Unterstützung bei Teamaufbau und Teamentwicklung
• Veränderungsbegleitung
• Einzel- und Gruppengespräche
• Persönlichkeitsentwicklung

Mediation, Projektmanagement - Konfliktmanagement management

1/2017 – 9/2017

• Pflege des zentralen Projektplans (Clarity/OpenWorkbench (OWB))
• Verantwortlich für die Zeitabnahmen von Externen Mitarbeitern
o Abstimmung mit Stream Leads und Verantwortlichen der externen Unternehmen, Prüfen, Nachhalten
o Pflege des Abnahmesheets (Excel)
• Prozess Management
• Erstellung von Auswertungen aus der OWB
• Ressourcenplanung
• Vor- und Nachbereitung des Vorstandssteuerungskreises
• Vor- und Nachbereitung des Gesamtprojekt Jour Fixes
• On-und Offboarding von externen Mitarbeitern
• Berechtigungsverwaltung (Projektlaufwerk, Programme, Systeme, Umgebungen, Gebäude)
• Support bei allen Vorbereitungen für Wochenendarbeit, inkl. Antragsstellung
• Pflege der Mitarbeiterliste
• Pflege der Abwesenheitsliste
• Pflege des Projekt Handbuchs
• Pflege des PMO Handbuchs
• Zentrale Schnittstelle zwischen Teams, Projektleitung und Linienorganisation
• Projektadministration
• Eventmanagement

PMO, PMO (IT)

7/2016 – 12/2016

• Unterstützung der Projektleitung in einem internationalen Umfeld (Projektsprache Englisch)
• Programm Management Reporting
• Projekt Management Reporting
• Konsolidieren und Überprüfen der Team Status Reports
• Support beim Stakeholder Management
• Moderation von Meetings
• Agile Organisation gemäß Scrum
• Aufbau und Pflege des Projektplans, Prüfung des Fortschritts und der Konsistenz
• Budget Planung (Clarity)
• Aktualisierung des Forecasts (Clarity)
• Ressourcenplanung (Clarity)
• Tracking und Aktualisierung des Meilensteinplans
• Auswertung von Forecast, Plan und Actuals
• Risk & Issue Management
• Prozess Management
• Anwendung von Scrum Elementen
• Pflege der Dokumentations-Bibliotheken und Listen auf dem SharePoint sowie der Team Verzeichnisse (Task Listen, Abwesenheitskalender, etc.)
• Erstellen und Pflege des Projekt Management Handbuchs
• Erstellen und Pflege des Starter Kits
• Einarbeiten von Review Kommentaren, veröffentlichen der finalen Versionen. Tracken und Vorantreiben der Follow up Tasks
• Erstellen von Präsentationen und Reports
• Auswertung, Review und Bearbeiten von Vorlagen
• Mitwirkung beim Staffing Prozess / On- und Offboarding
• Umzugsorganisation
• Bestellungen über dbBuyer
• Erstellung und Verteilung von Protokollen
• Projekt Administration

PMO, PMO (IT), Projektmanagement - Kommunikation

2/2016 – 6/2016

• Unterstützung der Projekt- und Teilprojektleitung in einem internationalen Umfeld (Projektsprache Englisch)
• Projekt Management Reporting
• Programme Management Reporting
• Quality Management
• Aufbau und Pflege des Projekt Plans, Prüfung des Fortschritts und der Konsistenz
• Risk & Issue Management
• Tracking der Abhängigkeiten
• Prüfung und Pflege der Projekt KPIs
• Tracking und Aktualisierung der Management ATBTs (actions to be taken)
• Monatliche Prüfung der Variation Orders (VO)
• Zentrale Schnittstelle für Projektleitung, Teilprojektleitung, Projektteams und Stakeholder
• Pflege des Projektkalenders
• Pflege des PPM Clarity Tools
• Vorbereitung von (Ad hoc) Präsentationen für das Management
• Vorbereitung von Berichten und Texten für das Management
• Zusammenstellung von Informationen für diverse Audit Anfragen
• Organisation, Vorbereitung und Teilnahme an PM & PO JF und PM & Stream Leads JF
• Mitwirkung beim Staffing Prozess: On- und Offboarding
• Organisation von Meetings und Events
• Organisation von Wochenendarbeit
• Account & Zutritt Verlängerungen für externe Service Provider
• Umzugsorganisation, Pflege des Sitzplans
• Aktualisierung und Pflege des Organigramms
• Aktualisierung und Pflege von Verteilern
• Projekt Administration

PMO, PMO (IT)

2/2015 – 2/2016

• Unterstützung der Projektleitung und Teilprojektleitung
• Vertretung der Projektleitung in Meetings
• Verwendung von Elementen der Scrum Methodik
• Beratung des Projektleiters hinsichtlich der Projektorganisation
• Beratung des Projektleiters zum Thema Change Management
• Schnittstelle zwischen Projektleitung, Teilprojektleitung, Team, zentralem PMO und Linie
• Hauptverantwortliche für die Qualitätssicherung
• Qualitätssicherung der Lieferobjekte / Organisation, Steuerung, Dokumentation und Tracking des Review- und Abnahme-Prozesses
• Erstellung und Pflege der QS-Tracking-Datei
• Erstellung und Pflege der Ergebnisobjektmatrix
• Pflege und Tracking des Risk & Issue Logs auf dem Programm SharePoint
• Pflege und Tracking der Offenen Punkte Liste
• Vorbereitung des Status Reports
• Organisation, Aufbau und Pflege des Pojektlaufwerks
• Hauptverantwortliche für folgende Listen und Dateien:
o Meilensteinplan
o Mitarbeiterliste
o Planungsliste (Aufwände)
o Abwesenheitsliste
o Organigramme
• Erstellung und Pflege des Starter Kits
• Erstellung und Pflege des Projekthandbuchs
• Erstellung des Projekt Newsletters
• Erstellung von Management Dokumenten, Präsentationen und Tabellen
• Unterstützung bei der Pflege der rollierenden Planung sowie Erfassung der Aufwände in MS-Project
• Organisation und Koordination von Anfragen für Wochenendarbeit
• Organisation von Meetings inclusive Vor- und Nachbereitung sowie der Raumplanung
• Umzugsorganisation
• Onboarding/Offboarding
• Einweisung der Praktikanten
• Abstimmung mit dem Programm PMO

Change Management, PMO, PMO (IT)

1/2015 – 2/2016

• Hauptverantwortliche für die Qualitätssicherung
• Qualitätssicherung der Lieferobjekte
• Organisation, Steuerung, Dokumentation und Tracking des Review- und Abnahme-Prozesses
• Erstellung von Management Dokumenten, Präsentationen und Tabellen
• Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams
• Projektspezifische Dokumentation
• Administration

PMO, PMO (IT), Qualitätsmanagement / QS / QA (IT)

11/2013 – 12/2014

• Unterstützung der Programmleitung / Projektleitung und des Projektteams
• Erstellung der Managementpräsentationen
• Erstellung von Berichten für den Programmleiter
• Beratung des Programmleiters hinsichtlich der Programmorganisation
• Organisation, Dokumentation und Tracking des Review- und Abnahme-Prozesses
• Projektspezifische Dokumentation
• Administration, Aufbau, Organisation und Pflege des Programm-Sharepoints, Pflege der Dokumentations-Bibliotheken und Listen sowie der Team Verzeichnisse (Offene Punkte Liste, Risk& Issue Log, Abwesenheitskalender, etc.)
• Tracking und Reporting der Risiken und Offenen Punkte
• Vorbereitung von Präsentationen
• Unterstützung und Vertretung der Projektleitung bei Meetings
• Anwendung von Scrum Elementen
• Agile Organisation
• Koordination und Pflege der Programmkalender
• Organisation und Protokollierung der Jour Fixe
• Terminplanung und –Koordination
• Organisation von Meetings
• Vorbereitung von Change-Requests
• Planung und Überwachung der Meilensteine
• Budgetplanung, -Überwachung und -Reporting
• Unterstützung des Programms beim Einkaufs-, Staffingprozess
• Onboarding/Offboarding
• Erstellung von regelmäßigen Projekt- und Management-Reports
• Erstellung und Gestaltung von Artikeln für das Intranet
• Besucherwesen
• Administration

PMO, PMO (IT)

9/2013 – 11/2013

Privat Client Advisory Assistant

Organisation des Vertriebs, Projektmanagement - Kommunikation

3/2011 – 12/2015

- Englisch Coaching in kleinen Gruppen und von Einzelpersonen
- Grammatik
- Business Englisch
- Aussprache

Training - Coaching-Kompetenzen

8/2001 – 9/2013

- Beratung un Betreuung von Firmen und Reisebüros
- Sonderservices
- Erstellen, Erfassen und Nachverfolgung von Pricings
- Ticketing
- Erstattungen
- Umfassende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Protokollierung von Meetings
- Unterstützung des Account Managements

Direktvertrieb

9/1998 – 7/2001

- Terminkoordination
- Umfassende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Protokollierung von Meetings in deutscher und englischer Sprache
- Sekretariat
- Postverteilung und -abgabe
- Besucherwesen
- Eventorganisation
- Raumplanung
- Bestellung von Büromaterial
- Ablage

Office Management / Sekretariat

9/1998 – 7/2001

- Reservierung von Flügen, Hotels und Mietwagen
- VIP-Kundenbetreuung (Senator Service)
- Miles & More
- Queue Bearbeitung
- Sonderservices

Direktvertrieb, Kundenberatung

7/1997 – 8/1998

- Stellvertretende Jugend- und Auszubildendenvertreterin
- Beitragswesen (Beitragsberechnung, -einstufung, -einziehung)
- Vorbereitende Buchhaltung
- Mahnwesen
- Leistungswesen (Überprüfung und Gewährung von Leistungen)
- Meldewesen (Meldungen zur Sozialversicherung)
- Summenabstimmung

Krankenversicherung