Managementassistentin / Assistentin / Chefsekretärin / Sekretärin / Projektassistenz / Projektunterstützung / Office Management

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29€/Stunde
41464 Neuss
05.11.2018

Kurzvorstellung

25 Jahre Erfahrung im Assistenzbereich auf Managementebene sowie im Personalmanagement und im Vertrieb

geprüfte Sekretärin (IHK)
Ausbildung zur Bürokauffrau

Ich biete

Management, Unternehmen, Strategie
  • Office Management / Sekretariat
  • Personalwesen (allg.)
  • Personalführung
  • Führungssysteme
  • Management (allg.)
Marketing, Vertrieb, Kommunikation
  • Vertrieb (allg.)

Projekt‐ & Berufserfahrung

Assistentin des geschäftsführenden Gesellschafters
Kundenname anonymisiert, Düsseldorf
7/2006 – offen (13 Jahre, 2 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

7/2006 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Assistentin des Firmeninhabers, Vertriebs- und Personaldisponentin
­ Ich unterstütze den Firmeninhaber in allen organisatorischen Belangen
­ Führen des Sekretariates mit Abwicklung der Korrespondenz nach Stichpunkten
­ Überwachen der Termine und Arbeitsabläufe
­ Organisieren und Planen von Besprechungen und Reisen
­ Ich bin Ansprechpartner für Kunden, Mitarbeiter und Bewerber
­ Akquirieren von Neukunden / Betreuen der Bestandskunden
­ Personalmanagement
­ Integrieren und Implementieren eines Managementsystems (SCC*)

Eingesetzte Qualifikationen

Management (allg.), Personalwesen (allg.), Führungssysteme, Personalführung, Office Management / Sekretariat, Vertrieb (allg.)


Assistentin des Niederlassungsleiters
Teccon Konstruktion und Ingenieurtechnik GmbH, Düsseldorf
9/1995 – 6/2006 (10 Jahre, 10 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

9/1995 – 6/2006

Tätigkeitsbeschreibung

Assistentin des Niederlassungsleiters
­ Vertreten des Niederlassungsleiters in Abwesenheit mit allen dafür notwendigen Vollmachten
­ Unterstützen des Niederlassungsleiters in allen organisatorischen Belangen
­ Führen des Sekretariates mit Abwicklung der Korrespondenz nach Stichpunkten
­ Akquirieren von Neukunden
­ Eigenständige Verhandlungsführung und Vertragsabschluss auf Abteilungsleiter- und Geschäftsführerebene
­ Personalmanagement
­ Vorbereiten der Rechnungen sowie das Mahnwesen
­ Vorbereiten der Gehaltsabrechnung

Eingesetzte Qualifikationen

Personalwesen (allg.), Office Management / Sekretariat


Assistentin der Oberbauleitung
Wilma Bau GmbH, Düsseldorf
7/1994 – 8/1995 (1 Jahr, 2 Monate)
Gewerbebau
Tätigkeitszeitraum

7/1994 – 8/1995

Tätigkeitsbeschreibung

­ Führen des Sekretariates mit Abwicklung der Korrespondenz nach Stichpunkten
­ Organisieren und abstimmen von Terminen und Besprechungen innerhalb der ARGE sowie verwalten der entsprechenden Verträge (Schnittstellenfunktion)
­ Ausarbeiten und kalkulieren von Angeboten sowie prüfen von Angeboten der Lieferanten
­ Erstellung von Statistiken

Eingesetzte Qualifikationen

Office Management / Sekretariat


Assistentin des Verkaufsleiters
KGS Klinik- und Gastronomie-Service GmbH, Düsseldorf
4/1993 – 6/1994 (1 Jahr, 3 Monate)
Gesundheitswesen
Tätigkeitszeitraum

4/1993 – 6/1994

Tätigkeitsbeschreibung

Führen des Sekretariats "Verkauf Betriebsrestaurants"
Gestalten und schreiben von Angeboten sowie allem weiteren Schriftverkehr
Telefonakquisition und Terminabstimmung
Reiseplanung sowie Flug- und Hotelbuchungen für den Verkaufsleiter
Bearbeitung von Mailings
Führen und pflegen von Kundendateien
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
Führung der Ablage

Eingesetzte Qualifikationen

Office Management / Sekretariat


Sachbearbeiterin Einkauf Non-Food-Artikel
KBV Krankenhausberatung und -versorgung GmbH, Düsseldorf
4/1990 – 3/1993 (3 Jahre)
Gesundheitswesen
Tätigkeitszeitraum

4/1990 – 3/1993

Tätigkeitsbeschreibung

Erstellung und laufende Bearbeitung sowie Aktualisierung der Sortimente unter Berücksichtigung der örtlichen und infrastrukturellen Gegebenheiten zahlreicher Krankenhäuser, Kliniken und sonstiger Gesundheitseinrichtungen

Planung und Durchführung von Warenbemusterungen

Bestelung und Bewertung von Umsatz- und Verbrauchslisten

Angebotseinholung und -auswertung

Selbstständige Verhandlungen mit Lieferanten

Überwachung der Dispositions- und Bedarfsmeldungen in und von Krankenhäusern und Kliniken sowie sonstigen Gesundheitseinrichtungen

Kundenbetreuung

Eingesetzte Qualifikationen

Kundenberatung, Einkauf (allg.)


Inhaberin
Lebensmittelfachgeschäft (Käse / Wein / Feinkost), Düsseldorf
7/1988 – 3/1990 (1 Jahr, 9 Monate)
Konsumgüterindustrie
Tätigkeitszeitraum

7/1988 – 3/1990

Tätigkeitsbeschreibung

Ein- und Verkauf von Lebensmitteln
Kundenberatung
Wareneinsatzkalkulation
Preisgestaltung

Eingesetzte Qualifikationen

Kundenberatung, Preis- / Konditionengestaltung


Sachbearbeiterin Ein- und Verkauf
Thyssen Schulte GmbH, Düsseldorf
7/1982 – 6/1988 (6 Jahre)
Großhandel
Tätigkeitszeitraum

7/1982 – 6/1988

Tätigkeitsbeschreibung

Maschinenschreibarbeiten
allgemeine Büroarbeiten
Ein- und Verkauf von Walzstahlprodukten

Eingesetzte Qualifikationen

Schreibdienste


Ausbildung

Sicherheitsbeauftragten in Büro und Verwaltung
(Ausbildung)
Jahr: 2014
Ort: Gevelinghausen

geprüfte Sekretärin mit IHK-Abschluss
(Ausbildung)
Jahr: 1996
Ort: Düsseldorf

Bürogehilfin
(Ausbildung)
Jahr: 1982
Ort: Düsseldorf

Qualifikationen

Ausbildung zur Bürogehilfin
Weiterbildung zur geprüften Sekretärin mit IHK-Abschluss

Über mich

Geprüfte Sekretärin mit IHK-Abschluss
Assistenz der Geschäftsführung
• Planen und organisieren sämtlicher Reisen im Rahmen von
Kundenbesuchen (Routenplanung, Hotelbuchungen, Restaurantauswahl)
• Planen, organisieren und verwalten der Termine des Geschäftsführers
• Planen und organisieren von internen Besprechungen
(Organisieren der Räumlichkeiten, Einladungen verschicken, Gäste empfangen und bewirten)
• Planen, organisieren und verwalten der Wiedervorlage für den Geschäftsführer
• Verfassen der Geschäftskorrespondenz anhand von Stichworten
• Entscheidungen treffen in Abwesenheit des Geschäftsführers in Bezug auf
Angebotskorrekturen inhaltlicher und preislicher Art sowie in Bezug auf
Änderungs- und / oder Ergänzungswünsche seitens der Kunden in Verträgen
• Verhandeln mit unterschiedlichen Anbietern wie zum Beispiel
Subunternehmer, Stellenbörsen (Stepstone und andere), Büromaterialverkäufer, Reinigungsunternehmen in Bezug auf Preis, Liefermenge und -datum
• Entwerfen und gestalten von Verträgen sowie deren Verwaltung unter
Berücksichtigung eventueller Fristen
• Zusammentragen sämtlicher relevanter Unterlagen, die für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung notwendig sind (Angebotsuntersuchungen für die Mitarbeiter, Managementreview-Berichte, Berichte zu den regelmäßigen Baustellenbegehungen gemeinsam mit der Sicherheitsfachkraft, schreiben von Unfallberichten wenn nötig, informieren der Mitarbeiter/-innen in Sicherheits- und Umweltfragen, bestellen von Arbeitsschutzbrillen oder ähnlichem)
• Vorbereiten des jährlichen Audits mit dem TÜV-Rheinland
• Bearbeiten des Postein- und –ausgangs
• Führen und verwalten sämtlicher Akten und Dokumente
Prioritätsscheduling
• Sichern des nach Prioritäten strukturierten Informationsflusses
innerhalb des Unternehmens
Controlling
• Prüfen der fristgerechten Zahlungseingänge
• Veranlassen von Mahnungen bei Überschreitung der Zahlungsziele
• Überwachen der maximalen Einsatzdauer des Personals im
Kundenunternehmen unter Berücksichtigung der Manteltarifverträge, z. B. IG Metall oder der Elektroindustrie
• Vorbereiten der Unterlagen (Zahlen/Daten/Fakten) für die
Rechnungsabteilung Annehmen, bearbeiten und eventuell weiterleiten
eingehender Telefonate


Vertrieb
• Vertragsverhandlungen mit den Kunden auf Abteilungsleiter- und
Geschäftsführerebene
• Akquirieren von Neukunden / Betreuen der Bestandskunden durch regelmäßige Anrufe und Besuche
• Telefonische Kundenbetreuung bei Fragen zu Angeboten, Personaleinsätzen, gesetzlichen Vorschriften oder sonstigen Anliegen
• Bearbeiten von Anfragen
• Kalkulieren der Preise
• Schreiben und versenden von Angeboten und Verträgen
• Recherchieren neuer potentieller Kundenadressen
Personalmanagement
• Einstellen und kündigen von Mitarbeiter/-innen
• Führen und betreuen der Mitarbeiter/-innen des Unternehmens
(Ansprechpartner bei allen Fragen die die Mitarbeiter/-innen haben)
• Führen von Gehaltsgesprächen
(alleine oder zusammen mit dem Geschäftsführer)
• Vorbereiten der Gehaltsabrechnungen mit Übersicht der
• Fehlzeiten sowie eventueller Überstunden für die Lohnbuchhaltung
• Unterweisen der Mitarbeiter/-innen in Bezug auf Arbeitssicherheit in
Zusammenarbeit mit der SiFa
• Auswählen und einplanen geeigneter Mitarbeiter/-innen für die
Projektbearbeitung
Bewerbermanagement
• Ausarbeiten der Stellenanzeigen
• Auswählen der geeigneten Plattform für die Schaltung der Stellenanzeigen (z. B. Stepstone)
• Preise verhandeln für die Schaltung der Stellenanzeige
• Sichten der Bewerbungseingänge
• Schreiben einer Eingangsbestätigung an jeden Bewerber
• Auswahl geeigneter Bewerber
• Den Kandidaten, die nicht in Frage kommen absagen
• Einladen interessanter Bewerber
• Führen des Vorstellungsgespräches mit dem Bewerber (alleine oder zusammen mit dem Geschäftsführer)

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Gut)
Reisebereitschaft
Nähe des Wohnortes
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Profilaufrufe
585
Alter
55
Berufserfahrung
37 Jahre und 2 Monate (seit 06/1982)

Kontaktdaten

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