Dokumentenmanager (w/m)

Januar 2019

Januar 2020

D-Bayern

nicht angegeben

07.01.2019

07012019-1

Projektbeschreibung

Im Auftrag unseres Kunden suchen wir: Dokumentenmanager (w/m)

Einsatz ab Februar 2019 für die Dauer von 11 Monaten.
Option Verlängerung für weitere 15 Monate.
Einsatz vor Ort, 3 Tagen pro Woche zu mindestens 6-8 Stunden

Aufgaben:
• Konzipierung und Optimierung von Workflows für das Dokumentenmanagement in Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten.
• Überwachung der Einhaltung des festgelegten Workflows.
• Dokumentenliste, -tracking, Fortschrittsermittlung und –berichte.
• Formale Kontrolle der Dokumente mittels Stichproben.
• Abstimmung mit dem Generalplaner und den Projektbeteiligten bezüglich geplanten Übergabezeiten von Dokumenten und Dokumentenpaketen.
• Plausibilisierung von Terminen in Bezug auf Dokumente und Dokumentenpakete.
• Identifizierung und Entwicklung einer Ordnungsstruktur (Ablagesystematik, Metadaten, Dateikonvention) unter Berücksichtigung der im Einsatz befindlichen IT Umgebung sowie der Kunden - Regularien und stimmt diese mit allen Betroffenen ab.
• Reporting an das Projektmanagement über den Status des Dokumentenmanagements.

a) Verantwortlichkeiten
Festlegung und Zuweisung der Verantwortlichkeiten für alle Dokumente (z. B. Owner, Erstellung, Prüfungsrelevanz, Nachverfolgung). Der Dokumenten Owner ist verantwortlich für die Einhaltung aller formalen Schritte sowie für die Dokumentenqualität und die termingerechte Erstellung.

b) Dokumentenliste
Alle Dokumente werden in AWARO registriert und mit einer Dokumentennummer versehen. Mit dieser Dokumentennummer werden die Dokumente mit allen notwendigen Informationen eingepflegt und mittels AWARO Funktionen nachverfolgt.

c) Dokumentenverteilung
Basierend auf den Projektanforderungen entwickelt der Dokumentenmanager die Dokumenten-Verteilmatrix weiter. Während der Projektabwicklung erhalten die Projektmitarbeiter alle für sie wichtigen und notwendigen Dokumente gemäß dieser Verteilmatrix. In der Verteilmatrix sind alle Aktionen bezüglich der Dokumentenerstellung und Freigabe gelistet.

d) Dokumentenklassifizierung, Dokumentennummerierung und Dokumentenbenennung
Die thematisch in Dokumententypen kategorisierten Dokumente sind gemäß ihrem Verwendungszweck zu klassifizieren damit die notwendigen Workflows und Freigabeprozesse zugeordnet werden können.
Die Dokumentennummerierung erfolgt in AWARO mit dem projektspezifisch festgelegtem
Dokumentenschlüssel. Zusätzlich kann die Lieferantennummer ebenfalls eingetragen werden, sodass eine eindeutige Zuordnung immer möglich ist. Jedes Dokument wird in AWARO versioniert und erhält mindestens die folgenden Angaben:
• Beschreibung, Dokumentennummer, Ersteller, Erstelldatum, Versionsnummer, Revisionsnummer, Status (z. B. „afd“ approved for design)
Änderungen gegenüber der Vorgängerversion sollen über festgelegte Darstellungsmethoden deutlich sichtbar dargestellt werden.

e) Kundenfreigabe vom Auftraggeber
Für festzulegende Dokumente wie z.B.:
• Spezifikationen
• Aufstellungspläne
• P&IDs
• Equipment Liste
• …
ist eine Kundenfreigabe vom Auftraggeber vorzusehen. Die Modalitäten der Freigabe sind in den projektspezifischen Workflow aufzunehmen und mit den Projektanforderungen abzugleichen.

f) Finale Dokumentation
Festlegung der finalen Ablagestruktur für die End-Dokumentation unter Berücksichtigung der Projektanforderungen und der vertraglichen Festlegungen.


Anforderungen:
• Gute Erfahrung im Umgang mit datenbankgestützten IT Systemen,
• Gute Erfahrung mit Excel und gute Kenntnisse im Umgang mit Projektkommunikations- & Management Systemen,
• Erfahrung in der Erstellung von Projektdokumentation,
• Sicherer Umgang mit MS Office Produkten.

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