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Archiviertes Projekt - Fluent German Administrative Specialist

Februar 2019

Dezember 2019

CH-Stein (AG)

auf Anfrage




Role: Administrative Specialist

Location: Stein, Switzerland

Start: February

Duration: December 2019

Language: Fluent German & English

Rate: CHF 40/hour gross

Job Description:

* Creation and monitoring of general and project-specific orders
* Possibly support in the administrative area
* Upcoming future:
* Responsibility / support all project POs;
* Check invoices, liaise with PM and then book GR; check, keep control and book timesheets;
* Create and manage the project for NEXT and SUITES projects;
* Liaise with Novartis accounting for incorrect invoices and incorrect bookings;
* Liaise with the sourcing team for any missing information (i.e. confirmations etc);
* Issue / edit suppliers in the SIM Tool;
* Overall control of POs, GR, payment plans, milestones;
* Responsibility of Spend Plan incl. RFC;
* Follow up with vendors, contractors, NVS accounting and check correctness of invoices against agreed milestones;
* Follow up with procurement and PM to verify timely receipt of bids against schedule;
* Follow up with procurement and PM to verify timely raise of POs against developed schedule;
* Ensure fulfillment of high level controlling documents (i.e. project control plan);


* good MS Office knowledge
* good SAP PM knowledge
* good German and English skills

For immediate consideration, please apply with updated CV


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