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Archiviertes Projekt - Projekt Management Office für CEO (m/w/d) - Bonn/Auermühle

Firmenname für PREMIUM-Mitglieder sichtbar

  • Juli 2021
  • Juli 2022
  • D-Großraum Bonn
  • auf Anfrage
  • 10.06.2021

Projektbeschreibung

Leistungsbeschreibung:

Die Abteilung Communications and Marketing Events & Projekte benötigt Dienstleistungen
im Bereich Project Management Office für Eventplanung und -management.


Administrative Umsetzungsleistungen für das Team Events & Projekte:
• Verwaltung von und Korrespondenz über E-Mail und ggf. Post
• Erstellung von (Akten-)Vermerken und Berichten für Events und Kommunikationsprojekte
• Ablagenführung, Aktenverwaltung und Datenbankpflege für Kommunikationsprojekte und Veranstaltungen
• Terminkoordination und –organisation innerhalb von Projekten
• Projektbezogene Informationen organisieren, verwalten und auswerten
• Reports und Präsentationen über Kommunikationsprojekte vorbereiten und erstellen
• Projekt-Meetings und Events organisieren, vorbereiten und begleiten
• Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen zu Projekten
• Recherche von Veranstaltungslocations, Veranstaltungstools und -techniken, Formaten und Tools zur Inhaltsvermittlung, Dienstleistungen im Veranstaltungsmanagement
• zielgerichtete und systematische Planung und Organisation von Konferenzen und Führungskräfteformaten
• Definition und Einhaltung von Prozessen, Standards und Methoden innerhalb eines Projekts
• Kontinuierliches Scope-Management
• Erstellung von Fortschrittsberichten für bspw. die Geschäftsführung
• Sammlung und Koordination von Veranstaltungsinhalten entlang einer Veranstaltungsstoryline
• Erstellung von Vorträgen und Präsentationen im Unternehmensdesign
• Vorbereiten von Beschaffungsvorgängen (Materialien, Location, Technik etc.)
• Qualitätsmanagement
• Projekt-Risikomanagement
• Pandemiebedingte Gefährdungsbeurteilung erstellen
• Schnittstellenmanagement zu projektbeteiligten Fachbereichen
• Projektnachbereitung und –evaluation


Projektbezogene Dienstleistung für die Projektleitung bei folgenden Tätigkeiten:
Veranstaltungskonzept
• Ziele und Zielgruppen der Veranstaltung definieren
• Mittel und Maßnahmen zur Umsetzung der Ziele festlegen
• Veranstaltungskonzept für GF vorbereiten und erstellen

Planung des Events
• Detailausplanung der Veranstaltung
o Programm/Agenda
o Umsetzungsplanung der Veranstaltungs-Story
o Teilnehmermanagement
• Recherchieren und Anfragen von Zulieferern, ggf. ext. Speakern oder auch Künstlern, Hotels, geeigneten Räumen und anderen Veranstaltungsorten inklusive Klärung wichtiger Details wie Veranstaltungstechnik, Mobiliar, Dekoration, Catering, Getränke etc.
• Angebote einholen, vergleichen, Verträge mit Zulieferern und Künstlern vorverhandeln
• Produktion von Dekoration, Drucksachen, Werbemitteln u.ä. vorbereiten und nach Beauftragung durch die Projektleitung Überwachung der Produktion
• regelmäßiges Budegttracking
• Erstellung eines Ablauf- und Personaleinsatzplan mit genauen Zeitangaben
• Koordination aller an einer Veranstaltung beteiligten Vorarbeiten, Fachabteilungen, Dienstleistern und sonstigen Mitwirkenden
• Veranstaltungstechnische Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen, beispielsweise in Fragen der Sicherheit (insbesondere Arbeitsschutz, COVID, Fluchtwege, Brandschutz etc.), der Infrastruktur (Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze) oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Mitwirkenden
• Einladungs- und Teilnehmermanagemnet
• Koordination sowie logistische und technische Umsetzung des Events vor Ort
• Auf- und Abbau koordinieren und überwachen
• Personal und ggf. Helfer-/Orga-Team einweisen
• Überwachung der Einhaltung des Zeitplas, der Agendapunkte etc.
• Referenten und ggf. Künstler/innen betreuen

Veranstaltungsnachbereitung
• Abbau und ggf- Rückbau koordinieren und überwachen
• Auswertung der Veranstaltung, Budget-Endkalkulationen und Erfolgskontrollen durchführen, Abschlussberichte verfassen


Qualifikationsanforderungen:

• Sprachkenntnisse Deutsch C1 und Englisch B1 nach CEFR
• erfolgreich abgeschlossenen Ausbildung im Veranstaltungsbereich oder ein erfolgreicher Hochschulabschluss in ähnlichem Umfeld oder vergleichbaren beruflichen Kenntnissen
• Projekterfahrung im Veranstaltungsmanagement


Erfahrungsanforderungen:

• Planung, Konzeption, Durchführung und Nachbereitung von Projekten (mind. 5 Jahre)
• Beratungsleistungen innerhalb von Projekten (mind. 5 Jahre)
• Erfahrung im Umgang mit gängigen MS Office-Lösungen (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) (mind. 5 Jahre)

Kontaktdaten

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Kategorien und Skills

Marketing, Vertrieb, Kommunikation:
Management, Unternehmen, Strategie:

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