In zwei Schritten selbstständig machen

Julia ist 32 Jahre alt und Webdesignerin. Seit 8 Jahren arbeitet sie festangestellt. Schon öfter hat sie Anfragen für freiberufliches Webdesign bekommen. Als Festangestellte hat sie keine Zeit für diese Aufträge.

Jetzt möchte sie sich selbstständig machen. Aber was muss sie dafür tun?

Was bin ich? Gründer, Freiberufler, Kleinunternehmer?

Bei ihrer Recherche trifft Julia auf die unterschiedlichsten Begriffe: Gründer, Freelancer, Kleinunternehmer und Selbstständiger. „Kleinunternehmer“ sind Selbstständige, die einen Umsatz unter 22.000 € (seit Januar 2020) in diesem Jahr und einem Umsatz unter 50.000 € im nächsten Jahr erhalten. Sie müssen keine Umsatzsteuer (19%) berechnen, dürfen aber ihre Ausgaben nicht steuerlich absetzen. Auch Kleinunternehmer müssen sich bei dem Finanzamt selbstständig melden.

Julia plant, im ersten Jahr einen Umsatz von ca. 40.000 € zu erwirtschaften. Damit ist sie nicht Kleinunternehmerin, und berechnet ihren Kunden eine Umsatzsteuer von 19%, die sie auf ihren Rechnungen entsprechend ausweist.

Gründer“ bezieht sich meist auf Unternehmer, die ein Gewerbe anmelden. „Freelancer“ ist keine rechtlich anerkannte Bezeichnung. Im alltäglichen Sprachgebrauch werden sie häufig Selbstständige genannt. „Selbstständiger“ bezeichnet alle Menschen mit Einkommen, die nicht angestellt sind – ob Geschäftsführer oder Künstler. „Freiberufler“ sind die Ausführenden der „Freien Berufe“. Dazu gehören Ärzte, Steuerberater aber auch Informatiker, Journalisten und Unternehmensberater. Freiberufler können Angestellte haben, müssen sie aber nicht.

Freiberufler arbeiten „auf der Grundlage ihrer beruflichen Qualifikationen persönlich und eigenverantwortlich“. Das passt zu Julia am besten.

Ob Julia wirklich als Freiberuflerin zählt oder nicht, das prüft das Finanzamt individuell. Dazu beschreibt sie bei der Anmeldung als Selbstständige ihre Aufgaben.

Selbstständig machen

Wie melde ich mich selbstständig?

Nachdem Julia sich informiert hat, macht sie sich an die beiden wichtigsten Schritte zur Selbstständigkeit: Ihre Meldung bei der Krankenkasse und bei dem Finanzamt.

Als erstes ruft sie bei ihrer Krankenkasse an, bei der sie bisher gesetzlich versichert war. Diese schickt ihr daraufhin ein Formular zu, in der sie Ihre offizielle Meldung als Selbstständige und ihre Einschätzung des zukünftigen Gehalts einträgt.

Auf ihrer Einschätzung basieren ihre Beiträge der Versicherung, bis Julia bei der Krankenkasse ihre Steuerklärung nach dem ersten Jahr einreicht. Deshalb bemüht sie sich, eine realistische, oder etwas niedrigere Einschätzung zu geben. Sollte sie doch mehr verdienen, muss sie der Krankenkasse die höheren Beiträge nachzahlen. Bei einem niedrigen Verdienst bekommt sie Geld zurück, sobald sie den Nachweis in Form ihres Einkommensteuerbescheids erbracht hat.

Dann schreibt Julia einen formlosen Brief an ihr örtliches Finanzamt. Den Brief formuliert sie so:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit informiere ich Sie darüber, dass ich ab dem 01.03.2020 eine selbstständige Tätigkeit als Webdesignerin aufnehmen werde. Im Rahmen dieser Tätigkeit programmiere und designe ich Websites für Auftraggeber.

Bitte senden Sie mir das entsprechende Formular für die Anmeldung als Freiberuflerin, sowie Informationen zu der Umsatzsteuerpflicht und Einkommenssteuerpflicht zu.

Teilen Sie mir außerdem bitte eine Steuernummer zu.

Mit freundlichen Grüßen

Julia Mustermann

Kontaktdaten & Adresse

Als Antwort bekommt sie von dem Finanzamt einen Bogen für die Anmeldung als Selbstständige zugesendet. Viele füllen dieses Dokument selbst aus. Julia möchte sich aber sicher sein, und macht einen Termin mit einem Steuerberater aus.

Start in die Selbstständigkeit

Zusammen mit ihrem neuen Steuerberater geht sie das Formular des Finanzamts durch und schickt es ab. Julia berücksichtigt dabei die Frist des Finanzamts, sich spätestens innerhalb der ersten vier Wochen nach Start der Selbstständigkeit anzumelden. Ihr Beginn ist klar datiert, denn sie hat ihren Job gekündigt und fängt direkt im Monat danach mit ihrem ersten Auftrag an.

Ab diesem Zeitpunkt werden ihr auch die Beiträge der Krankenversicherung abgezogen.

Die Meldung an die Krankenversicherung und an das Finanzamt sind die beiden wichtigsten Schritte für den Start in die Selbstständigkeit.

Um ihre zusätzlichen Versicherungen, Belege und Rechnungen, sowie ihre Steuererklärung kümmert sich Julia nachdem sie ihre Anmeldung erfolgreich hinter sich gebracht hat. Das ist der Fall, sobald sie die Bestätigung des Finanzamts und der Krankenkasse erhalten hat.

Achtung: Aufträge außerhalb von Deutschland

Nach ihrer Anmeldung bei dem Finanzamt wird Julia außerdem einen Antrag für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern ausfüllen.

Denn einige ihrer Auftraggeber residieren nicht in Deutschland. Diese ID gibt sie immer auf Rechnungen an, die sie an europäische Unternehmen außerhalb von Deutschland schreibt. Außerdem hat sie einige Regeln zu beachten, die sie je nach Land recherchiert. Im Falle von österreichischen Unternehmen kann sie beispielsweise keine Umsatzsteuer berechnen. Würde sie in Zukunft ausschließlich Rechnungen innerhalb von Deutschland schreiben, dann bräuchte sie keine Umsatzsteuer ID, und die Anmeldung an das Finanzamt würde ausreichen.

Alina Bergmann

Alina Bergmann

Alina ist Marketing Manager bei freelance.de - als Tochter von zwei Freelancern und mit einem Bachelor in Kommunikationsmanagement widmet sie sich den Themen der Selbstständigen in Blog Posts, Tweets und auf der Website.

Ein Kommentar:

  1. Avatar
    Hans Bärmann

    Super Erklärung !!!
    Das hätte mir mal einer sagen sollen, als ich mich 1975 selbständig gemacht habe.

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