Moderne Bürosoftware hilft Selbstständigen und Freiberuflern bei der Buchhaltung

Selbstständige, Unternehmer, Freiberufler oder gewerblich tätige Freelancer sind aus freien Stücken selbständig und möchten ihre Flexibilität nicht missen. Um diese Selbstbestimmtheit aufrechterhalten zu können, arbeiten diese Berufsgruppen häufig mehr als andere Arbeitnehmer. Eine Ursache hierfür ist, dass sie zusätzlich zu ihren Kerntätigkeiten viel Zeit und Aufwand für Buchhaltung und andere Bürotätigkeiten aufwenden.

Kunden und Dokumente effizient verwalten

Der einzelne Kunde ist der Dreh- und Angelpunkt eines jeden Selbstständigen sowie Unternehmens/Unternehmers. Für sie ist es in puncto Buchhaltung hilfreich, wenn die wichtigsten Daten von Kunden übersichtlich organisiert sind. Neben der Adresse sind das Informationen über abgeschlossene und bevorstehende Aufträge sowie über bereits bezahlte und/oder noch offene Rechnungen.

Rechnungen nach Gesetzesänderung einfacher erstellen

Nach einer erfolgten Neuregelung des Steuergesetzes im Jahr 2011 sind elektronische Rechnungen laut dem Handelsblatt klassischen Rechnungen vollkommen gleichgestellt. Vor dem Inkrafttreten der Gesetzesänderung wurden Rechnungen überwiegend in Papierform versandt, sowohl an private Kunden als auch an andere Selbstständige und Unternehmer. Durch die Möglichkeit der Erstellung und des Versands von Rechnungen auf elektronischem Weg sparen Selbstständige, Unternehmer sowie Unternehmen, vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Zeit und Kosten. Einige Vorteile im Überblick:

  • Geringere Kosten durch Einsparungen beim Porto, Papier- und Druckerkosten.
  • Zeitersparnis durch den Wegfall von Laufzeiten für den Weg zur Poststelle oder Briefkasten.
  • Schnellerer Versand der Rechnungen, dadurch eine schnellere Begleichung und somit schnelleres Erzielen von Liquidität.
  • Mehr Lagerfläche steht zur Verfügung, da die Rechnungen nicht mehr in Papierform archiviert werden müssen.
  • Des Weiteren sind durch diese gesetzlichen Vereinfachungen keine qualifizierten elektronischen Signaturen mehr erforderlich.

Einsparen von Zeit und Aufwand

Gerade Selbstständige sowie KMU, beispielsweise im Handwerksbereich, profitieren von Rechnungsprogrammen, die verschiedene Funktionen bündeln, diese übersichtlich darstellen und die einfach zu handhaben sind. Durch diese integrierten Funktionen, z.B. das Erstellen und Versenden von Rechnungen und Aufträgen, werden Zeit und Aufwand bei der Buchhaltung und bei den Verwaltungsaufgaben eingespart.

Neben diesen gesetzlichen Änderungen haben sich einige Vorgaben nicht geändert. Für die Erstellung von Angeboten bzw. Rechnungen werden nach wie vor folgende Angaben benötigt:

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Lieferdatum der Ware bzw. Zeitpunkt der Erbringung der Dienstleistung
  • Empfänger
  • Informationen über konkrete Ansprechpartner auf Kundenseite
  • Betreff der Rechnung
  • Zahlungsbedingungen
  • ggf. Info über Ausweisung der Mehrwertsteuer

Moderne Buchhaltungsprogramme sorgen für eine übersichtliche Darstellung über bereits gezahlte sowie offene Rechnungen und stellen den zwischen Auftragnehmer und Kunden vereinbarte zeitliche Frist zur Begleichung der offenen Posten dar. Ist die Frist überschritten, wird die noch offene Rechnung in eine Mahnung umgewandelt.

Cloud-Lösung für zuhause und unterwegs

Eine Lücke, die den Anstoß für die Sevenit GmbH zur Entwicklung ihrer Software „sevDesk“ gegeben hat, wird im folgenden Zitat deutlich: „Es gab zu dem Zeitpunkt keine Software auf dem Markt, welche die Bedürfnisse eines Unternehmers abdeckt, der kaum Zeit im Büro verbringt oder verbringen will”, so der technische Geschäftsführer der Sevenit GmbH, Marco Reinbold, in einem Interview.

Bei sevDesk handelt es sich um eine cloudbasierte Lösung, d.h. die Software mit ihren unterschiedlichen Funktionen, welche hier eingesehen werden können, kann über den Internet-Browser bedient werden. Eine Installation des Programms ist somit nicht nötig, dies spart Speicherplatz auf dem Computer oder Laptop. Selbstständige und Unternehmer, die viel unterwegs sind, können mithilfe der Smartphone-App die Büroarbeit auch von unterwegs aus erledigen, sie bleiben somit vollkommen mobil. Des Weiteren können sie auf Geschäftsreisen oder beim Kunden vor Ort ein Angebot sowie den Lagerbestand einsehen.

Bildquellen: Bild 1: pixabay.com ©Andrys (CC0 1.0); Bild 2: pixabay.com ©TheAngryTeddy(CC0 1.0)

Dagmar Heinze

Dagmar Heinze

Ist seit dem 1. Juni 2012 bei freelance.de für das Online Marketing zuständig. "Ich freue mich bei diesem schnellwachsenden Unternehmen mitwirken zu können!"

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