Selbstständig machen – das wichtigste Büromaterial vom Drucker bis zum Stempel

Wer als Selbstständiger seine erste Büroausstattung anschafft, macht häufig einen Fehler: Es wird unorganisiert und wild drauflos gekauft, was das geplante Budget für Büromaterial schnell sprengt. Damit Selbstständige nicht in diese Kostenfalle tappen und bei all den Features und Tools für das Büro nicht den Überblick verlieren, gibt es hier die wichtigsten Tipps für die Büromaterialien zum optimalen Start.

Planung ist alles: Das sollte jeder VOR dem Einkauf der ersten Büromaterialien tun

Gerade am Anfang der Selbstständigkeit ist die Euphorie groß, schließlich beginnt ein neues Business-Kapitel. Durch diese euphorische Stimmung lassen sich Selbstständige oftmals zum Kauf unnötiger Ausstattungsgegenstände und Materialien für das Büro verleiten, was nicht nur bei der Effizienz, sondern auch bei der Budgetierung hinderlich sein kann. Deshalb gilt:

  • Vor dem Einkauf ein Budget festlegen
  • Prio-Liste anfertigen: Was brauche ich wirklich, um meine ersten Aufträge zu realisieren?
  • Entscheidung treffen: Preisbewusst einkaufen oder bevorzugt (kostenintensivere) Qualität?

Die Qualitätsfrage entscheidet oftmals über den Preis und umgekehrt. Hier hat sich in der Praxis eine ganz einfache Vorgehensweise bewährt: Dinge, die häufig in Benutzung sind, sollten ruhig qualitativ hochwertiger sein, denn sie sind nahezu unermüdlich im Einsatz und müssen so einiges aushalten. Bestes Beispiel dafür sind die Displays. Wer beispielsweise als Selbstständiger viele andere Projektbeteiligte oder sein Netzwerk koordinieren muss, sollte auf Übersicht achten und beispielsweise auf mehr als einen PC-Bildschirm setzen. Damit die Bildschirme nicht nur formschön aussehen, sondern auch Augen schonend sind, sollte hier nicht am falschen Ende gespart werden und Selbstständige auf neueste Technik zurückgreifen.

Das brauchen Selbstständige als Erstes im Büro

Die meisten Selbstständigen arbeiten bis zu einem gewissen Grad digital und meist auch an einem Arbeitsplatz. Dafür notwendig sind vor allem ein Schreibtischstuhl, der Schreibtisch selbst, Stauraum (beispielsweise Regale und/oder Schränke). Eine Beleuchtung auf dem Schreibtisch ist ebenfalls sinnvoll, denn damit wird der Blick auf die Monitore deutlich angenehmer, vor allem bei längeren Arbeitstagen, die, wie viele Selbstständige sicherlich wissen, gerade in der Anfangsphase keine Seltenheit sind.

Tipp: Bürostuhl sollte möglichst ergonomisch sein

Wer lange Zeit auf seinem Bürostuhl sitzt, sollte hier besonders auf Qualität und Ergonomie achten. Schließlich kann ein optimaler Bürostuhl dabei helfen, Folgekosten für gesundheitliche Behandlungen zu vermeiden. Falsches Sitzen kann dazu führen, dass wir Rückenprobleme haben, Kopfschmerzen bekommen oder unter anderen Begleiterscheinungen leiden. Ist das Arbeiten durch diese Beeinträchtigungen unmöglich, wäre dies für Selbstständige kontraproduktiv.

Stempel sind noch heute im Office für die Dokumentenbearbeitung wichtiges Hilfsmittel.

Alles, rund um den Schreibtisch

Wichtig sind auch Büroutensilien, wie beispielsweise Firmenstempel (u. a. mit dem Firmenlogo, dem Datum oder mit einem vorgedruckten Feld), eine Arbeitsunterlage, eine Schere, Marker oder andere Gegenstände für den Schreibtisch. Nicht zu vergessen ist die Bürotechnik, denn ohne eine PC oder Laptop sowie das Telefon/Handy oder den Drucker geht nichts. Der Internetzugang ist ebenso essenziell, denn der Trend im Business geht klar zur Digitalisierung. Deshalb wäre auch ein Multifunktionsgerät von Vorteil, denn damit lassen sich nicht nur Ausdrucke anfertigen, sondern zudem Unterlagen einscannen oder Kopien erstellen und in ein PDF-Format wandeln.

Digital oder Papier – wie sieht mein Office der Zukunft überhaupt aus?

Der Trend im Office geht klar immer mehr zur Digitalisierung. Das bringt nicht nur einen ökologischen Nutzen, sondern ist auch äußerst effizient. Werden Dokumente nicht mehr auf Papier ausgedruckt, sparen sich Selbstständige dem Platz in den Ordnern für die Aufbewahrung, das Abheften und vor allem die Kosten für den Papierkauf und die Druckerpatronen.

Trotzdem sind längst nicht alle Unternehmen, Behörden oder andere Institutionen digital vernetzt, sodass die Unterlagen immer digital vorgehalten werden müssen, um zur Not ausgedruckt werden zu können. Deshalb sind vor allem digitale Ordnungssysteme sowie ein zusätzlicher Speicherplatz für Selbstständige so wichtig.

Software für den Start – was ist wirklich notwendig?

Die Software spielt neben der klassischen Einrichtung für das Büro und die Ausstattung für den Schreibtisch eine ebenso wichtige Rolle. Gründer können beispielsweise speziell benötigte Software durch Zuschüsse der Bundesregierung fördern lassen und entsprechende Anträge bei der KfW stellen. Notwendig dafür ist ein Businessplan, der die Tragfähigkeit der Geschäftsidee bescheinigt.

Gerade spezielle Softwarelösungen können äußerst kostspielig sein, werden aber für die Umsetzung der Projekte benötigt. Grafiker oder Architekten und beispielsweise spezielle Programme, die häufig in der einmaligen Anschaffung Tausende Euro kosten. Die richtigen Softwarelösungen können aber auch deutlich günstiger ausfallen, u. a. bei der Nutzung des E-Mail-Marketings – eines der erfolgreichsten Werbemaßnahmen für Freelancer. Wer Interessenten und Kunden mit regelmäßigen E-Mails zu seinen Leistungen oder aktuellen Projekten sowie Angeboten versorgen möchte, sollte auf Profi-Lösungen zurückgreifen. E-Mail-Programme gibt es zwar schon kostenlos, das Sparen am falschen Ende könnte die Selbstständigen allerdings selbst benachteiligen.

Kostenpflichtige Programme für das E-Mail-Marketing liefern nämlich häufig viele wichtige Zusatzinformationen, beispielsweise darüber, ob diese überhaupt gelesen wurde und wie hoch die Klickrate überhaupt ist. Außerdem bieten sie oft besondere Möglichkeiten, um die E-Mails anzupassen und damit noch erfolgreicher für weitere Werbemaßnahmen/Schritte zu machen.

Digitalisierung im Büro – heute für smarte Selbstständige unverzichtbar.

Tipp: Software, welche die Finanzen erleichtert

Haben Selbstständige viele Finanzthemen zu bewältigen (beispielsweise viele Rechnungen oder Belege pro Monat), kann die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware sinnvoll sein. Sie hilft dabei, Belege zu sortieren, digital zu verwalten und die Zahlen für die Steuer vorzubereiten. Durch die Zeitersparnis können Selbstständige neue Projekte in Angriff nehmen, Umsätze generieren.

Rechtliche Absicherung für Selbstständige neben Büroausstattung unerlässlich

Zwar ist die Büroausstattung für die Umsetzung der Arbeiten und die Aufnahme der Geschäftstätigkeit elementar, aber auch die rechtliche Absicherung sollten Selbstständige nie aus den Augen verlieren. Wer sich online über soziale Netzwerke oder sogar mit einer eigenen Website präsentiert, ist beispielsweise verpflichtet, ein Impressum zu veröffentlichen. Fehlt das, kann dies teure Konsequenzen nach sich ziehen.

Der bei Selbstständigen so beliebte Weg des E-Mail-Marketings im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand birgt eine weitere Hürde: die DSGVO. Seitdem sie in Kraft ist, gelten strengere Richtlinien innerhalb der EU, um die Informationen der Verbraucher zu schützen. So muss beispielsweise die ordnungsgemäße Speicherung der userrelevanten Daten durch die Unternehmer nachgewiesen werden und die Verbraucher müssen detailliert Zustimmung dazu geben, welche Daten überhaupt gespeichert werden dürfen. Wer sich an die neue DSGVO-Regelung nicht hält, kann abgemahnt werden und muss mit empfindlichen Strafzahlungen rechnen.

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