Telefonservice für Freelancer: So funktioniert effiziente Arbeitsteilung heute!

Als Experten sind Freelancer für immer mehr Unternehmen heute unverzichtbar: Die Kapazitäten des Unternehmens können so flexibel mit hoher Fachkompetenz ergänzt werden. Und auch die freien Mitarbeiter profitieren durch einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag davon. Allerdings konkurriert Flexibilität mit Effizienz; sind die Arbeitsprozesse von Freelancern nicht optimal organisiert, kann es leicht dazu kommen, das Zeiten des Leerlaufs entstehen oder Aufträge gar abgelehnt werden müssen. Ein externer Telefonservice kann dem Freiberufler Tätigkeiten abnehmen, die viel Zeit kosten, aber nicht zu seinen Kernkompetenzen gehören.

Arbeitsteilung in jedem Unternehmen Alltag

In jedem Unternehmen ist die Arbeitsteilung vollkommen eindeutig: Bürokräfte übernehmen sämtliche administrative Tätigkeiten und profitieren damit bei der Erstellung von Rechnungen oder dem Kundenservice von ihrer Erfahrung. Die Kernkompetenzen einer Firma werden aber den Fachkräften übertragen, die idealerweise ihre gesamte Arbeitszeit produktiv verbringen sollten – und nicht damit, zwischendurch Unterlagen abzuheften. Bei Freelancern greift dieses logische Prinzip der Optimierung aus nachvollziehbaren Gründen nicht: Als freier Mitarbeiter ist es kaum möglich, eine weitere Arbeitskraft voll auszulasten. Während einfache Bürotätigkeiten in der Regel noch neben der Arbeit erledigt werden können, kosten vor allem die Kundenanfragen viel Zeit. Für einen flexiblen Unternehmensberater, Grafiker oder Webdesigner ist es aber ebenfalls keine Option, nicht erreichbar zu sein. Die wenig befriedigende Konsequenz daraus ist in der Praxis zumeist, dass der Arbeitsfluss durch häufige Anrufe unterbrochen wird und die Produktivität darunter stark leidet. Besonders tückisch ist dabei, dass dieser Zeit- und Effizienzverlust (Tipps dagegen gibt es hier) häufig noch nicht einmal bemerkt wird.

Externer Büroservice nimmt Anrufe entgegen

Hier könnte ein externer Büroservice eine Lösung darstellen: Durch einen Dienstleister wird die telefonische Erreichbarkeit in einem durch den Freelancer festgelegten Zeitraum sichergestellt. Welche Leistungen durch den Büroservice konkret übernommen werden können, kann ebenfalls durch den Freiberufler definiert werden. Denkbar ist beispielsweise, dass der Anrufer sein Anliegen notieren lässt. Der Freelancer erhält dann vom Dienstleister per SMS eine Information über diesen Anruf, samt Gesprächsinhalt, Anrufername und -Nummer. Auf Wunsch kann auch vereinbart werden, dass bestimmte Kunden direkt durchgestellt werden. Der Vorteil liegt somit nicht nur in der geringeren Stressbelastung, sondern auch in der Tatsache, dass kein Anrufer mehr auf die Mailbox sprechen muss. Ein automatischer Anrufbeantworter wird von den meisten Interessenten als mangelnde Erreichbarkeit interpretiert und sorgt nicht selten für einen Auftragsverlust. Wer dauerhaft schlecht erreichbar ist, wird es kaum schaffen, sich einen treuen Kundenstamm aufzubauen. Außerdem punktet ein externer Büroservice durch die Flexibilität: Anders als feste Angestellte müssen keine Urlaubs- oder Krankheitszeiten einkalkuliert werden. Zudem ist die Dienstleistung skalierbar: Der Umfang der Inanspruchnahme richtet sich genauso wie die Höhe der Kosten nach dem Bedarf, ohne dass Fixkosten entstehen.

Fazit: Externer Büro- und Telefonservice kann Freelancer entlasten
Für große Unternehmen ist Outsourcing schon lange das Mittel der Wahl, um sich auf die wertschöpfenden Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Neuerdings können auch Freelancer genau das tun: Gerade hier wird häufig viel Zeit mit administrativen Tätigkeiten genutzt, die bei Weitem nicht der eigentlichen Qualifikation entsprechen. Vor allem der heute notwendige Kundenservice kann Schuld daran sein, dass viel Zeit und Energie für die Kerntätigkeiten verloren geht. Ein externer Dienstleister, wie der Telefonservice von Bueroservice24.de, stellt telefonische Erreichbarkeit sicher und sorgt dafür, dass der Freiberufler nicht durch ständige Anrufe von seiner Arbeit abgehalten wird.

Dagmar Heinze

Dagmar Heinze

Ist seit dem 1. Juni 2012 bei freelance.de für das Online Marketing zuständig. "Ich freue mich bei diesem schnellwachsenden Unternehmen mitwirken zu können!"

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