{"id":13939,"date":"2019-06-17T12:49:50","date_gmt":"2019-06-17T10:49:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.freelance.de\/blog\/?p=13939"},"modified":"2024-02-02T16:53:38","modified_gmt":"2024-02-02T15:53:38","slug":"zeitmanagement-fur-selbstandige","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.freelance.de\/blog\/zeitmanagement-fur-selbstandige\/","title":{"rendered":"Das ultimative Zeitmanagement f\u00fcr Selbst\u00e4ndige"},"content":{"rendered":"\n

Manchmal w\u00fcnschte ich mir, ich w\u00e4re ein Vampir, oder wenigstens ein Werwolf. Das w\u00fcrde die ganze Work-Life-Balance<\/a> einfacher machen, \u00fcber die die Leute st\u00e4ndig reden. Aber leider bin ich nur ein Mensch, was hei\u00dft, dass ich schlafen muss, und mein Tag nur aus 24 Stunden besteht. Eigentlich zu wenig f\u00fcr einen ehrgeizigen Freelancer.
F\u00fcr mich hei\u00dft das, dass ich das das Beste aus meiner Zeit machen muss. Deshalb ist mir Zeitmanagement so wichtig, und deshalb schreibe ich diesen Beitrag.<\/p>\n\n\n\n

Wieso gutes Zeitmanagement den Umsatz erh\u00f6ht<\/h2>\n\n\n\n

Selbstst\u00e4ndige werden meistens pro Stunde bezahlt \u2013 also hei\u00dft Zeitmanagement auch Finanzmanagement. Jeder Freelancer hat einen Stundensatz, aber\u00a0ein h\u00f6herer Stundensatz bedeutet nicht direkt einen h\u00f6heren Umsatz im Monat oder im Jahr.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Was ist damit gemeint? Bei dem\nselbstst\u00e4ndigen Arbeiten gibt es berechnete und unberechnete Zeit. Man k\u00f6nnte\nzeitaufw\u00e4ndige Aktionen auch in produktiv und ablenkend einteilen. Um den\ntats\u00e4chlichen Wert der Zeit (und meines Umsatzes) herauszufinden, tracke ich meine\nAktionen und analysiere sie. Ich kann nur meine produktiv genutzte Zeit in\nStunden berechnen. Eine Erh\u00f6hung der Stunden, die\nberechnet werden kann<\/em>, ist genauso wichtig wie der Stundensatz\nselbst. Um meine Zeit produktiv zu nutzen und h\u00e4ufiger zu berechnen, brauche\nich gutes Zeitmanagement.<\/p>\n\n\n\n

Die drei Grunds\u00e4tze des ultimativen Zeitmanagement<\/h2>\n\n\n\n

Egal welche Tools oder welche Gliederung ich f\u00fcr mein Zeitmanagement verwende, es gibt dabei drei Grunds\u00e4tze, die ich immer befolge.<\/p>\n\n\n\n

Dem eigenen Management vertrauen.<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Wenn ich mir selbst eine Aufgabe gebe, dann muss ich mir zu 100% sicher sein k\u00f6nnen, dass ich daran zur richtigen Zeit erinnert werde. Was bringt eine Erinnerung daran, mein HDMI Kabel zur Pr\u00e4sentation zu bringen, wenn ich schon im Meetingraum stehe?<\/p>\n\n\n\n

Die Tools so einfach wie m\u00f6glich halten.<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Wenn ich \u00fcber 5 Minuten brauche, nur um \u201eFrau Bergmann in einer Stunde anrufen\u201c einzutragen, dann ist das nicht effektiv. Ich w\u00fcrde anfangen, meine Termine schnell auf ein Schnipsel Papier zu schreiben, den Handywecker zu benutzen, oder sie einfach zu vergessen.<\/p>\n\n\n\n

Die Tools jederzeit erreichbar machen.<\/strong><\/h4>\n\n\n\n

Was habe ich immer dabei? Mein Handy zum Beispiel. Vergessen Sie Notizb\u00fccher und Terminkalender. Die bringen nichts, wenn Sie gerade in einem Restaurant sitzen, auf die Rechnung warten und sich daran erinnern wollen, wen Sie anrufen sollten. In meinem Handy kann ich jederzeit Dokumente, Kontaktinformationen, Standorte und Notizen bei mir haben, nur wenige Klicks entfernt.<\/p>\n\n\n\n

Das ultimative Zeitmanagement umsetzen<\/h2>\n\n\n\n

Die To Do Liste <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Seit der Grundschule haben mich meine\nEltern dazu angehalten, den Zeitplan f\u00fcr den folgenden Tag zu festzulegen. Das\nwar wahrscheinlich die erste Zeitmanagement<\/a> Methode,\ndie ich benutzt habe: Eine einfache To Do Liste. Es ist eine gute Idee,\nbesonders, wenn man viel zu tun hat. Aber ich hatte ein Problem: Wenn ich eine\nAufgabe nicht erledigt habe, fiel sie auf den n\u00e4chsten Tag.<\/p>\n\n\n\n

Mit\ndieser Methode, kann es ein, dass nur eine einzige verschobene Aufgabe sich immer\nweiter verschiebt, bis ich die Liste nach ein paar Tagen wegschmei\u00dfe, statt sie\nimmer l\u00e4nger und unm\u00f6glicher werden zu lassen. Es gibt au\u00dferdem keine Priorit\u00e4t\nder Aufgaben, weshalb unwichtige die wichtigen verdr\u00e4ngen k\u00f6nnen. Auch wenn man\n\u00fcberraschend etwas Dringendes zu tun hat, ist der Plan zerst\u00f6rt.<\/p>\n\n\n\n

Der Terminkalender<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Nat\u00fcrlich\nist der n\u00e4chste Schritt dann, einen Kalender zu benutzen. Statt nur f\u00fcr den\nn\u00e4chsten Tag zu planen, kann man Termine und Aufgaben auf die n\u00e4chsten Wochen\nverteilen und, wenn n\u00f6tig, etwas auf einen anderen, besser passenden Tag\nverschieben.<\/p>\n\n\n\n

Seinen\nKalender gut zu f\u00fchren ist n\u00fctzlich und wichtig. Aber wenn man ihn f\u00fcr alle\nArten von Aufgaben benutzt, st\u00f6\u00dft man an gewisse Grenzen:<\/p>\n\n\n\n

  • Viele Aufgaben geh\u00f6ren nicht zu einem\nbestimmten Zeitpunkt<\/li>
  • Verschiedene T\u00e4tigkeiten haben verschiedene\nKontexte, zum Beispiel Treffen mit Freunden, Arbeitsaufgaben, weniger\ndringliche Aufgaben, Termine mit Gesch\u00e4ftspartnern. Ein einziger Kalender\npasst nicht auf alles.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    Das\nhei\u00dft, ein Kalender ist zwar ein grundlegendes Hilfsmittel f\u00fcr die Zeitplanung,\npasst aber nur auf zeitlich gebundene Aufgaben oder Termine.<\/p>\n\n\n\n

    Erst Kalender, dann To Do Liste<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Was\nkannst du mit den Aufgaben machen, die nicht in den Terminkalender geh\u00f6ren?\nGanz einfach: Das verwenden, was nicht an eine Zeit gebunden ist: To Do Listen.\nAufz\u00e4hlungen sind einfach und effektiv zu benutzen.<\/p>\n\n\n\n

    Wenn\nich Aufgaben habe, die nicht in einem bestimmten Zeitraum fertig sein m\u00fcssen,\ndann sind sie auch noch relevant, nachdem ich zum Beispiel aus dem Urlaub zur\u00fcckgekommen\nbin. Bei einem Kalender m\u00fcsste ich die verpassten Aufgaben wieder und wieder\nverlegen.<\/p>\n\n\n\n

    Ungeliebte Arbeit delegieren.<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Der\nSinn des Zeitmanagements ist es, meine Aufgaben und Termine effektiv zu\nstrukturieren, aufbauend auf der Wichtigkeit, Dringlichkeit und Komplexit\u00e4t der\nAufgaben. Aber es gibt einen weiteren Aspekt:<\/p>\n\n\n\n

    Ich\nwill meine Zeit darauf verwenden k\u00f6nnen, Probleme effizient zu l\u00f6sen, die\nniemand anderes schneller oder besser l\u00f6sen k\u00f6nnte.
    \nAufgaben, die ich ausf\u00fchre, sollten mir Freude bereiten. Das bringt mich zu dem\nThema Delegation. Es gibt viele Ausreden, nicht zu delegieren, wie z.B. der\nAufwand, es der anderen Person zu erkl\u00e4ren, oder dass man kein Geld f\u00fcr\nDienstleistungen ausgeben will, die man selbst (wenn auch schlechter)\ndurchf\u00fchren k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n

    Deshalb\nempfehle ich, bei den folgenden Kriterien zu delegieren:<\/p>\n\n\n\n

    • Wenn mich die Aufgabe langweilt.<\/li>
    • Wenn sie jemand anderes sehr spannend\nfindet.<\/li>
    • Wenn jemand anderes sie zu 80% so gut\nausf\u00fchren kann wie ich.<\/li>
    • Wenn es mich weniger kostet, sie zu\ndelegieren, als sie selbst zu erf\u00fcllen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

      Es\ngeht dabei nicht nur darum, Stundens\u00e4tze zu vergleichen. Es geht auch um die\nunproduktive Zeit, die man selbst damit verbringt, sich einzuarbeiten, w\u00e4hrend\neine andere Person bereits mit Vorwissen starten k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n

      Nicht\njede Situation muss alle Kriterien erf\u00fcllen. Letztendlich entscheide ich\nsituationsabh\u00e4ngig, und gehe mit meinem Bauchgef\u00fchl \u2013 was auch nur ein anderes\nWort f\u00fcr unbewusste Erfahrung ist.<\/p>\n\n\n\n

      Optimieren und automatisieren.<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

      Wie\nso viele arbeite ich meistens digital, und die Technik erlaubt es mir, sich\nwiederholende Aufgaben abzuk\u00fcrzen. Wenn ich nur 3 Sekunden (wie beim Kopieren\nund Einf\u00fcgen von Text) sparen kann, das aber 120 Mal am Tag tue, und das an\njedem Werktag, dann spare ich mir \u00fcber zwei Stunden monatlich. Hier sind drei\nkonkrete Tipps, um eine Vorstellung zu geben, wie man seine eigenen Prozesse\noptimieren und automatisieren kann:<\/p>\n\n\n\n

      • So oft wie m\u00f6glich Tastenkombinationen benutzen.<\/strong> Von\nden Basics: Strg + C <\/em>(kopieren), Strg + V <\/em>(einf\u00fcgen), Strg + X <\/em>(ausschneiden), zu komplizierteren\nHotkeys wie Strg + T + Umschalt<\/em> (den\nzuletzt geschlossenen Tab im Browser wieder \u00f6ffnen) (beim Mac: Statt Strg <\/em>immer Cmd<\/em>) spart mir jede Kombination\nwertvolle Sekunden.<\/li>
      • Den Arbeitsplatz anpassen.<\/strong> Oft\nmuss ich Inhalte von Dokumenten \u00fcbertragen, oder basierend auf Informationen\nanpassen. Meine zwei Bildschirme helfen dabei enorm. Meinen Laptop benutze ich\nau\u00dferdem als PC, um mobil zu bleiben.<\/li>
      • An nur einer Aufgabe gleichzeitig\narbeiten. <\/strong>Wenn ich konzentriert arbeite mache ich\nweniger Fehler und muss mich nicht neu einarbeiten, auch das spart mir Zeit.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

        Achtung:\nBei den vielen M\u00f6glichkeiten der Technik kann es passieren, dass man mehr Zeit\ndamit verbringt, den Aufgabenprozess zu optimieren, als mit den eigentlichen\nUmsetzungen. Die Perfektionisten unter uns kennen das Problem gut. Obwohl\nAutomatisierung n\u00fctzlich ist, muss man manchmal auch einfach anfangen.<\/p>\n\n\n\n

        Zeitmanagement mit Leichtigkeit umsetzen.<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

        Bauen\nSie sich Ihr eigenes Zeitmanagementsystem auf. Digitale Tools sind der beste\nWeg, um dabei auch Ihr Verhalten zu verfolgen und anzupassen.<\/p>\n\n\n\n

        Ich\nbenutze Google Calendar als Terminkalender, RememberTheMilk als App f\u00fcr To Do\nListen und RescueTime, um zu verstehen, womit ich meine Zeit letztendlich\nwirklich verbringe.<\/p>\n\n\n\n

        Themen,\ndie ich in unter 20 Minuten abhaken kann, setze ich direkt um. Aufgaben, die\nkein besonderes Zeitlimit haben, f\u00fcge ich bei RememberTheMilk in die jeweilige\nThemenliste hinzu. F\u00fcr Aufgaben mit klaren Deadlines oder Terminen benutze ich\nden Terminkalender. Bei Aufgaben, die sich in bestimmten Abst\u00e4nden wiederholen,\nnutze ich sowohl meine To Do Liste als auch den Kalender.<\/p>\n\n\n\n

        Die Gliederung meiner To Do Listen:<\/h4>\n\n\n\n
        • Abwarten<\/em> \u2013 z.B. bei\nProjekten, an denen ich in einem Team arbeite und auf die Arbeit der Anderen\nwarte.<\/li>
        • Als N\u00e4chstes<\/em> \u2013\nDie Aufgaben mit der h\u00f6chsten Priorit\u00e4t, die du auf die Termine folgend\nabarbeitest.<\/li>
        • Einkaufen<\/em> \u2013 Alle Aufgaben,\nf\u00fcr die du physisch losgehen und etwas kaufen musst, wie zum Beispiel\nLebensmittel.<\/li>
        • PC<\/em> \u2013 Die digital zu erledigenden\nAufgaben.<\/li>
        • Kontakt <\/em>\u2013\nJemanden anrufen oder treffen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

          Alle Aufgaben mit Deadlines oder Terminen\naus dem Kalender erledige ich als Erstes in der vorgegebenen Zeit. Dann wende\nich mich den Listen zu, angefangen mit dem, was gerade am besten passt (wenn\nich z.B. bereits im Supermarkt bin nehme ich \u201aEinkaufen<\/em>\u201a) oder was\nam Dringlichsten ist (\u201aAls N\u00e4chstes<\/em>\u201a).<\/p>\n\n\n\n

          Heute organisieren, morgen Zeit sparen.<\/h3>\n\n\n\n

          Ich\nlasse mich von meinem System f\u00fchren. Zeitmanagement hilft mir nicht nur dabei,\nden Tag richtig zu starten und zu organisieren, sondern dient mir auch als\nErinnerung an Ziele und den bisherigen Fortschritt.<\/p>\n\n\n\n

          Verschwenden Sie keine Zeit und Energie mehr darauf, sich an das zu erinnern, was Sie tun sollten oder um herauszufinden, was Sie tun m\u00f6chten. Wenn Sie mit dem ultimativen Zeitmanagement anfangen, werden Ihre Tools Ihnen das Richtige sagen. <\/p>\n

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