{"id":32523,"date":"2024-10-29T09:00:00","date_gmt":"2024-10-29T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.freelance.de\/blog\/?p=32523"},"modified":"2025-05-22T17:00:41","modified_gmt":"2025-05-22T15:00:41","slug":"e-rechnungspflicht-fuer-freelancer-was-sie-wissen-muessen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.freelance.de\/blog\/e-rechnungspflicht-fuer-freelancer-was-sie-wissen-muessen\/","title":{"rendered":"E-Rechnungspflicht f\u00fcr Freelancer: Was Sie wissen m\u00fcssen"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"lead\"><strong>Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine umfassende E-Rechnungspflicht f\u00fcr<br>Unternehmen im B2B-Bereich in Kraft. Das bedeutet, dass auch Freelancer, die<br>mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten, verpflichtet sind, elektronische<br>Rechnungen (E-Rechnungen) auszustellen und zu empfangen. Was genau die<br>E-Rechnung bedeutet, f\u00fcr wen sie verpflichtend ist und wie Freelancer diese<br>neue Herausforderung erfolgreich meistern k\u00f6nnen, erfahren Sie hier.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"800\" height=\"400\" src=\"https:\/\/www.freelance.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Blogbild-E-Rechnungspflicht-Was-Sie-wissen-muessen.png\" alt=\"E-Rechnungspflicht f\u00fcr Freelancer\" class=\"wp-image-32526\" srcset=\"https:\/\/www.freelance.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Blogbild-E-Rechnungspflicht-Was-Sie-wissen-muessen.png 800w, https:\/\/www.freelance.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Blogbild-E-Rechnungspflicht-Was-Sie-wissen-muessen-300x150.png 300w, https:\/\/www.freelance.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/Blogbild-E-Rechnungspflicht-Was-Sie-wissen-muessen-768x384.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"jump-link\"><a href=\"#Investition\">Zu den Highlights <strong>\u2935<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Was ist eine E-Rechnung<\/strong>?<\/h2>\n\n\n\n<p>Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die komplett digital erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zur klassischen Papierrechnung l\u00e4uft bei der E-Rechnung das gesamte Handling von der Ausstellung bis zur Archivierung digital. Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, muss die E-Rechnung bestimmte Kriterien erf\u00fcllen, z. B. eine elektronische Signatur enthalten und in einem genormten Format vorliegen, wie etwa <strong>ZUGFeRD<\/strong> oder <strong>XRechnung<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Anforderungen an elektronische Rechnungen <\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Eine E-Rechnung muss bestimmten Vorgaben entsprechen, um automatisch maschinell verarbeitet werden zu k\u00f6nnen. Statt reiner Bilddateien wie TIFF, PNG oder PDF sowie Word-Dokumenten oder eingescannten Papierrechnungen muss das Format strukturiert und in XML vorliegen. Diese Ma\u00dfnahme soll sicherstellen, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und nicht als \u201esonstige Rechnung\u201c betrachtet wird.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Welche Standards f\u00fcr E-Rechnungen gibt es? <\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>In der Praxis kommen verschiedene E-Rechnungsformate zum Einsatz, die je nach Auftraggeber und Land variieren. Die wichtigsten Formate f\u00fcr Freelancer sind:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>1. XRechnung <\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>XRechnung ist der Standard, der von \u00f6ffentlichen Auftraggebern in Deutschland verlangt wird. Dieser Standard ist maschinenlesbar und besteht ausschlie\u00dflich aus strukturierten XML-Daten, die \u00fcber definierte Kan\u00e4le, wie z. B. das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE), \u00fcbermittelt werden.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Verwendung<\/strong>: Verpflichtend f\u00fcr alle Rechnungen an \u00f6ffentliche Auftraggeber.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Vorteile<\/strong>: Automatisierte Verarbeitung, hohe Datensicherheit.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Kostenvergleich Festangestellter versus Interim Manager<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>2. ZUGFeRD <\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer visuell ansprechenden PDF-Version. Das macht es f\u00fcr Freelancer besonders praktisch, da die Rechnung sowohl elektronisch verarbeitet als auch als traditionelles PDF gespeichert oder ausgedruckt werden kann.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Verwendung<\/strong>: Besonders geeignet f\u00fcr Freelancer, die sowohl mit Unternehmen als auch \u00f6ffentlichen Auftraggebern arbeiten.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Vorteile<\/strong>: Flexible Nutzung dank PDF-Integration, einfache Archivierung.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>3. Peppol<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europaweiter Standard, der besonders im internationalen Handel genutzt wird. Viele europ\u00e4ische Staaten setzen auf Peppol f\u00fcr die Abwicklung von E-Rechnungen, was es f\u00fcr Freelancer im grenz\u00fcberschreitenden Gesch\u00e4ft n\u00fctzlich macht.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Verwendung<\/strong>: Ideal f\u00fcr internationale Rechnungen an Auftraggeber in der EU.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Vorteile<\/strong>: EU-weite Standardisierung, hohe Interoperabilit\u00e4t.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Insbesondere f\u00fcr kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbstst\u00e4ndige ist das ZUGFeRD\/XRechnungsformat eine gute M\u00f6glichkeit, die neuen Pflichten mit minimalem Aufwand umzusetzen. Diese hybride Rechnungsform erm\u00f6glicht es Privatkunden, die PDF-Datei mit g\u00e4ngigen PDF-Viewern anzuzeigen und gegebenenfalls \u00fcber ihre Bankensoftware zu verarbeiten.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Wahl des Formats und Empf\u00e4ngeranforderungen <\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p id=\"highlights\">In vielen F\u00e4llen kannst du als Freelancer selbst entscheiden, welches Format du f\u00fcr deine E-Rechnungen verwenden m\u00f6chtest. Allerdings kann es sein, dass deine Auftraggeber bestimmte Anforderungen an das Rechnungsformat stellen. Beispielsweise verlangen \u00f6ffentliche Auftraggeber in der Regel Rechnungen im <strong>XRechnungsformat<\/strong>. Auch bei internationalen Gesch\u00e4ftspartnern kann es Vorgaben geben, etwa das <strong>Peppol-Netzwerk<\/strong>, das in Europa weitverbreitet ist.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht <\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschlie\u00dflich Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) und nicht solche, die an Privatkunden gestellt werden. Au\u00dferdem sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Leistungen (z. B. im Gesundheits- und Sozialbereich) von der Pflicht ausgenommen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Buchhaltungstools f\u00fcr Freelancer: Unterst\u00fctzung bei der Umstellung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden, ist es sinnvoll, ein Buchhaltungstool zu nutzen, das die relevanten Standards unterst\u00fctzt. Hier sind einige Tools, die sich f\u00fcr Freelancer besonders gut eignen:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>1. <a href=\"https:\/\/www.accountable.de\/freelance-de-accountable\/?utm_source=freelancede&amp;utm_medium=cta&amp;utm_campaign=partner\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Accountable<\/a><\/strong><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unterst\u00fctzte Formate<\/strong>: X-Rechnung, Peppol-Netzwerk, ZUGFeRD ist bereits in Planung.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Besonderheiten<\/strong>: Accountable ist ein All-in-One-Tool, das speziell f\u00fcr Einzelunternehmer entwickelt wurde. Neben der M\u00f6glichkeit, E-Rechnungen zu versenden und die Buchhaltung zu f\u00fchren \u2013 wie bei vielen anderen Tools \u2013 k\u00f6nnen Nutzer auch alle relevanten Steuererkl\u00e4rungen direkt in der App erledigen. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>2. <a href=\"https:\/\/office.lexware.de\/steuerberater\/e-rechnungspflicht\/\">Lexware Office<\/a><\/strong><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unterst\u00fctzte Formate<\/strong>: XRechnung, ZUGFeRD<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Besonderheiten<\/strong>: lexoffice ist ein benutzerfreundliches Buchhaltungstool, das speziell auf kleine Unternehmen und Freelancer zugeschnitten ist. Mit wenigen Klicks lassen sich E-Rechnungen im richtigen Format erstellen und versenden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>3. <a href=\"https:\/\/sevdesk.de\/funktion-e-rechnung\/\">sevDesk <\/a><\/strong><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unterst\u00fctzte Formate<\/strong>: XRechnung, ZUGFeRD<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Besonderheiten<\/strong>: Diese cloudbasierte Software erm\u00f6glicht die einfache Erstellung von E-Rechnungen und bietet zudem viele weitere Funktionen wie das automatische Erfassen von Belegen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>4<\/strong>. <a href=\"https:\/\/www.buhl.de\/buero\/e-rechnungen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">WISO MeinB\u00fcro<\/a><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unterst\u00fctzte Formate<\/strong>: XRechnung, ZUGFeRD<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Besonderheiten: <\/strong>Besonders f\u00fcr Freelancer, die regelm\u00e4\u00dfig Rechnungen an Unternehmen oder \u00f6ffentliche Auftraggeber stellen, bietet Wiso MeinB\u00fcro eine einfache M\u00f6glichkeit, den Rechnungsprozess zu automatisieren.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>5. <a href=\"https:\/\/e-rechnungsplattform.datev.de\/?utm_campaignid=21373728399&amp;utm_campaign=GSP(BK)DATEV-UnternehmeneRechnung&amp;utm_adset=alwayson&amp;utm_adid=702456119711&amp;utm_target=unternehmen&amp;utm_objective=traffic&amp;utm_audience=searchintent&amp;utm_source=sea&amp;utm_medium=sum-keywordadvertising&amp;utm_author=m1311&amp;gad_source=1&amp;gclid=EAIaIQobChMIr8rIspykiQMV-5GDBx3Q9TZTEAAYASAAEgK6n_D_BwE\">DATEV Eg<\/a><\/strong><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unterst\u00fctzte Formate<\/strong>: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Besonderheiten<\/strong>: DATEV ist besonders f\u00fcr diejenigen Freelancer geeignet, die umfangreichere Buchhaltungs- und Steueranforderungen haben. Es unterst\u00fctzt alle g\u00e4ngigen E-Rechnungsstandards und bietet umfassende Funktionen f\u00fcr Steuerberatung und Finanzmanagement.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>6. <a href=\"https:\/\/www.sumup.com\/de-de\/rechnungen\/e-rechnung-pflicht\/\">SumUp<\/a><\/strong><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unterst\u00fctzte Formate<\/strong>: ZUGFeRD, XRechnung<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Besonderheiten<\/strong>: SumUp bietet eine einfache L\u00f6sung zur Rechnungsstellung f\u00fcr Freelancer, die schnelle und unkomplizierte Zahlungen sowie die Einhaltung der E-Rechnungspflicht sicherstellen m\u00f6chten. Ideal f\u00fcr kleinere Unternehmen, die flexibel arbeiten wollen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>7. <a href=\"https:\/\/deu01.safelinks.protection.outlook.com\/?url=https%3A%2F%2Fwww.orgamax.de%2F%3Futm_source%3Demailsignatur%26utm_medium%3Demail%26utm_campaign%3Dneueprodukte&amp;data=05%7C02%7Csofiya.reif%40freelance.de%7Ced54423731804887dd1f08dd0e27a5b4%7C5846b1298c984422b5285c15a8f724b7%7C0%7C0%7C638682285647931129%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&amp;sdata=7pPI09S%2B5Bbsb0En1Y1bZsHwSs7qWXPaBXKBfdHn2pI%3D&amp;reserved=0\">orgaMAX Buchhaltung<\/a><\/strong><\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Unterst\u00fctzte Formate<\/strong>: ZUGFeRD, XRechnung<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Besonderheiten<\/strong>: E-Rechnungen sind mit orgaMAX so einfach wie jede andere Rechnung. Ein Klick, und die E-Rechnung steht im gew\u00fcnschten Format bereit. Eingehende E-Rechnungen werden vollautomatisch ausgelesen. Ideal f\u00fcr alle, die effizient und gesetzeskonform arbeiten m\u00f6chten \u2013 auch ohne spezielle Vorkenntnisse.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Wichtige Fristen zur E-Rechnungspflicht<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Ab <strong>1.1.2025<\/strong> m\u00fcssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nicht-elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empf\u00e4ngers bis zum 31.12.2026 zul\u00e4ssig. <\/p>\n\n\n\n<p>Ab <strong>1.1.2027<\/strong> sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von \u00fcber \u20ac800.000 verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Nicht-elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empf\u00e4ngers zul\u00e4ssig, wenn der Jahresumsatz geringer als 800.000 \u20ac ist. <\/p>\n\n\n\n<p>Ab <strong>1.1.2028<\/strong> gilt diese Pflicht f\u00fcr alle Steuerzahler, einschlie\u00dflich Freiberufler und kleiner Unternehmen. Nicht-elektronische Rechnungen k\u00f6nnen unter keinen Umst\u00e4nden akzeptiert werden. <\/p>\n\n\n\n<p id=\"Investition\">Das Verst\u00e4ndnis dieser Fristen ist von gro\u00dfer Bedeutung. Ein Versto\u00df gegen diese Vorgaben kann zu Bu\u00dfgeldern oder betrieblichen Einschr\u00e4nkungen f\u00fchren. Daher ist eine rechtzeitige Vorbereitung unerl\u00e4sslich, um m\u00f6gliche negative Folgen zu vermeiden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Das Wichtigste f\u00fcr Sie zusammengefasst <\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Die E-Rechnungspflicht betrifft mittlerweile nicht nur gro\u00dfe Unternehmen, sondern auch Freelancer, die mit \u00f6ffentlichen Auftraggebern oder Unternehmen im B2B Bereich zusammenarbeiten. Die Wahl des richtigen Formats, sei es XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol, h\u00e4ngt von den Anforderungen des Auftraggebers ab. Mit den richtigen Tools l\u00e4sst sich der Prozess der E-Rechnungserstellung und -versendung jedoch problemlos in den Arbeitsalltag integrieren. Freelancer sollten sich daher fr\u00fchzeitig \u00fcber die Anforderungen informieren und eine geeignete Softwarel\u00f6sung w\u00e4hlen, um rechtliche Vorgaben zu erf\u00fcllen und Zahlungsverz\u00f6gerungen zu vermeiden.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Investition in ein passendes Buchhaltungstool lohnt sich \u2013 nicht nur zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, sondern auch zur Optimierung der eigenen Prozesse.<\/p>\n\n\n\n<p><strong><strong>Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht finden Sie auf der folgenden Website:<\/strong><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Bundesministerium des Innern und f\u00fcr Heimat:&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.e-rechnung-bund.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/www.e-rechnung-bund.de\/<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Lexware eBook: <a href=\"https:\/\/www.lexware.de\/tools\/ebook-e-rechnung\/\">E-Rechnung <\/a><\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n<div style='text-align:center' class='yasr-auto-insert-visitor'><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Lesedauer: ca. 4 Minuten<br \/>\nAb dem 1. 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