Virtual Assistant - SE

1/2017 – offen

Office Management / Administrative Unterstützung:
• Erstellung von Dokumentenvorlagen & Präsentationen
• Übersetzungen von Dokumenten und Email-Korrespondenz D/E
• Erstellung von Angeboten, Rechnungen

Ablauforganisation, Fremdsprachenkorrespondent, Fakturier- / Mahnwesen

6/2016 – 4/2017

- Sales & Marketing:
• Konzeption der Print-Medien
• Konzeption der Website
• Implementierung der Hotelsoftware Protel Air
• Interner Administrator für Protel Air
- Rezeption/Reservierung:
• Implementierung, Aufbau und Steuerung der Online-Reservierungssysteme
• Gruppenreservierungen
• Angebotserstellung und Follow-ups
• Rechnungsstellung und – kontrolle, Mahnwesen
- Hotel Management:
• Erstellung von Statistiken: Umsatz, Hotel, Personal
• Personalwesen:
o Stellenanzeigen
o Bewerbergespräche
o Kontrolle der Arbeitszeiten
o Dienstplangestaltung
o Training der neuen Mitarbeiter:
- Einführung in den Gebrauch von Apple iMac/MacBook
- Einführung in Protel Air

Organisation (allg.), Ablauforganisation, Unternehmensstruktur, Arbeitszeit- / Gleitzeitsysteme, Personalverwaltung, Personalplanung, Fremdsprachenkorrespondent, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Preis- / Konditionengestaltung, CRM (Customer Relationship Management), Kassenwesen, Fakturier- / Mahnwesen, Schulung / Coaching (allg.), Einkauf (allg.)

4/2016 – 6/2016

- Assistenz für die Geschäftsführerin
- Organisation von Reisen, Buchung von Hotels und Mietwagen
- Verwaltung der Besprechungsräume
- Koordination der Firmenfahrzeuge

Organisation (allg.), Ablauforganisation, Projektassistenz, Ablauf- / Terminmanagement, Fremdsprachenkorrespondent, Büroorganisation, Event Marketing / Event management

11/2015 – 3/2016

Assistenz für den Sales Manager D-A-CH
- Sales Administration:
• Angebotserstellung und Follow-ups
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungsstellung und -kontrolle
Buchhaltung: Vorbereitung der Monatsabschlüsse
IT: Implementierung des ERP

Angebotskalkulation, Fremdsprachenkorrespondent, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Presales, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Fakturier- / Mahnwesen, Auftragsabrechnung

11/2012 – 10/2015

- Assistenz für das Executive Committee (Management Team)
• Allgemeine Administration
• Erstellung von Präsentation auf Deutsch und Englisch
• Fachliche Übersetzungen Englisch/Deutsch
• Terminkoordination für den Fabrikdirektor sowie das Executive Committee
• Reisekostenabrechnungen
• VISA und P-Card Abrechnungen
• Organisation von Telefon-/Videokonferenzen
- Kommunikation:
• Content Management und Konzeption des Intranets
• Interne Kommunikation
- Leitung des Empfangs und der Telefonzentrale:
• Besucherempfang
• Sicherheitsunterweisung der Besucher
- Eventmanagement:
• Organisation von internen und externen Firmenevents
• Organisation von Meetings, Seminaren, Incentives
• Verwaltung der Besprechungsräume
- Travelmanagement:
• Organisation von Reisen, Buchung von Hotels und Mietwagen
• Vertragsabsprachen mit Hotels
- Officemanagement:
• Postein- und –ausgang
• Bestellwesen mittels SAP
• Supplier Management
• Purchase Management Büromaterial, Zeitschriftenabonnements
• SOD (Segregation of Duty) Kontrollen im SAP
• Zusammenarbeit mit den Assistentinnen der anderen Fabriken
• Prozessmanagement via Nimbus Control BPM

MS Office (Anwenderkenntnisse), Organisation (allg.), Ablauforganisation, Ablauf- / Terminmanagement, Projektmanagement - Kommunikation, Office Management / Sekretariat, Fremdsprachenkorrespondent, Büroorganisation, Event Marketing / Event management, Übersetzung

8/2011 – 10/2012

- Assistenz für den CEO & Director:
• Allgemeine Administration
• Assistenz in der Vorbereitung des Budgets, Projekte und Businesspläne
- Student matters:
• Anmeldung der Studenten beim Migrationsdienst
• Organisation von Studentenevents
• Unterstützung für Studenten bei der Organisation von Events
• Ansprechpartner für die Studenten am Campus und im Praktikum
- Immatrikulation:
• Follow-ups
• Prüfung eingehender Bewerbungen
• Rechnungsstellung und –kontrolle
- Buchhaltung:
• Kassenwesen für die SHML und deren Schwestergesellschaften
• Vorbereitung der Monatsabschlüsse
- Personalwesen:
• Personalmanagement der SHML und ihrer Schwestergesellschaften
• Lohnabrechnung
• Stellenanzeigen
• Bewerbermanagement
• Mitarbeiter- und Bewerbergespräche
- IT:
• IT-First Level-Support für alle Gesellschaften
• Content Management der Websites aller Gesellschaften
• Content Management und Konzeption des Social Media Auftrittes der SHML
• Aufsetzen des CRM
• Administrator CRM für die SHML
• Aufsetzen der Emailadressen

Salesforce, Ablauforganisation, Personalwesen (allg.), Campus-Recruitment, Personalsuche / -auswahl, Entgeltsysteme, Personalorganisation, Personalverwaltung, Personalplanung, Fremdsprachenkorrespondent, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Postsales, CRM (Customer Relationship Management), Content Management, Kassenwesen, Fakturier- / Mahnwesen, Auftragsabrechnung, Sprache (allg.)

1/2008 – 6/2011

- Leitung des Empfangs und der Telefonzentrale
- Koordination der Firmenfahrzeuge
- Eventmanagement:
• Organisation von internen und externen Firmenevents
• Organisation von Meetings, Seminaren, Incentives
• Verwaltung der Besprechungsräume
- Travelmanagement für die gesamte Unternehmensgruppe:
• Organisation von Reisen, Buchung von Hotels und Mietwagen
• Vertragsabsprachen mit Hotels
- Officemanagement:
• Postein- und -ausgang
• Rechnungsdruck und -bearbeitung
• Purchase Management Büromaterial
• Führen des Kassenbuches
• Content Management der Karrierewebsite
- Vertretung der Vorstandsassistentin
- Terminkoordination für den CEO in Zusammenarbeit mit der Vorstandsassistentin
- Bewerbermanagement

MS Office (Anwenderkenntnisse), Terminverfolgung, Ablauf- / Terminmanagement, Personalverwaltung, Office Management / Sekretariat, Fremdsprachenkorrespondent, Büroorganisation, Event Marketing / Event management, Kassenwesen

11/2005 – 12/2007

- Sales & Marketing:
• Organisation von Kundenevents und Messebesuchen
• Repräsentation des Unternehmens auf Messen, Roadshows sowie Inhouse-Aktivitäten
• Kundenbetreuung
• Neukundenakquise
• Konzeption und Durchführung von Mailings
• Pflege der Online- und Print-Medien
• Content Management und Konzeption der Website
• Vertragsabsprachen mit Firmenkunden, Reiseagenturen und
Reservierungssystemen
• Interner Administrator für Fidelio Suite V8
- Eventmanagement:
• Vertretung der Veranstaltungsleitung
• Organisation und Durchführung der Sonderveranstaltungen „Krimidinner“ und „Dinner Krimi“
- Rezeption/Reservierung:
• Steuerung der Reservierungssysteme, Yield Management
• Gruppenreservierung
• Vertretung der Rezeptions- und Reservierungsleitung

Fremdsprachenkorrespondent, Kundenberatung, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Zielgruppenstrategie, Business-to-business (B2B), Event Marketing / Event management, E-Mail Marketing, Akquise / Kontakt, Adobe Photoshop, Redaktion (allg.), Content Management

9/2005 – 11/2005

- Rezeption/ Reservierung
- Veranstaltungsverkauf
- Kundenbetreuung

Fremdsprachenkorrespondent, Kundenberatung, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Event Marketing / Event management, Auftragsabrechnung