Dolibarr Experte | CRM/ERP-Einrichtung & Individualisierung für KMU

6/2025 – 8/2025

Projekthintergrund & Herausforderung:

Der Verein verwaltete Mitgliedsdaten, Beitragseingänge und die Kommunikation über eine Mischung aus Excel-Listen, Papierformularen und privaten E-Mail-Postfächern. Dies führte zu doppelter Arbeit, mangelnder Transparenz über den Mitgliederstatus und einem hohen manuellen Aufwand für das ehrenamtliche Vorstandsteam, besonders zur Beitragssaison.

Meine Leistungen & Umsetzung:
Ich habe Dolibarr als zentrale, vereinfachende Verwaltungsplattform etabliert.

Konzeption & Kernmodul-Einrichtung:
Fokus auf die Module Mitglieder & Spender, Rechnungen(für Beitragsbescheide) und CRM.

Maßgeschneiderte Anpassung:
Individuelles Customizing der Mitglieder-Masken mit relevanten Vereinsdaten (Beitragsgruppen, Funktionen, Jahressperren).

Automatisierung zentraler Prozesse:
Einrichtung automatisierter Beitragsrechnungen mit Zahlungserinnerungen.

Konfiguration von Masken für (Online-)Mitgliedsanträge.
Erstellung von standardisierten Anschreiben (Aufnahme, Beitragserinnerung).

Schulung des Vorstands: Intuitive Einführung in die Bedienung, damit alle Verantwortlichen sicher mit dem System arbeiten können.

Erzielter Mehrwert für den Verein:
Die Einführung von Dolibarr hat die Vereinsarbeit nachhaltig entlastet:

Entlastung des Ehrenamts: Der administrative Aufwand für Mitgliederverwaltung und Beitragseinzug sank um geschätzt 70%.

Absolute Transparenz: Jeder Verantwortliche hat sofortigen Zugriff auf den aktuellen Status aller Mitglieder, Beiträge und Kommunikation.

Professioneller Auftritt: Automatisierte und einheitliche Kommunikation sowie korrekte, fristgerechte Rechnungsstellung.

Zukunftsicherung: Die Lösung ist skalierbar und bietet eine stabile Basis für die Verwaltung von Spendenkampagnen oder Projektfördermitteln.

Projektdauer: 6 Wochen
Meine Rolle: Dolibarr-Berater und Projektverantwortlicher für Analyse, Implementierung und Knowledge-Transfer.

CRM Beratung (allg.)

2/2025 – 3/2025

Projekttitel: Maßgeschneiderte CRM/ERP-Einführung | Prozessoptimierung für ein Dienstleister

Projektbeschreibung:
Für diesen Kunden wurden die Kernprozesse im Vertrieb und im administrativen Backoffice noch manuell und mit verstreuten Tools (Excel, E-Mail) abgewickelt. Dies führte zu intransparenten Sales-Pipelines, zeitaufwändiger Rechnungserstellung und fehlender Übersicht über Kundenbeziehungen.

Meine Leistungen im Überblick:
Analyse & Konzeption: Detaillierte Prozessanalyse und Erstellung eines schlanken Einführungskonzepts mit Fokus auf die Module CRM, Angebote, Projekte und Rechnungen.

Individuelle Einrichtung & Customizing: Technische Implementierung von Dolibarr inklusive individueller Anpassungen an firmenspezifische Workflows und des Datenimports aus bestehenden Systemen.

Integration & Automatisierung: Anbindung an den E-Mail-Posteingang für automatischen Lead-Import oder Schnittstelle zur DATEV für den Buchhaltungsexport

Schulung & Rollout: Praxisnahe Schulung des gesamten Teams und begleitende Unterstützung in der Einführungsphase.

Erzieltes Ergebnis für den Kunden:
Durch die Einführung von Dolibarr konnte der Kunde seine operativen Abläufe deutlich straffen. Die wesentlichen Verbesserungen sind:

Zentrale Datenhaltung: Alle Kundeninformationen, Kommunikation und Dokumente sind jetzt an einem Ort verfügbar.

Steigerung der Effizienz: Die Zeit für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen wurde um geschätzt z.B. 40% reduziert.

Bessere Steuerbarkeit: Der Vertrieb hat durch das CRM-Modul eine klare Pipeline und kann Aktivitäten besser planen.

Skalierbare Basis: Die Lösung bietet eine flexible Grundlage für das weitere Unternehmenswachstum.

Projektdauer: 3 Monate
Dolibarr-Experte, Projektleiter und Hauptansprechpartner für Konzeption, Umsetzung und Einführung.

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IT-Berater, CRM Beratung (allg.)

2/2024 – 5/2024

Einführung eines CRM-System, Migration, Durchführungsplanung und Mitarbeiterschulung

Webdesign, Administration von Datenbanken, Enterprise Resource Planning, Berechtigungskonzept, CRM (Customer Relationship Management)