Vertrags- und Claim Management, PMO, Prozess und Reporting Analystin, Projektassistenz

4/2020 – 4/2021

Titel: Reduzierung des Backlogs, insbesondere eskalierter Aufträge, im AR
System (Action Request System) durch gezielte Situationsanalyse
vorhandener Aufträge und anschließender Einführung sowie Umsetzung
ausgewählter Methoden.

• Der Kunde stand vor der Herausforderung, die bestehenden
Betriebsaufträge im HW-Management in naher Zukunft nachhaltig
zu reduzieren. Durch eine gezielte Ist-Analyse in Form eines Berichts
wurden alle Aufträge u.a. nach Auftraggeber Institut, Auftragstyp,
Bearbeiter Gruppe, Eskalationsstufe und Bearbeiter analysiert. (Der
Bericht diente zeitweilig als Grundlage für das wöchentliche QMeeting
und wird dementsprechend stetig aktualisiert)
• Um mögliche Probleme bei der Abarbeitung der Aufträge zu
analysieren, wurden Gespräche mit den verantwortlichen
Mitarbeitern geführt. Als häufiges Problem wurde der Faktor Zeit
aufgeführt, welcher durch ausgiebige Analyse ebenfalls bestätigt
wurde, indem der Backlog in Korrelation zur maximalen Arbeitsleistung, die ein Mitarbeiter durchschnittlich pro Tag leisten
kann, gesetzt wurde. Woraufhin alle Mitarbeiter über ihren
Arbeitsumfang in Form eines Berichts, insbesondere zeitkritischer
Aufträge, in Kenntnis gesetzt wurden. Damit sollte verhindert
werden, dass Aufträge eskalieren und ggf. Strafzahlungen aufgrund
bestehender bzw. verletzter SLAs (Service Level Agreements)
anfallen
• Eine weitere Herausforderung bestand bei der Freigabe der HWDokumentation
der Aufträge im FNT Command (FNT Command
liefert vollständige Transparenz aller IT- und
Telekommunikationsstrukturen für das IT-Asset Management,
Kabel- und Infrastrukturmanagement, RZ-Management und
Telekommunikation Ressource Management) und im ARS.
Diesbezüglich fehlten dem Kunden die notwendigen Ressourcen,
sodass durch vorherige Schulung die Aufgabe von ihr übernommen
wurden
Zu den weiteren Aufgaben zählten u.a.
o die Erstellung eines Kanban Boards für die Mitarbeiter aus
der Rackbelegungsplanung und das Erstellen von
Statistiken der letzten 1,5 Jahre
o Analyse und Projektunterstützung Bambi-Organisation
o Datenanalyse Bambi-Auswertungen (Arbeitsvorbereitung)
o Prozess und Reportung Analyse
o Auswertung der Daten aus ARS und anschließende
Analyse

PMO, PMO (IT)

10/2019 – 3/2020

Projektbeschreibung/Tätigkeit:
Titel: Prozessoptimierung und Restrukturierung des IT-Betriebs bei einer
der größten Berufsgenossenschaften Deutschlands
• Ein Teilprojekt der Restrukturierung war die Einführung eines
Vertragsmanagements innerhalb der IT. Das Vertragsmanagement
umfasst sämtliche Prozesse der systematischen und effizienten
Erstellung, Verwaltung, Änderung, Überwachung und Archivierung
aller in der IT vorhandenen Vertragsinformationen und vertraglichen
Vereinbarungen. In Abstimmung mit dem Gruppenleiter hat sie alle
notwendigen Prozesse für das Vertragsmanagement modelliert und
implementiert:
u.a. Vertragsverwaltung
o Vertragsüberwachung
o Abruf aus Rahmenverträgen
o Vertragsänderungen
• Das vornehmliche Ziel des Vertragsmanagements ist die
Maximierung der finanziellen Leistungen sowie die Minimierung der damit verbundenen Risiken. Zur Erreichung der Ziele wurde u.a. ein
elektronisches Vertragsregister innerhalb der IT implementiert.
Aufgabe war die Unterstützung bei der Einführung der Software,
sowie deren Weiterentwicklung in Zusammenarbeit mit dem
Softwarehersteller SER
• Erstellung von Handbüchern für die jeweiligen Nutzergruppen und
bei Bedarf Durchführung von Schulungen
• Marktanalysen für IT Services
• Erstellung von Vergabeunterlagen für EU-Ausschreibungen
• Einarbeitung neuer Kollegen im Vertragsmanagement

PMO (IT), Projektmanagement (IT)

7/2018 – 9/2019

• Betreuen von Bestandsverträgen
• Single Point of Contact für das Vertragsmanagement
• Schnittstellenorganisation vertraglicher Belange (intern / extern)
• Weiterentwicklung und Management aller Claim-Abläufe
• Erstellung und Implementierung von Strategien zur Claim-
Vermeidung und -Abwehr
• Strukturierte Aufarbeitung und Dokumentation der Claims
• Aufarbeitung und Durchsetzung von Forderungen
• Rechtliche und kaufmännische Abwicklung von
Nachtragsverhandlungen
• Erarbeitung von kostenseitigen Optimierungspotentialen für
Bestandsverträge
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen für Asset Owner
• Juristische Beratung und Begleitung der neuen
e-Mobilitätskonzepte
• EU-Ausschreibungen
• Verhandlungsunterstützung bei neuen Betriebsführungsverträgen,
Dienstleistungsverträgen
• Prüfung und Erstellung von Rechnungen (Kreditoren/ Debitoren)

PMO, PMO (IT), Projektmanagement - Vertragsmanagement, Vertragsmanagement