Interim Assistenz: Executive Assistant I PA I Office Management I Management Assistant I Abwicklungs-Mgmt.

5/2010 – 8/2015

• Office-Management für das Büro in München
 Office-Management wie Telefon, Korrespondenz, jegliches Admin
 Unterstützung der Berater in allen Belangen (Restaurant buchen, Hotel stornieren, Hilfe im internen System, Erstellung Präsentationsmappen, etc.)
 Travel-Management (Hotel-, Restaurant- und Flugbuchungen)
• Finance-Management für Schweiz und Schweden
 Geldverkehr aller ein- u. ausgehenden Zahlungen inkl. Gehälter, allein verf.-berechtigt
 Buchungen im internen Finance-Intranet (internationale Datenbank)
 Direkte Zusammenarbeit mit dem Accounting in London, Paris und Seattle
• HR-Management Deutschland, Schweiz und Schweden
 Strukturaufbau komplett für alle Länder generell; Personalaktenanlage
 Aufsetzen eines Zeugnisgenerators, deutsch und englisch, zur Zeugniserstellung
 Erstellung einer Ziel- und Leistungsvereinbarungen nach MbO für das Backoffice
 Erstellung des Reisekostenreglements für Deutschland, da nicht vorhanden
 Recruiting (Stellenausschreibung, Vorselektierung, Terminvereinbarung)
• Marketingunterstützung für Deutschland, Schweiz, Schweden und USA
 Recherche und Bestellung Werbemittel
 Co-Organisation international von Roadshows, Tagungen und Events (Teamevents,
Office-Opening Stockholm, Kundenveranstaltungen)

MS Office (Anwenderkenntnisse)

1/2007 – 12/2009

• Office-Management für die Niederlassung in München
 Übersicht Urlaubplanung, Bewirtungsorganisation bei internen Veranstaltungen
 Facility-Management (Ansprechpartner für Reinigungspersonal, Handwerker, etc.)
 Kassenführung und Rechnungskontrolle, Weiterleitung an Hauptniederlassung
• Assistenz Niederlassungsleitung
 Terminkoordination, Terminvor- und Nachbearbeitung
 Erstellung von Umsatzanalaysen (nach Kunde, Außendienst, Stückzahlen, etc.)
 Reisekostenerstellung-, prüfung und Genehmigung (auch für den Außendienst)
 Eventplanung und Organisation für VIP-Kundenreise nach Marrakesch
 Vorbereitung von Präsentationen und Protokollführung interner Tagungen
• Team-Assistenz
 Eventplanung und Organisation und Standbetreuung
- Große Jahresmesse in Zusammenarbeit mit dem Marketing
- Kleine Hausmessen in Zusammenarbeit mit dem Außendienst
- Werksfahrten mit Kunden nach Ungarn, Dänemark und Hamburg
 Übersicht Präsentationsequipment, Ausgabe Marketingunterlagen und Modelle

Lotus Notes Script

7/2001 – 12/2006

 Office-Management (Vorbereitung unterschriftsreifer Briefe, Neuanlage Kundenakten)
 Vorbereitung Kundengespräche, Protokollierung bei Großterminen
 Eigenständige Vertragsgestaltung im Bereich Kfz.-, Hausrat- und
Haftpflichtversicherung
 Fristen-Überwachung bei Kündigung und Neugeschäft
 Schadenannahme, -bearbeitung und Überwachung bis Abschluss
 Kontrolle Provisionseingang nach Neugeschäft

MS Office (Anwenderkenntnisse)

10/1998 – 6/2001

Office-Management generell, Vorbereitung Korrespondenz des Vorstandes
Anlegerbetreuung; De-Eskalierungs- und Erstkontakt für Anleger
Erstellung und Verfolgung von Besuchsaufträgen mit dem Vertrieb + Rechtsabteilung

MS Excel, MS Office (Anwenderkenntnisse), MS PowerPoint