Interim Managerin Human Resources & Payroll

9/2022 – 7/2023

Auftrag
Werkspersonalleitung für ca. 240 Mitarbeitende mit strategischer und operativer Verantwortung zur Sicherstellung eines rechtskonformen und effizienten HR-Betriebs sowie Weiterentwicklung der Personalprozesse und Einführung steuernder Instrumente.

Ergebnis
Erfolgreiche Leitung des HR-Teams, enge BR-Zusammenarbeit, Besetzung zentraler Positionen, Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements
und eines Neutral-Vendor-Vertrags. Effizienzsteigerung durch optimierte Prozesse und gesicherte Compliance.

Umsetzung
- Werkspersonalleitung für ca. 240 Beschäftigte sowie Mitglied des lokalen Management-Teams
- Ansprech- und Sparringspartnerin für Führungskräfte und Mitarbeitende in allen personalrelevanten, arbeits- und betriebsverfassungsrechtlichen Fragestellungen
- Eigenverantwortliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Be-triebsrat
- Mitglied der Tarifkommission KVI Süd-West Mannheim im Rahmen von Tarifverhandlungen
- Interimistische Leitung des HR-Bereichs mit vier Mitarbeitenden
- Ansprechpartnerin für Personaldienstleister, Rechtsanwälte und Behörden
- Analyse und Reporting relevanter HR-Kennzahlen (KPIs) mit Ableitung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen
- Abstimmung und Umsetzung der Personalplanung mit der Werkleitung unter Berücksichtigung von SOPs und Projektbedarfen
- Verantwortung für den gesamten Rekrutierungsprozess ab Ebene Manager/Engineers sowie Steuerung des Recruitings für gewerbliche und kaufmännische Mitarbeitende (Blue & White Collar)
- Sicherstellung und Durchsetzung von standardisierten HR-Prozessen (z. B. S7-Prozess) sowie aktive Mitwirkung bei internen und externen Auditierungen (z. B. IATF)
- Mitarbeit und Umsetzung von HR-Projekten sowie kontinuierliche Weiter-entwicklung von HR-Prozessen
- Neukonzeption zentraler Personalprozesse (Recruiting, Onboarding, Off-boarding) inkl. Strukturierung der digitalen Ablage
- Organisation und Verantwortung für die Abrechnung von Kurzarbeit
- Einführung und Steuerung eines Neutral-Vendor-Vertrags zur Dienst-leistersteuerung

Betriebliches Gesundheitsmanagement, Arbeitsrecht, Audits, Beratung bei Mitbestimmung / Betriebsräte, Change Management, Digitale Transformation, E-Learning, Einstufung, Fehlzeitenanalyse, Human Resources Manager, IATF 16949, Interim Management, ISO/TS 16949, Leiter Personalabteilung, Lohn- / Gehaltspolitik, Personal-Potenzialermittlung, Personalbetreuung, Personalcontrolling, Personaleinsatz, Personalführung, Personalleiter, Personalplanung, Personalsuche / -auswahl, Personalverwaltung, Personalwesen (allg.), Prozessoptimierung, Recht, Personalwirtschaft und Sozialwesen (Sonstige), Recruiting, SAP HR / SAP HCM, SAP R/3, Schulungskonzepte, Standardisierung, Strategisches Management, Trainee-Programm, Vergütungssysteme

2/2022 – 8/2022

Auftrag
Strategische und operative HR-Betreuung eines Fachbereichs mit Fokus auf arbeitsrechtliche Beratung, Personalplanung, Recruiting und Prozessopti-mierung entlang des Employee Life Cycle.

Ergebnis
Einführung eines standardisierten Personalcontrollings, erfolgreiche Besetzung von über 30 Vakanzen, enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat sowie vollständige Neugestaltung zentraler HR-Prozesse und Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagementsystems.
Umsetzung
- Beratung und Sparringspartner für Führungskräfte und Mitarbeitende zu arbeits-, betriebsverfassungs- und personalrelevanten Themen
- Übernahme der Gesamtverantwortung für den Employee Life Cycle – von Eintritt bis Austritt
- Durchführung der Personalplanung in enger Abstimmung mit den betreuten Bereichen
- Einführung eines Personalcontrollings inkl. Budgetplanung und Forecast-Erstellung
- Entwicklung und Umsetzung maßgeschneiderter HR-Lösungen auf Basis von Analysen und internen Anforderungen
- Eigenständige Besetzung von über 30 offenen Positionen inkl. Steuerung des Recruitingprozesses
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Onboarding-Dokumenten und Betriebsratsanhörungen
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat auf Augenhöhe
- Erstellung von Auswertungen und Statistiken sowie Monitoring relevanter HR-Kennzahlen
- Neukonzeption und Optimierung zentraler HR-Prozesse (Recruiting, Onboarding, Offboarding)
- Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagementsystems zur Prozess-vereinfachung und Standardisierung

Stellenbeschreibung, Arbeitsrecht, Audits, Aufgaben- / Tätigkeitsanalysen, Beratung bei Mitbestimmung / Betriebsräte, Change Management, Digitale Transformation, Digitalisierung, DIN EN ISO 9001, E-Learning, Einstufung, Entgeltsysteme, HR-Spezialist, HR Business Partner, Human Resources Generalist, Interim Management, Personal-Potenzialermittlung, Personalbetreuung, Personalcontrolling, Personaleinsatz, Personalplanung, Personalsuche / -auswahl, Personalverwaltung, Personalwesen (allg.), Prozessoptimierung, Recht, Personalwirtschaft und Sozialwesen (Sonstige), Recruiting, Schulungskonzepte, Standardisierung, Vergütungssysteme

9/2020 – 11/2021

Auftrag
Interimistische Leitung und Weiterentwicklung der Abteilung Entgeltab-rechnung inklusive der Begleitung von Lohnsteuer- und Rentenversicherungs-prüfungen. Ziel war die rechtskonforme und effiziente Gestaltung sämtlicher Payroll-Prozesse sowie die nachhaltige Qualitäts- und Prozessoptimierung.
Ergebnis
Fehlerfreie Prüfungsverläufe, verbesserte Prozessstabilität, erfolgreiche Re-strukturierung des Payroll-Bereichs und signifikante Effizienzgewinne im oper-ativen Tagesgeschäft.
Umsetzung
- Begleitung der Lohnsteuer-Außenprüfungen 2020 (für die Jahre 2015–2018) und 2021 (für die Jahre 2019–2020)
- Unterstützung der Rentenversicherungsprüfung 2021 (für die Jahre 2015–2020)
- Analyse von Prüfungsbeanstandungen und Schwachstellen bestehender Prozesse
- Korrektur fehlerhafter Abrechnungsdaten im System PAISY
- Entwicklung und Implementierung rechtskonformer Soll-Prozesse zur nachhaltigen Qualitätssicherung und Schulung der Mitarbeitenden
- Einführung der digitalen Personalakte inkl. Steuerung eines Scan-Projekts zur Digitalisierung von ca. 9.000 analogen Akten
- Interimistische Leitung des HR-Servicecenters mit ca. 20 Mitarbeitenden
Aufbau und dauerhafte Organisation eines funktionierenden Homeoffice-Modells für das HR-Servicecenter
- Mitwirkung an der Neustrukturierung des Personalbereichs mit Fokus auf den Aufbau und die Stärkung des HR-Servicecenters (Bereiche: Payroll, -Adminis-tration, Reisekosten, Arbeitsrecht)
- Optimierung des Entgeltprozesses für Expatriates unter Einhaltung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Anforderungen
- Ansprechpartner für verschiedene Wirtschaftsprüfungsgesellschaften im Rahmen externer Prüfungen
- Einführung und Abrechnung von Kurzarbeit in zwei Abrechnungsphasen mit unterschiedlichen Abrechnungsmodalitäten
- Aktive Mitarbeit in der Task-Force zur strategischen Organisation und Umsetzung der Kurzarbeit

Digitale Transformation, Prozessoptimierung, Standardisierung, Einstufung, Personalbetreuung, Personalsuche / -auswahl, Personalverwaltung, Recruiting, Vergütungssysteme, Arbeitsrecht, Berater Compensation & Benefits, Beratung bei Mitbestimmung / Betriebsräte, Entgeltsysteme, HR-Spezialist, HR Business Partner, Interim Management, Leiter Lohnbuchhaltung, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Manager Compensation & Benefits, PAISY, Personalführung, Personalwesen (allg.), Recht, Personalwirtschaft und Sozialwesen (Sonstige)

9/2013 – 9/2020

- Gesamtverantwortung für das Servicecenter zur Lohn- und Gehaltsab-rechnung für kommunale und privatwirtschaftliche Kunden
- Direkte Führungsverantwortung für ca. 30 Mitarbeitende und 5 Auszu-bildende an den Standorten Bayreuth, Nürnberg und München
- Durchführung jährlicher Zielvereinbarungsgespräche
- Begleitung und Förderung der Teamentwicklung
- Ansprechpartner für ca. 750 Kunden in Fragen der Kundenpflege und des Qualitätsmanagements
- Verantwortung für Bereichscontrolling, Personalbedarfs- und Umsatzplanung
- Unterstützung des Vertriebs bei der Kundengewinnung und im Reklamationsmanagement
- Organisation und Durchführung von Marketing- und Messeaktivitäten (z. B. Kommunale, Kommunalforum, Hausmessen)
- Mitwirkung an der Weiterentwicklung bestehender Produkte und Dienst-leistungen
- Anwendung der Abrechnungssoftware „OK.PWS“
- Fundierte Kenntnisse in der Anwendung vielfältiger Tarifverträge (TVöD, TVöD-SuE, TVöD-P, TVöD-S, TVöD-E/F/V, TVöD-VKA, TV-L, TV-N, TV-V, AVR, TV-Ärzte)
Sonderprojekte & Erfolge:
- Initialisierung und Einführung der automatisierten Einspielung gemeldeter Abrechnungsdaten
- Optimierung der Digitalisierung und Weiterentwicklung des gesamten Abrechnungsprozesses
- Konzeption, Umsetzung und Implementierung systematischer Nachverfol-gungs- und Kontrollprozesse
- Umstrukturierung und Verbesserung der Organisationsstruktur im Verantwortungsbereich
- Aufbau und Organisation der Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Umsetzung einer neuen Raumkonzeption für drei Standorte inkl. Homeoffice und Arbeitsplatz-Sharing
- Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen (z. B. Full-Service-Angebote, Reisekostenabrechnung, Behindertenlohn, Zusatzleistungen)
- Umsetzung und Abrechnung einer Dienstvereinbarung für leistungsbe-zogene Prämien sowie deren Neuentwicklung
- Einführung standardisierter Prozesse (z. B. Neukundenaufnahme, Kündigung, Sachbearbeiterwechsel) und gleichzeitige Prozessoptimierung
- Aufbau eines strukturierten Wissensmanagements inkl. Erstellung eines ca. 150-seitigen, gelenkten QM-Handbuchs
- Aktive Mitwirkung bei der erfolgreichen TÜV-Zertifizierung des Bereichs

Human Resources Manager, Leiter Personalabteilung, Personalleiter, Abteilungsleiter, Arbeitsrecht, Audits, Digitale Transformation, Dokumentenmanagement, Entgeltsysteme, Leiter Lohnbuchhaltung, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Mitarbeiter Lohnbuchhaltung, Personal-Potenzialermittlung, Personalbetreuung, Personalentwicklungskonzept, Personalführung, Personalplanung, Personalsuche / -auswahl, Prozessoptimierung, Recruiting, Standardisierung, Strategisches Management, Talentmanagement, Vergütungssysteme

8/2011 – 7/2013

- Ganzheitliche Betreuung und Beratung aller Mitarbeitenden und Führungs-kräfte in personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Fragestellungen
- Leitung der Personalabteilung und Betriebsverwaltung mit 5 Mitarbeitenden; fachliche Ansprechperson für das Personalteam
- Verantwortung für die Personalplanung und -entwicklung
- Ermittlung des Trainingsbedarfs, Budgetierung, Kontrolle sowie Organisation und Konzeption von Trainingsmaßnahmen
- Organisation und Betreuung von 10 Auszubildenden im Bereich medizinische Fachangestellte
- Betreuung des gesamten Employee Lifecycle
- Erstellung und Analyse von Personal-Kennzahlen im Rahmen des Personal-controllings (z. B. Fehlzeiten, Personalkosten, Überstunden, Fluktuation, Nachwuchsbedarf)
- Betriebs- und Vertragsverwaltung inklusive Fuhrparkmanagement (Blutspendefahrzeuge)
- Durchführung der Gehaltsabrechnung mit „CSS eGecko“
- Anwendung eines Haustarifvertrags in Anlehnung an den TVöD
- Vertiefte arbeitsrechtliche Expertise sowie Überwachung arbeitsrechtlicher Fragestellungen und betrieblicher Regelwerke
- Vorbereitung und Begleitung arbeitsgerichtlicher Verfahren
- Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
Sonderprojekte & Erfolge:
- Entwicklung neuer HR-Strategien im Einklang mit den Unternehmenszielen
- Überprüfung und Weiterentwicklung der Eingruppierungsrichtlinien inkl. Einführung eines qualifikations- und marktbezogenen Zulagensystems
- Begleitung der Schließung des Bereichs Stammzellenspende inkl. Um-setzung eines sozialverträglichen Personalabbaus

Betriebliches Gesundheitsmanagement, Altersversorgung, Arbeitsrecht, Audits, Beratung bei Mitbestimmung / Betriebsräte, Change Management, DIN EN ISO 9001, Einstufung, Fehlzeitenanalyse, Human Resources Manager, Leiter Personalabteilung, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Lohn- / Gehaltspolitik, Personal-Potenzialermittlung, Personalbetreuung, Personalcontrolling, Personaleinsatz, Personalentwicklungskonzept, Personalführung, Personalleiter, Personalplanung, Personalsuche / -auswahl, Personalverwaltung, Personalwesen (allg.), Prozessoptimierung, Recht, Personalwirtschaft und Sozialwesen (Sonstige), Recruiting, Schulungskonzepte, Standardisierung, Stellenbeschreibung, Strategisches Management, Trainee-Programm, Vergütungssysteme

10/2006 – 7/2011

- Umfassende Betreuung und Beratung von Mitarbeitenden und Führungs-kräften in allen personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Fragestellungen
- Leitung der Personalabteilung mit drei Mitarbeitenden; fachliche Ansprechperson für das HR-Team
- Verantwortung für die strategische Personalplanung und -entwicklung
- Identifikation, Budgetierung und Umsetzung des Trainingsbedarfs inkl. Entwicklung von Trainingskonzepten und Laufbahnplanungen
- Verantwortung für den gesamten Employee Lifecycle (Recruiting, Onboar-ding, Entwicklung, Betreuung, Bindung, Offboarding)
- Erstellung und Analyse von Auswertungen und KPIs im Rahmen des Perso-nalcontrollings (z. B. Fehlzeiten, Personalkosten, Fluktuation, Verbleibsquote etc.)
- Spezialisierung im Arbeitsrecht; Überwachung betrieblicher Regelwerke und arbeitsrechtlicher Compliance
- Vorbereitung und Begleitung arbeitsgerichtlicher Verfahren
- Enge und regelmäßige Zusammenarbeit mit Betriebsrat und Gewerkschaft
- Analyse aktueller HR-Trends und kontinuierliche Optimierung interner HR-Prozesse
- Durchführung der Gehaltsabrechnung mit „Perbit“ und „Ordat“ (Zeitwirt-schaft)
- Sonderprojekte & Erfolge:
- Umsetzung und Steuerung verschiedener HR-Projekte zur Prozessopti-mierung und Effizienzsteigerung
- Entwicklung und Implementierung neuer HR-Strategien in Abstimmung mit den Unternehmenszielen
- Weiterentwicklung der Eingruppierungsrichtlinien inkl. qualifikations- und marktbezogener Zulagensysteme
- Projektleitung zur Effizienzsteigerung in der Wirtschaftskrise:
- Reduktion von 18 auf 5 Schichten
- Einführung von Kurzarbeit
- Abbau von Zeitkonten und Leiharbeitsverhältnissen
- Qualifizierungsmaßnahmen für Produktionskräfte
- Abschluss von Altersteilzeitverträgen
→Einsparung von insges. 1,5 Mio. € durch das ganze Führungsteam (Produktion, Entwicklung, Personal, Qualität, Instandhaltung)
- Vorbereitung und Verhandlung zur Einführung des IGBCE-Tarifvertrags (Ablösung des Haustarifvertrags)
- Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Implementierung eines strukturierten Prozesses für Funktionsbeschrei-bungen, Ausbildungszielen, Schulungsplänen inkl. Bewertungssystem und Umstellung aller Beschäftigten auf das neue tarifliche Entgeltsystem
- Aufbau eines kontinuierlichen Verbesserungsmanagements (KVP)
- Abschluss eines Master-Vendor-Vertrags mit Zeitarbeitsdienstleister inkl. Einführung digitaler Echtzeit-Erfassungs- und Übertragungsgeräte
- Mitarbeit bei der Einführung der Balanced Scorecard sowie Entwicklung und Umsetzung eines Zielvereinbarungssystems

Betriebliches Gesundheitsmanagement, Arbeitsrecht, Arbeitszeit- / Gleitzeitsysteme, Audits, Balanced Scorecard, Beratung bei Mitbestimmung / Betriebsräte, Change Management, Einstufung, Fehlzeitenanalyse, Human Resources Manager, IATF 16949, ISO/TS 16949, Leiter Personalabteilung, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Lohn- / Gehaltspolitik, Personal-Potenzialermittlung, Personalbetreuung, Personalcontrolling, Personaleinsatz, Personalentwicklungskonzept, Personalführung, Personalleiter, Personalplanung, Personalsuche / -auswahl, Personalverwaltung, Personalwesen (allg.), Prozessoptimierung, Recht, Personalwirtschaft und Sozialwesen (Sonstige), Recruiting, Schulungskonzepte, Standardisierung, Stellenbeschreibung, Strategisches Management, Vergütungssysteme

9/1994 – 9/2006

- Ansprech- & Sparringspartner für Führungskräfte und Mitarbeitende in personalrelevanten, arbeits- und betriebsverfassungsrechtlichen Fragestel-lungen
- Verantwortung für den gesamten Employee Life Cycle
- Personalplanung, -recruiting und Freisetzung – unter Berücksichtigung saisonaler Anforderungen und betrieblicher Schwankungen
- Analyse personalwirtschaftlicher Kennzahlen und Ableitung sowie Umsetzung praxisnaher Handlungsempfehlungen
- Verantwortung für Compensation & Benefits sowie tarifliche und außertarifliche Entgeltfindung
- Durchführung und Überprüfung der Eingruppierungen gemäß tariflicher Vorgaben
- Ansprechpartnerin für die Sachbearbeitenden in der Entgeltabrechnung; Sicherstellung der korrekten Abrechnung
- Eigenverantwortliche, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
- Erstellung personalwirtschaftlicher KPIs (z. B. Mitarbeiterzahlen, Kranken-stand, Fluktuation, Betriebszugehörigkeit, Recruiting-Kanäle)
- Organisation interner Events (z. B. Betriebsfeier, Mutter-Kind-Tag)
- Durchführung der Gehaltsabrechnung mit SAP HCM
Sonderprojekte & Erfolge:
- Implementierung und Steuerung des Personalcontrollings (inkl. Budget-planung und Forecast)
- Konzeption und Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen zur Mitarbeiterbin-dung (z. B. betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterbeteiligungsprogramme, Arbeitgeberdarlehen)
- SAP HCM Key-Userin inkl. Begleitung von Customizing-Anforderungen, Entwicklung von Reports und Querys
- Mitwirkung an der Neugestaltung des Schichtsystems in der Produktion (Reduktion von 21 auf 18 Schichten, Anpassung der Wochenarbeitszeit von 36 auf 37,5 Std.)
- Einführung einer flexiblen „Mutti“-Schicht“ zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Organisation und Einführung der Berufsausbildung Mechatroniker
- Umstellung der Entgeltabrechnung von PAISY auf SAP HCM inkl. -Briefing/Zusammenarbeit mit SAP-Berater und Entwicklung benutzerdefinierter Reports
- Einführung der digitalen Personalakte

Betriebliches Gesundheitsmanagement, Altersversorgung, Arbeitsrecht, Arbeitszeit- / Gleitzeitsysteme, Audits, Beratung bei Mitbestimmung / Betriebsräte, Change Management, Digitale Transformation, DIN EN ISO 9001, Einstufung, Entgeltsysteme, Fehlzeitenanalyse, HR-Spezialist, HR Business Partner, Human Resources Generalist, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Lohn- / Gehaltspolitik, Mitarbeiterbeteiligung, PAISY, Personal-Potenzialermittlung, Personalbetreuung, Personalcontrolling, Personalentwicklungskonzept, Personalplanung, Personalsuche / -auswahl, Personalverwaltung, Personalwesen (allg.), Prozessoptimierung, Recht, Personalwirtschaft und Sozialwesen (Sonstige), Recruiting, SAP HR / SAP HCM, SAP R/3, Schreiben von Dokumentation, Standardisierung, Stellenbeschreibung, Vergütungssysteme

5/1993 – 8/1994

15 Monate tätig als kaufmännische Angestellte in einem Autohaus und im Arbeitsamt (um tätig zu bleiben)

Buchhaltung, Datenerfasser

9/1985 – 4/1993

- Eigenverantwortliche Durchführung der vollständigen Lohn- und Gehalts-abrechnung für ca. 400 Abrechnungsfälle
- Organisation des betrieblichen Ferienwesens sowie Planung und Durch-führung betrieblicher Veranstaltungen
- Einführung der elektronischen Gehaltsabrechnung mittels PC (Umstellung von manueller Abrechnung auf „PAISY“ im Jahr 1990)

Beratung bei Mitbestimmung / Betriebsräte, Change Management, Datenerfasser, Digitalisierung, Entgeltsysteme, HR-Spezialist, HR Business Partner, Human Resources Generalist, Lohn- / Gehaltsabrechnung, PAISY, Personalbetreuung, Prozessoptimierung, Recht, Personalwirtschaft und Sozialwesen (Sonstige), Standardisierung, Vergütungssysteme