Consultant Projekt Management Office & Beraterin für PMO (Senior)

3/2021 – 10/2021

• Unterstützung & Aufbereitung von Projektstatus, -infos, usw.
• Schaffung eines neuen On- und Off-Boarding-Prozesses für Partner
• Konzeption & Einrichtung von Jira und Confluence für den Bereich Partnermanagement im Cloud-Umfeld (Berechtigungskonzept, etc.)
• Erstellung von Mustervorlagen und Ablagestrukturen, die dann in den Projekten mit den Partnern verwendet werden
• Koordination & Kommunikation mit Programm- /Releasemanager
• Zusammenarbeit und Unterstützung des Teams Partnermanagement

, Projektassistenz (IT)

5/2019 – 11/2020

- Weiterentwicklung von Konzepten und Lösungen für Projektabläufe, Organisation, Strukturen und Arbeitsformen
- Erstellen von managementgerechten Präsentationen für alle wesentlichen Themen inkl. fachliche Themenstellungen und Steuerung deren Ergebnisumsetzung
- Sonderaufträge wie z.B. Durchführung von Recherchen, Analysen und Reports sowie die Erstellung von Entscheidungsvorlagen
- Interne Kommunikation im Bereich Produktion Projekte (z.B. Extranet, Wiki)
- Mitglied
o im Redaktionsteam „Das GroßeBuchProjekte“
o im Arbeitsstab „Corona DB KT“
o im Kernteam „Projekt V&V Excellence“
- Unterstützung der Redakteure der SharePoint Plattform in einem Projekt hinsichtlich Gestaltung, Aktualisierung und Optimierung von Sites
- Die Priorisierung und Organisation anstehender Themen, Termine und Korrespondenzen
- Inhaltlich qualifizierte Vor- und Nachbereitung von Themen, Durchführung Veranstaltungen und Workshops

Motivation Projektteams, PMO, Projekt-Qualitätssicherung, Projektmanagementberatung

1/2018 – 3/2019

Titel:
Neuentwicklung, Gestaltung und Optimierung der Geschäftsprozesse im Umfeld des Rechnungswesens

Aufgaben:
- Projektmanagement und Koordination der Aktivitäten zur Prozessausrollung
- Verantwortlich für die Überwachung, Überprüfung und Instandhaltung von Prozessbeschreibungen, Guidelines und Templates
- Die Konformität von Prozessen mit Vorgaben prüfen
- Unterstützung bei der Erstellung zielgruppenorientierter Kommunikations-massnahmen

Prozessmanagement

10/2016 – 12/2017

Projekttitel:
Konzernweite Prozessstandardisierung & Harmonisierung Prozess- & Systemlandschaft (SAP S/4HANA)

Aufgaben:
Unterstützung der Projektleitung (3-köpfige) und des Projektteams in der Planung, Koordination und Umsetzung der Projekte

Kommunikationsschnittstelle innerhalb des Projektes und hin zu den Fachbereichen, Stakeholder sowie zu den Projektgremien:
Vor-/Nachbereitung von Sitzungen, Präsentationen
Projektinstrumente im Projekt etablieren
Projektdokumentation, Reporting (Statusberichte) – Verteilung & Ablage
Sammlung und Aufbereitung von Projektinformationen
Assistenz- & Administrationstätigkeiten, wie Terminplanungen und
Raumbuchungen, On-und Offboarding von Externen und internen Mitarbeiter/-innen der REWE Group
Sonderaufgaben

PMO

10/2013 – 9/2016

Aufgaben:
• Assistenz Programm-Leitung (5-köpfig)
• Selbständige Unterstützung und Entlastung der Programm-Leitung
im Tagesgeschäft
• Erstellung, Modifizierung und Pflege projektrelevante Informationen und
Dateien
• Bündelung und Präsentation von Informationen des zu unterstützenden
Programm- /Projektteams und mit den Stakeholdern (Ausführung, aber
auch Vorgaben erarbeiten)
• Vor-, Nachbereitung und Organisation von internen und externen
Projekt-Meetings, Workshops
• Kommunikation von Vorgaben, Standards und Fristen an die
Projektmitglieder
• Allgemeine administrative Aufgaben inkl. Erstellung von Unterlagen und
Präsentationen, Vorbereitung von Meetings, Aktualisierung von Vorlagen
und Prozessstandards
• Themenspezifische Sonderaufgaben

PMO (IT)

8/2012 – 9/2013

Projekttitel:
Ausgliederung eines großen Teils der Informationstechnologie und Migration OSPlus
- im Rahmen der Neuausrichtung der LBBW -

Aufgaben:
• Assistenz Programm-Leitung
• Eigenständige Führung und Organisation des Programm Management Office / Back Office
• Selbständige Unterstützung und Entlastung der Programm-Leitung im Tagesgeschäft
• Steuerung und Nachverfolgung von Planungen, Meilensteinen, IT-Tasks, Berichten und Terminen
• Erstellung, Modifizierung und Pflege projektrelevante Informationen und Dateien
• Bündelung, Information und Präsentation von Informationen des zu unterstützenden
Programm- /Projektteams und bei Bedarf die Stakeholder (Ausführung, aber auch Vorgaben
erarbeiten)
• Steuerung und Abstimmung von Teilprojekten und inhaltlichen Themen
• Kommunikation zwischen Fachbereichen und Programm
• Themenspezifische Sonderaufgaben

PMO

1/2011 – 8/2011

Projekttitel:
Entsprechend der Organisationsstruktur des Group Services Market Operations (GSMO) Bereiches der Commerzbank AG werden Wartungsleistungen innerhalb des Bereiches Tax Services untergliedert in Konzeptionelle Leistungen und Operative Leistungen. Wenn Änderungen am Programmcode des Fiskalischen Abwicklungssystems (FAS) notwendig sind, um eine Störung dauerhaft zu beheben, oder umfassende Kenntnisse des Source-Codes zur Störungsdiagnose benötigt werden, erfordert dies die Erteilung eines Auftrages zur Bereinigung des Fehlerbildes an die IT-Abteilung. Für alle Aufträge, die mit einer Bereinigung zusammenhängen und einen Test dieser Bereinigung durch die jeweilige Fachabteilung erfordern, kommt die hier vorliegende Verfahrensanweisung zur Erstellung des sogenannten ADB Reports zur Anwendung.
Alle Wartungsaktivitäten der FAS-Produkte werden in der sogenannten Auftrags-Datenbank (ADB) als Aufträge/Tickets erfasst. Nach einer Klassifizierung, Priorisierung und Zuordnung zu Themenbereichen (sogenannten Clustern) innerhalb der Cluster-Meetings werden die Tickets an die IT übergeben und in ihren jeweiligen Clustern auf geplant. Die Planungtermine werden mit Hilfe eines Projektplans in MS Project gepflegt.
Täglich wird aus einem Auszug aus der Auftrags-Datenbank und dem aktuellen Projektplan der sogenannte ADB-Report erstellt - inkl. einer entsprechenden Qualitätssicherung.

Aufgaben:
Professionelle Managementassistent und Entlastung des Fachbereiches
(Tax Services / Abgeltungsteuer) im Tagesgeschäft, Eskalationsmanagement und
Qualitätssicherung
Überwachung, Bündelung und Koordination von Anfragen
Schnittstellenmanagement / -funktion zu den unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen
Sicherstellung einer reibungslosen und effizienten Kommunikation mit allen Fachbereichen /
Projektbeteiligten
Bearbeitung und Erstellung von umfangreichen Auswertungen via EXCEL
Sonderaufgaben in Abstimmung mit dem Vorgesetzten
Pflege der Dokumentationen inkl. Anhänge & Intranet-Auftritt / SharePoint

1/2010 – 12/2010

Aufgaben:
Rechte Hand des Bereichsleiters Risk Control
Erstellung von Entscheidungsvorlagen für Vorstand und Steuerungsgremium
Abstimmung mit dem Bereich Finance und Controlling wg. Budgetplanung und Aufgabenfeldern
des Jahresabschlussprüfers aufnehmen
Ansprechpartner / Koordinator für interne und externe Prüfungsgremien
Mitwirkung bei der Umsetzung von SB Way sowie Übernahme von Sonderaufgaben
Inhaltliche Unterstützung in Change Themen (Führung, Kultur,
Kommunikation, Kompetenzmanagement) auf Junior-Niveau, d. h. Erstellung
von Projektunterlagen, Themenaufbereitungen etc.
Umzugsorganisation und Unterstützung ausländischer Arbeitnehmer in lokale Prozessen

8/2009 – 12/2009

Projekttitel:
1. Direkte Unterstützung des Projekt Managers und des Teams und der Geschäftspartner
2. Managed Voice-Vertrag für Projekt Rollout mit bestehenden Dienstleister an den deutschen
Continental-Automotive-Standorten und ex-VDO-Standorten platzieren. Organisation und
Durchführung von Tests für CTI und UMS und neuer Fax-Lösungen Anpassung des Continental-
Change-Management-Systems für Changes Continental/Dienstleistungspartner.
3. Globaler Rollout des neuen Audio- und Web-Conferencing-Vertrags der Continental AG.
Sicherstellen, dass nur Konferenzen, des neuen Anbieters genutzt werden. Beteiligung der
ausländischen Continental-Standorte in Europa, Amerika, Asia/Pazific sicherstellen.
4. Übernahme von Arbeitspaketen

Aufgaben:
Projekt-Planung erstellen und Projekt-Planung des Continental-Dienstleistungspartner
kontrollieren und prüfen, sicherstellen, dass Continental-Anliegen berücksichtigt werden
Stammdaten aufbereiten
Beschreiben und Nachhalten von Work-Flows
AI-Listen pflegen und nachhalten
Organisation von Continental-interne Terminen - Team-intern, mit Continental-Standorten -
Aufbereitung von Kommunikationsunterlagen für Anwender, lokale ITs und Management
Inhalte für Continental-Web-Seiten (deutsch / englisch) aufbereiten

4/2009 – 7/2009

Projekttitel:
Das Release Cluster beschäftigt sich mit Cashmanagement-, Info- und Abrechnungssysteme. Das Teilprojekt ist Teil der Integration der Dresdner Bank IT-Anwendungen in die Commerzbank Anwendungslandschaft. Fachlicher Gegenstand sind die elektronischen Kontoinformationen / Reportings, die für diverse Kundengruppen zur Verfügung gestellt werden. Produkte sind:
- Kontoauszüge (Inland, Ausland, Drittbanken, Termingeld)
- Umsatzaufstellungen (Inland, Ausland, Drittbanken)
- Saldenmitteilungen (Inland, Ausland, Drittbanken)
- Abrechnungen (AZV und Dienstleistungsabrechnungen)
- Devisenkurse.

Aufgaben:
Assistenz des Release Cluster Managers
Protokollierung und Abstimmung der Ergebnisse der Statusmeetings
Moderation von Statusmeetings
Projektreporting
Erstellung und Pflege der Projekthandbücher
Identifikation und Nachverfolgung von Risiken und offenen Punkten
Release Cluster Gesamtplanung bearbeiten
Aufbau Risikomanagement für Releaseprojekte
Qualitätssicherung für alle Wartungs- und Releaseprojekte
Führen der Wartungsaktivitätenlisten
Prüfplan erstellen und pflegen
Verwaltung der Wartungsprojektordner
Organisatorische Aufgaben
Entlastung des Projektteam in allen administrativen Aufgaben



Qualifikationen:
Aufgrund meiner mehrjährigen Berufserfahrung im Bereich Sekretariat- und Assistenzmanagement sowie in der Veranstaltungsorganisation ist mein Arbeitsstil durch eine sehr schnelle Auffassungsgabe, selbstständige, proaktive, strukturierte und zielorientierte Arbeit geprägt.

Flexibilität, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Belastbarkeit, kundenorientiertes Denken und Handeln sind für mich selbstverständlich.

Stark ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten inkl. selbstständiger Priorisierung, termingenaue und sorgfältige Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und Einsatzbereitschaft runden mein Profil ab.

9/2007 – 3/2009

Projekttitel:
Integration der Schering AG in die Bayer HealthCare AG im Bereich der Planungsprozesse. Ziel war es, gemeinsame, harmonisierte Planungsprozesse zu konzipieren, das entsprechende organisatorische Change-Management durchzuführen und die neuen Prozesse in SAPSCM zu implementieren. Auf Grundlage eines erarbeitenden Templates fand im Anschluss ein weltweiter Roll-out statt.

Aufgaben:
Assistenz der Projektleitung (4 köpfig)
Entlastung der Projektleitung in allen administrativen Aufgaben
Pflege von Projektstammdaten
Aufbereitung von Präsentationen nach verbaler Vorgabe und mittels Skizzen
Tracking von Aktionspunkten und Aufgaben
Pflegen der Führungsinformationen (Informationen, Beschlüsse,
Pendenzen, Probleme, Risiken)
Verteilen und zeitgerechtes Einsammeln von Arbeitsergebnissen
Informations- und Kommunikationsmatrix pflegen (Themen, Verteilerlisten)
Betreuung des Projektteams (Teamgröße 100 MA)
Bearbeitung des Projektauswertungen (IST-Daten, Projektreport)
Eigenverantwortliche Organisation, Koordination, Betreuung und Nachbereitung von weltweit durchgeführten Präsentationsveranstaltungen (u.a. Roadshows) auf Managementebene (Teilnehmerkreis: ca. 1.000 Pers.)
Termin- / Reisemanagement / -Betreuung für Projektleitung, Referenten und Trainer
Planung, Organisation, Betreuung und Nacharbeit von mehrtägigen Technischen Trainings für die Supply Chain Mitarbeiter der Bayer HealthCare AG -weltweit- (200 Trainingsteilnehmer)
Pflege / Aktualisierung der Intranetseite
Organisation von Sitzungen
Ansprechpartner für Projektpartner, externe Projektkunden, Geschäftspartner



Qualifikationen:
Aufgrund meiner mehrjährigen Berufserfahrung im Bereich Sekretariat- und Assistenzmanagement sowie in der Veranstaltungsorganisation ist mein Arbeitsstil durch eine sehr schnelle Auffassungsgabe, selbstständige, proaktive, strukturierte und zielorientierte Arbeit geprägt.

Flexibilität, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Belastbarkeit, kundenorientiertes Denken und Handeln sind für mich selbstverständlich.

Stark ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten inkl. selbstständiger Priorisierung, termingenaue und sorgfältige Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und Einsatzbereitschaft runden mein Profil ab.