Projektmanagement Office (PMO), Interims- und Office Management, Coaching im administrativen Bereich

1/2020 – 1/2023

Programm: Landesweite Implementierung SAP S/4HANA (MM, PM, SD, CS) sowie SAP Co-Development für die Neuimplementierung der Objekt- und Werkstattverwaltung [OWV] (Nachweiskonto, Tankdatenschnittstelle, Elektronisches Fahrtenbuch)
• Erfolgreiche Koordination des SAP Co-Developments zur Ablösung der alten OWV-Lösung
• Implementierungskonzeptionierung, Prozesserhebung und -harmonisierung, Rollout in 17 Polizeipräsidien
• Aufbau eines vollständigen PMO-Vorlagensatzes (Status, Risiko, Steuerung)
• Leitung Testmanagement: Fach-, Integrations-, Migrations-, Verifikationstests
• Migrationskoordination (Legacy System-SAP) inkl. QS der Mapping-Tabellen
• Aufbau & Administration der Programm-SharePoint-Struktur
• Entwicklung Schulungskonzepte und Durchführung der Trainings für Key User & Endanwender (landesweit)
• Konsolidiertes Steering- & Statusreporting, Quality Gates, Risikomanagement
• Organisation & Moderation von Workshops, Terminen und Infoveranstaltungen
• Entwicklung und Umsetzung eines ressortübergreifenden Kommunikations- & Change-Konzepts

Asset-Management, Change Management, Dokumentenmanagement, Governance, PMO (IT), Projektmanagement (IT), Prozessoptimierung, Risikomanagement, SAP Implementation, SAP S/4HANA, Schulung / Coaching (allg.), Schulung / Training (IT), Technisches Testmanagement / Testkoordination

1/2018 – 6/2019

Programm: „Digitale Verwaltung NRW“, Einführung E-Government Plattformen / -Softwarelösungen / -Prozesse
• Leitung des Programmbüros für das größte Digitalisierungsprojekt in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands seiner Zeit
• Steuerung & Koordination von 12 Ministerien (und nachgelagerten Behörden), 24 E-Government-Projekten
• Implementierung & Sicherstellung der MSP-/PRINCE2-Governance- und Qualitätsprozesse
• Aufbau eines programmweiten JIRA- & Confluence-Setups (Struktur, Berechtigungen, Wissensmanagement)
• Onboarding- & Coaching-Framework für neue Projekt- und Ministeriumsmitarbeitende
• Stakeholder- & Kommunikationsmanagement auf Programm- und Projektebene
• Meilenstein-, Fristen-, Aufgaben- & Terminmanagement (JIRA)
• Gremienmanagement inkl. Vor-/Nachbereitung & Protokollierung
• Programmweites Reporting & Berichtskonsolidierung
• Dokumenten- & Ablagemanagement

Confluence, Dokumentenmanagement, Jira, Office Management, PMO (IT), PRINCE2, Projekt-Qualitätssicherung, Projektassistenz (IT), Projektmanagement (IT), Qualitätsdokumentation, Reporting, Risikomanagement, SAP Berechtigung / User Verwaltung, Schulung / Coaching (allg.), Schulung / Training (IT)

5/2017 – 12/2017

Interim-Assistenz: Feuilleton, Redaktionen Kunst, Film, Kultur, Literatur, Medien, Reiseblatt, Herausgeberbereich
• Administrativer Support des Ressortleiters und der Redakteure
• Flexible Unterstützung und Vertretung zahlreicher Redaktionsassistenzen & Herausgebersekretariat
• Professionelle Leser-/Medienkommunikation, Korrespondenz & Telefonie
• Koordination mit Korrespondenten & internationalen freien Mitarbeitenden
• Termin-, Reise- & Reisekostenmanagement für Redakteure & freie Journalisten
• Verwaltung von Rezensionsexemplaren (Bücher, Hörbücher, Medien) & Datenbankpflege
• Vorbereitung redaktioneller Projekte inkl. Frankfurter Buchmesse
• Erstellung des monatlichen Ausstellungs-, Premieren- & Kulturkalenders

Dokumentenmanagement, Interim Management, Medien (allg.), Office Management, Redaktion (allg.)

8/2016 – 4/2017

Team-Assistenz: Logistics, Retail, Warehouse, Office, Finance, Transaction Structuring
• Operative Assistenz für Fonds-, Asset-, Finance Manager & Analysten
• Termin-, Meeting-, Reise- & Reisekostenmanagement
• Überarbeitung & Optimierung der Fondsordnerstruktur / Dokumentenablage
• Organisation von Investorentagungen, Anlageausschüssen & PR-Events
• Empfangs- und Konferenzmanagement
• Assistenz & Vertretung der Office Managerin & Geschäftsführer Kontinentaleuropa
• Verwaltung von Leasingfahrzeugen & Mobilfunkverträgen, IT-Support
• On- & Offboarding, HR-Unterstützung, Dokumentation & Prozesspflege
• Aktualisierung von Bürohandbüchern, Checklisten & internen Prozessbeschreibungen
• Carbon- & Corporate Sustainability Reporting

Asset-Management, Immobilienservice, Investors-Relations, Konferenzgestaltung, Leasing

9/2015 – 6/2016

Office Management: Teams Software & Solutions / Corporate Office Operations
• Persönliche Assistenz des Vice President & Enterprise Account Manager, operative Unterstützung von Vertrieb, Marketing & HR
• Projektleitung Büroumbau (Zeitplan, Budget, Lieferanten, Durchführung im laufenden Betrieb)
• Aufbau effizienter Büro-, Reise-, Meeting- & Abwesenheitsprozesse
• Vertrags- & Facility-Management (Service-, Lieferanten- & Partnerverträge)
• Organisation interner/externer Trainings, Konferenzen & Kunden-/Partnerevents
• VIP-/Besuchermanagement & Koordination internationaler Delegationen
• Lokale IT-Betreuung & Equipmentmanagement
• Überarbeitung der HR-Ablagestruktur & Optimierung der Dokumentation
• Termin-, Reise- & Reisekostenmanagement für Führungskräfte & Teams
• Erstellung von Präsentationen & Managementunterlagen

Office Management, Organisation des Vertriebs, Projektmanagement - Vertragsmanagement

9/2013 – 7/2015

Leitung des Hauptsekretariats und Empfangs, Erstellung / Bearbeitung / Übersetzung interner und externer Kommunikationen, Praktikantenbetreuung, Planung- und Durchführung von Schulevents, Konferenzen und Ausschusssitzungen, Vertretung der Direktionsassistenz, Schüleraktenverwaltung (digital und analog), Fortbildungsmanagement für die Lehrkräfte der Schule, Vorbereitung und Betreuung des Audits durch die Europäische Kommission, Planung / Strukturierung und Implementierung eines Archivs (digital und analog), Unterstützung der Homepageüberarbeitung, IT-Support für Kollegen und Lehrkräfte, Unterstützung bei der Einführung der neuen Schülerverwaltungssoftware inkl. Datenabgleich und -pflege

Webdesign, Systemeinführungsunterstützung, Projektmanagement - Audits, Archivierung, Büroorganisation, Office Management, Veranstaltungsmanagement, Konferenzgestaltung

6/2013 – 9/2013

Fristen- und Terminverwaltung, Erstellung / Bearbeitung und Übersetzung interner und externer Korrespondenz, Aktenverwaltung und -pflege, Überarbeitung des Archivsystems, allgemeine Sekretariatstätigkeiten

Ablauf- / Terminmanagement, Archivierung, Office Management

8/2011 – 5/2013

Leitung eines Teams von 5 Assistentinnen, Unterstützung bei der Ausbildung der neuen Patentanwaltsfachangestellten, Recherche / Einreichung/Überwachung und Verlängerung von nationalen und internationalen Schutzrechten (Patente, Marken, Gebrauchsmuster), Fristenüberwachung und -notierung, Terminplanung, Erstellung / Übersetzung und Abwicklung deutscher und englischer Korrespondenz, eigenverantwortliche Vorbereitung und Durchführung von Gebührenüberwachungen, Projektmanagement (Unterstützung bei der Ablauf- und Prozessplanung sowie bei der Ausarbeitung und Umsetzung von Restrukturierungsmaßnahmen, Einführung der digitalen Akte), Fortführung und Pflege aller Adress-, Kartei-, Akten- und Datenbestände

Projektmanagement (IT)

2/2011 – 7/2011

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Terminkoordination, Mandanten- und Gerichtskorrespondenz, Archivumstrukturierung, Aktenbearbeitung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen

Prozessoptimierung

8/2005 – 8/2006

Unterstützung der Geschäftsführung bei der Etablierung der neuen eigenständigen Kanzlei, Unterstützung bei der Ausbildung der Nachwuchskräfte, Terminverwaltung, Gerichts- und Mandatenkorrespondenz erstellen, Aktenverwaltung und -pflege, diverse Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten

Einführung Projektmanagement, Projektassistenz, Unternehmensgestaltung, Office Management, Sekretariatsschulung, Training - Coaching-Kompetenzen