Executive Assistant, Head of Backoffice,

1/2025 – offen

Ich habe das komplette Backoffice für das Unternehmen eigenständig aufgebaut und strukturiert. Dazu gehörte die Einführung klarer administrativer Prozesse, die Organisation interner Abläufe sowie die Optimierung des täglichen Office Managements.

Ein besonderer Fokus lag auf der Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen. Ich habe Inventar- und Bestandsprozesse strukturiert, automatisierte Abläufe zur Verwaltung und Nachverfolgung eingeführt sowie Systeme geschaffen, die den Überblick über Materialien, Produkte und interne Ressourcen deutlich vereinfacht haben.

Zusätzlich war ich verantwortlich für die vorbereitende Buchhaltung, darunter Rechnungsorganisation, Belegmanagement, Zahlungsübersichten und die strukturierte Vorbereitung aller relevanten Unterlagen für die Buchhaltung und Steuerberatung.

Darüber hinaus habe ich Termin- und E-Mail-Management übernommen, interne Dokumentationen erstellt, Abläufe standardisiert und dafür gesorgt, dass administrative Prozesse effizient, zuverlässig und skalierbar funktionieren.

Durch meine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise konnte ich den organisatorischen Aufwand im Tagesgeschäft deutlich reduzieren und nachhaltige Strukturen für weiteres Wachstum schaffen.

Büroleiter, Customer Success Manager, Leiter Buchhaltung, Marketing Manager