Virtuelle Assistenz

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85567 Grafing bei München
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24.04.2026
Contract ready

Kurzvorstellung

			Ich bin Ihre virtuelle Assistenz für effiziente Büroorganisation, Terminmanagement und Kommunikationsaufgaben. Ich entlaste Sie bei Routineaufgaben, damit Sie sich auf strategische Prioritäten konzentrieren können.
		

Geschäftsdaten

Freiberuflich

Qualifikationen

		 Arztsekretär1 J.
 Auftragssachbearbeiter2 J.
 Buchhaltungsmitarbeiter
 Debitorenbuchhalter3 J.
 Inkassomitarbeiter
 Konzernrechnungswesen
 Lohn- / Gehaltsabrechnung3 J.
 Mitarbeiter Forderungsmanagement2 J.
 Sachbearbeiter Gesundheitswesen

		

Projekt‐ & Berufserfahrung

Buchhalter Lohn und Gehalt (Festanstellung)
									Kundenname anonymisiert, Putzbrunn								

11/2021 – 3/2025 (3 Jahre, 5 Monate)

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Tätigkeitszeitraum

11/2021 – 3/2025

Tätigkeitsbeschreibung

- Personalstammdaten prüfen und aktualisieren: Name, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Vertragsdaten. Basis für jede Abrechnung.
- Erfassung Arbeitszeiten und Abwesenheiten: Stundenlisten, Schichtpläne, Überstunden, Urlaub, Krankheit; Korrekturen vor Monatsende klären.
- Sonderzahlungen und Einmalposten vorbereiten: Boni, Prämien, Abfindungen, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen.
- Sozialversicherungs‑ und steuerrelevante Änderungen: Meldungen an Krankenkassen, Lohnsteuerdaten prüfen, SV‑Beitragsgruppen kontrollieren.
- Kommunikation mit Steuerberater / Payroll‑Provider: Übergabeformat, Fristen, Klärung von Sonderfällen.

Eingesetzte Qualifikationen

Lohn- / Gehaltsabrechnung

Accountant (Festanstellung)
									Kundenname anonymisiert, Putzbrunn								

11/2021 – 3/2025 (3 Jahre, 5 Monate)

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Tätigkeitszeitraum

11/2021 – 3/2025

Tätigkeitsbeschreibung

Rechnung- und Gutschrifterstellung & Verbuchung, Fälligkeitsüberwachung/Aging, Abstimmung der Intercompany Konten, Mitwirkung bei Monatsabschlüssen & Jahresabschlüssen, Stammdatenpflege, Erstellung & Leitfäden,
Vertretung Credit Control: Kunden-Onboarding & Bonitätsprüfung, Monitoring/Aging- Analyse, Reporting & KPI-Management

Eingesetzte Qualifikationen

Debitorenbuchhalter

Forderungsmanagement (Festanstellung)
									Kundenname anonymisiert, München								

3/2019 – 10/2021 (2 Jahre, 8 Monate)

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Tätigkeitszeitraum

3/2019 – 10/2021

Tätigkeitsbeschreibung

Reduktion von offenen Rechnungen um 30% innerhalb von weniger als 2 Jahren, Prozess zur Früherkennung eingeführt, Tägliches Monitoring der offenen Posten, Eskalation & Inkasso, Reporting & KPI

Eingesetzte Qualifikationen

Mitarbeiter Forderungsmanagement

Sachbearbeiterin Fahrerlaubnis (Festanstellung)
									Landratsamt München, Grasbrunn								

9/2015 – 2/2018 (2 Jahre, 6 Monate)

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Tätigkeitszeitraum

9/2015 – 2/2018

Tätigkeitsbeschreibung

- Antragsbearbeitung: Prüfung und Entscheidung über Ersterteilung, Verlängerung, Umschreibung und Ersatz von Führerscheinen.
- Fahreignungs‑Maßnahmen: Anordnung von MPU, Fahreignungsseminaren und Maßnahmen bei Eignungsmängeln; Mitwirkung bei Entzug/Neuerteilung.
- Ausstellung spezieller Dokumente: Internationale Führerscheine, Kontrollgerätekarten, Erlaubnisse zur Personenbeförderung.
- Verwaltung & Dokumentation: Anlegen/Archivieren von Akten, Auslösen von Druckaufträgen (z. B. Bundesdruckerei), Führen des Fahrerlaubnisregisters.
- Bürgerberatung & Service: Auskünfte erteilen, Fristen erklären, Formulare prüfen

Eingesetzte Qualifikationen

Auftragssachbearbeiter

Chefarztsekretärin (Festanstellung)
									Kundenname anonymisiert, München								

7/2013 – 6/2014 (1 Jahr)

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Tätigkeitszeitraum

7/2013 – 6/2014

Tätigkeitsbeschreibung

- Terminmanagement und Kalenderpflege für Chefärztin/Chefarzt (Ambulanz, Visiten, OPs, Besprechungen).
- Patientenempfang und -betreuung: Aufnahme, Auskünfte, Vorbereitung von Sprechstunden.
- Schriftverkehr und Dokumentation: Arztbriefe, Befunde, Gutachten, Abrechnung privatärztlicher Leistungen; Pflege der Patientenakten.
- Organisation von Sitzungen, Fortbildungen und QM‑Aufgaben (Vor‑/Nachbereitung, Protokolle, Unterstützung bei Audits).
- Koordination mit internen und externen Stellen: Stationspersonal, Verwaltung, Krankenkassen, Fahrschulen, Behörden, ggf. Bundesdruckerei bei Führerschein‑Ähnlichem.

Eingesetzte Qualifikationen

Arztsekretär

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Zertifikate

							Grundlagen der Entgeltabrechnung kompakt

								Haufe Akademie

2023

							Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung I

								Haufe Akademie

2022

Ausbildung

Bürokauffrau IHK

Ausbildung
Didact Berufsbildungsgesellschaft mbH

2013

Über mich

			Ich unterstütze Sie als virtuelle Assistenz mit proaktivem Zeitmanagement, effizienter Priorisierung und klarer Kommunikation. Durch strukturierte Abläufe und regelmäßige Status‑Updates erhöhe ich Ihre Produktivität und schaffe Freiraum für Ihre Kernaufgaben.
			

Weitere Kenntnisse

			•	E Mail  & Terminmanagement

•	Büroorganisation & Administration

•	Dokumentenerstellung & Textbearbeitung

•	Vorlagen & Checklisten

•	Recherche & Datenpflege

•	Kundenkommunikation

•	Website Pflege (WordPress & Website Builder)

•	Canva Grafiken & Social Media Grundsupport

Persönliche Daten

Sprache

							Deutsch (Muttersprache)
Englisch (Gut)

Reisebereitschaft

Nähe des Wohnortes

Arbeitserlaubnis

Europäische Union

Home-Office

bevorzugt

Profilaufrufe

Alter

Berufserfahrung

							7 Jahre und 1 Monat
							(seit 03/2019)
							

Kontaktdaten

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