Projektleiterin / Beraterin digitale Transformation HR und Einkauf

10/2020 – 6/2022

HR IT Projekt - Anforderungsmanagement im Rahmen der Einführung eines Bewerber Management Systems
– Konzeption und Abstimmung des Prozesses zur Aufnahme und Bearbeitung von Geschäftsanforderungen
– Vorbereitung und Moderation von Workshops zur Aufnahme und Feinabstimmung von Anforderungen an Arbeitsprozesse und Systemworkflows
– Bewertung und Abstimmung der Anforderungen mit verschiedenen Stakeholdern unter Berücksichtig datenschutzrelevanter Fragestellungen
– Umsetzung von fachlichen Anforderungen in System-Anforderungen zur Übergabe an den Softwareanbieter
– KPI Workshops - Anforderungsklärung und Entwicklung von KPIs für die Steuerung des Auswahlprozesses, Abstimmung mit Dienstleister zur Konfiguration/ Einführung eines KPI Dashboards
– Einführungsplanung und Erstellung von Release Notes für EndUser
– Erstellung und Abstimmung einer Roadmap für Prozess-Optimierungen im laufenden Betrieb

Projektmanagement, Release-Management, Requirement Analyse, Requirements Management, Schreiben von Dokumentation

8/2020 – 9/2020

Entwicklung von Trainingsunterlagen zur Einführung eines neuen Recruiting Tools
– Abstimmung der Trainingsinhalte für Hiring Manager
– Erstellung der Trainingsunterlagen in PowerPoint und Video (in DE und EN)
– Vorbereitung und Durchführung eines Train-the-Trainers für Inhouse Trainings Ressourcen

Schreiben von Dokumentation, Train the Trainer

5/2020 – 10/2020

HR IT Projekt - Implementierung eines Bewerbermanagement Systems
– Prozessreview und Abstimmung des Konfigurationsbedarfs
– Einführung des Kunden eigenen Systemadministrators in die Systemkonfiguration (z.B. Benutzer- und Kommunikationsverwaltung, Rollen&Rechte, Prozesskonfiguration, Aufsetzen eines Multiposters und Jobboards
– Projektmanagement, Dokumentation, Testing
– Stakeholder Management
– Durchführung von System-Trainings für System Administratoren und Anwender (Recruiter, Hiring Manager)

Konfiguration, Projektmanagement (IT), Schulung / Training (IT), Test Management

3/2020 – 7/2020

HR IT Projekt - Einbindung einer Schnittstelle zum Übertrag von Bewerberdaten
– Abstimmung der Anforderungen
– Mapping der relevanten Datenfelder
– Projektmanagement/ Koordination der Entwicklungsteam auf Seiten des ATS-Providers, des Kunden und der Jobplattform
– Begleitung des User Acceptance Tests und Fehlerbehebung

Projektmanagement (IT), Test Management, SOAP

11/2019 – 4/2020

Anwendertrainigs im Rahmen der Einführung von SAP Fieldglass
- Vorbereitung der Trainingsunterlagen (in DE und EN)
- Vorbereitung des Systems mit Trainingsfällen
- Durchführung von Trainings, vor Ort und Remote, für interne Anwender (ca. 300) und externe Dienstleister (ca. 50)

Schulung / Training (IT)

10/2019 – 3/2020

Review eines Rollen- und Berechtigungskonzept für Nutzer eines Bewerbermanagement Systems
– Aufnahme der Ist-Situation und Analyse der Zugriffsanforderungen
– Review der bestehenden Rollen und Rechte von System Nutzern
– Review der mit diversen Rollen verbundenen Einzelrechte
– Dokumentation in Form eines Rollen- und Rechtekonzepts, in dem die Nutzergruppen und erforderlichen Zugriffsregeln beschrieben sind

Rollen und Berechtigungen, Schreiben von Dokumentation

3/2018 – 10/2018

Recruiting Services - Einführung einer Reporting- und Analyse Plattform
– Vorbereitung und Einholung der Genehmigung zur Einführung bei der IT-Kommission
– Definition der Anforderungen für den europäischen Markt und Abstimmung mit dem globalen Implementierungsteam
– Review, Fehleranalyse und Abstimmung mit den involvierten Ländern und dem globalen Implementierungsteam
– Begleitung des Rollouts inklusive Anwendertrainings

Berechtigungskonzept, Rollout, Schreiben von Dokumentation

12/2016 – 6/2019

Betreuung eines globalen RPO- und MSP Kunden aus dem Bereich Life Science in 9 europäischen Ländern, Begleitung von Software Einführungen, Prozessoptimierungen zur Effizienzsteigerung, KPI Einführung, Change Management. Projekte/ Auszug:
- Transfer von Sourcingaktivitäten und transkationalen Aufgaben in ein Shared Service Center
- Einführung eines globelen Management Dashboards (für die Nutzung in Europa)
- Einführung globaler KPIs (für die Nutzung im europäischen Markt)
- Einführungsbegleitung Vendor Management System (Fieldglass)

Systemeinführungsunterstützung, Change Management, Transformation Management, Recruiting, Talentmanagement, Projektmanagement, Business Analysis, Outsourcing, Shared Services

1/2008 – 8/2016

Weiterentwicklung und Design von HR und Einkaufsdienstleistungen, wie Managed Service Provider Lösungen (MSP) und Recruitment Process Outsourcing (RPO).
Entwicklung der Strategie für die verschiedenen Produktbereiche in Abstimmung mit der globalen Organisation und der deutschen Geschäftsleitung sowie deren operative Umsetzung.
Vertriebsplanung und Durchführung
Management Vertriebsteam
Bid Management
Vertragsverhandlungen
Customer Relationship Management
Controlling, Steuerung und Überwachung des operativen Tagesgeschäfts
Budget- und Forecastplanung
Personalführung
Organisationsentwicklung für die jeweiligen Solutionsbereiche
Einführungsbegleitung von Vendor Management Systemen und Application Management Systemen (Deutschland, Europa und Global)

Projekte (Auszug)

Restrukturierung eines bestehenden Geschäftsbereichs (BPO)
Internes Projekt zur Restrukturierung eines bestehenden Geschäftsbereichs. Bedarfs- und Machbarkeitsanalyse, Überprüfung von Konzepten, Kalkulationen und Angebotspräsentation sowie Anpassung derer. Überprüfung und Anpassung des Vertriebs- und Implementierungsprozesses sowie diverser Prozessschritte im operativen Ablauf.

Entwicklung eines neuen Geschäftsbereichs (MSP)
Internes Projekt zur Konzeption, Planung und Aufbau eines neuen Geschäftsbereiches „Managed Service Providing“:Entwicklung und Konzeption der Dienstleistung, Erstellung eines Business Plans, Integration in die internationale Gesamtstrategie, Entwicklung einer Markteintrittsstrategie und eines Marketingkonzeptes, Evaluierung eines ERP Systems sowie die Gewinnung eines ersten Pilotkunden

Entwicklung eines neuen Geschäftsbereichs (RPO)
Internes Projekt zur Konzeption, Planung und Aufbau eines neuen Geschäftsbereiches „Recruting Process Outsourcing“:Entwicklung und Konzeption der Dienstleistung, Erstellung eines Business Plans, Integration in die internationale Gesamtstrategie, Entwicklung einer Markteintrittsstrategie und eines Marketingkonzeptes, Evaluierung eines ATS Systems, Einführung eines RPOs als interne Dienstleistung sowie Gewinnung externer Kunden. Erstellung von Vertragsvorlagen und Verhandlungen.

Einführung von E-Recruiting Services
Branche: Telekommunikationsausrüster / Rolle: Implementation Manager
– Bedarfsanalyse und Priorisierung
– Gestaltung des „e-Recrutingrozesses“ auf Basis der Anforderungen der Organisation in mehr als 20 Ländern in Europa, Amerika und Asien
– Implementierung der Leistung inklusive eines Application Tracking Systems (Roma)
– Abstimmung und Umsetzung Systemkonfiguration und Berechtigungskonzept (Nutzer, Prozesse, Organisationeinheiten)
– Definition und Einführung von KPIs zur Steuerung und Ergebniskontrolle
– Beratung der Führungskräfte zu den richtigen Rekrutierungskanälen
– Training zu Interviewprozessen und Fragetechniken
– Stakeholdermanagement

Prozessanpassung für die Einführung von E-Recruiting Services
Branche: Dienstleistung / Rolle: Implementation Manager
– Review und Anpassung des bestehenden Prozesses, damit mit der Einführung eines Bewerbermanagement Systems (Roma) die Software und der Rekrutierungsprozess optimal aufeinander abgestimmt sind
– Definition und Abstimmung von Nutzerrollen und Berechtigungen
– Review von Schnittstellenprozessen, um eine effiziente und qualitativ hochwertige Bearbeitung sicherzustellen (von der Bewerbung bis hin zur Besetzung einer Vakanz)
– Evaluierung von Anwendungsfällen von Nutzern und Abstimmung mit dem Solution Design Team
– Unterstützung bei der Einführung von Multiposting
– Erstellung eines Trainingskonzepts und Trainingsunterlagen, um bestehende und neue Mitarbeiter mit dem Prozess und den Spielregeln vertraut zu machen
– Durchführung von Trainings und Ergebniskontrolle
– Stakeholdermanagement

Optimierung eines Recruitment Process Outsouring Programms (RPO)
Branche: Retail Automotive / Rolle: Projektmanager
– Review eines bestehenden Programms, daraus resultierend die Entwicklung von Optimierungsmaßnahmen
– Aufsetzen der Projekt- und Governance Struktur
– Aufsetzen des Projektplans zur Implementierung
– Konzeption und Umsetzung von Optimierungen im Rekrutierungsprozess (einzelne Prozessschritte, Arbeitsabläufe im Team, Kommunikation mit Bewerbern und Stakeholdern)
– Review und Anpassung von Prozessschritten in einem bereits implementierten Bewerbermanagement System (Cornerstone), um den gesamten Ablauf effizienter zu gestalten
– Beratung zur Sourcing Strategie
– Durchführung und Beratung bei Assessments zur Bewerberauswahl
– Begleitung des Veränderungsprozesses

Neueinführung eines Recruitment Process Outsouring Programms (RPO)
Branche: Pharmazie / Rolle: Implementation Manager
– Aufnahme der Ist-Situation und Analyse des Bedarfs
– Erstellung eines Konzepts auf Basis der Anforderungen der Organisation
– Implementierung der Dienstleistung an einem Haupt- sowie zwei Nebenstandorten (Prozess- und Servicedesign)
– Definition und Einführung von KPIs und eines Management Dashboards

Globale MSP Implementierung
Branche: Chemikalien, Luft- und Raumfahrt, Automatisierung / Rolle: Lokaler Projektmanager (DE)
– Aufbau einer Third-Party-Management Funktion zur Beschaffung und zum Management externer Dienstleister
– Prozessdesgin gemeinsam mit dem globalen Prozessteam
– Abstimmung rechtlicher Besonderheiten im deutschen Markt (Einkauf Temporärpersonal)
– Begleitung der VMS Einführung (SAP Fieldglass) unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen im deutschen Markt

MSP Implementierung
Branche: Biotechnologie&Pharma / Rolle: Country Lead Deutschland, Belgien, Österreich
– Einführung eines Managed Service Providers für die Beschaffung externer Lieferanten mittels eines Vendor Managemenet Systems (SAP Fieldglass).
– Feinabstimmung der Anforderungen mittels Design-Workshops
– Definition von Business Regeln und KPIs für den operativen Betrieb
– Definition von Nutzerrollen und Berechtigungsstrukturen
– Ressourcenplanung (inkl. Kostenkalkulation) und Anpassung
– Vorbereitung von Trainingsunterlagen und Trainingsplänen
– Abstimmung von Vertragsinhalten

E-Procurement, Systemeinführungsunterstützung, Business Process Reengineering (BPR), Change Management, Prozessmanagement, Transformation Management, Personalentwicklung, Projektleitung / Teamleitung, Projektmanagement, Business Development, Outsourcing, Shared Services, Strategische Unternehmensplanung

5/2002 – 4/2008

Weiterentwicklung von InHouse-, OnSite- und MasterVendor-Konzepten für Kunden aus den Branchen Automotive, Logistik, Telekommunikation und FMCG. Bundesweite Steuerung von größeren Personalprojekten, inkl. Personalauswahl und Training. Beispiele:

Aufbau eines InHouse Managements zur Beschaffung externer Ressourcen
Branche: Informationstechnik / Rolle: InHouse Manager Arbeitnehmerüberlassung
– Konzeption und Abstimmung des Beschaffungsprozesses (blue & white collar ANÜ)
– Abstimmung des Freigabe- und Bezahlprozesses
– Stakeholder Management an über 40 Standorte in Deutschland, um das neue Programm intern zu platzieren
– Suche, Verhandlung und Onboarding von Dienstleistern
– Einführung eines aussagekräftigen Reportings
– Troubleshooting

Aufbau eines 7/24 Master Vendor Managements zur Beschaffung externer Ressourcen
Branche: Informationstechnik / Rolle: Leiter Implementierung und Operations
– Konzeption und Abstimmung des Beschaffungsprozesses (blue collar ANÜ / ca. 700 FTE)
– Aufbau des OnSite Büros
– Abstimmung und Organisation von Auswahlassessments
– Stakeholder Management , intern und extern
– Einführung eines aussagekräftigen Reportings
– Aufbau eines Shared Serive Teams für die Abwicklung der Mitarbeiter- und Kundenabrechnungen
– Troubleshooting

Re-Engineering eines Master Vendor Managements zur Beschaffung externer Ressourcen
Branche: Automobilindustrie / Rolle: Leiter Implementierung und Operations
– Review bestehender Prozesse und Definition von Zielprozessen
– Anpassung der Arbeitsabläufe an die Zielprozesse
– Einführung eines aussagekräftigen Reportings
– Abstimmung und Organisation von Auswahlassessments
– Stakeholder Management , intern und extern
– Troubleshooting
– Coaching des Master Vendor OnSite Teams

Programm-Management, Projektmanagement, Prozessmanagement, Prozessoptimierung, Recruiting

5/2001 – 4/2002

Entwicklung, Beratung und Implementierung von Personalbeschaffungskonzepten (“InHouse”, “OnSite” und “Master Vendor Lösungen”) für Kunden aus den Branchen: Automotive, Logistik, Telekommunikation und FMCG.

Projektmanagement, Prozessberatung, Prozessoptimierung, Recruiting