Senior Payroll Spezialist / HR-Projectmanager

5/2025 – offen

End‑to‑end Payroll‑Abwicklung für nationale und internationale Kunden in Deutschland: Datenvalidierung, Berechnungen, Abrechnungsdurchführung und Einreichung der Sozialabgaben


Beratung und Unterstützung von Kunden bei deutschen Payroll‑Regelungen und Compliance‑Fragen

Verwaltung von Mitarbeiter-Onboarding und -Offboarding im Payroll‑Kontext inkl. Abfindungen oder Schlussabrechnungen sowie Urlaub und Krankmeldungen

Sicherstellung der Einhaltung von Tarifverträgen, Arbeitsrecht und Sozialversicherungsvorschriften

Durchführung von Payroll‑Kontrollen: Fehleridentifikation, Nachberechnungen, Rückzahlungen, Steuerkorrekturen

Erstellung von Berichten, Kostenanalysen und Dokumentationen für interne und externe Audits

Initiierung und Umsetzung von Prozessoptimierungen, Qualitätskontrollen und Audits zur Effizienzsteigerung

Schulung interner Teams (z. B. Support, Operations) zu deutschen Payroll‑Standards und Systemfeatures

Zusammenarbeit mit Produkt‑ und Engineering‑Teams zur Weiterentwicklung der Payroll‑Software und Automatisierungsfeatures

Lohn- / Gehaltsabrechnung

11/2024 – 4/2025

Ansprechpartner:in für DACH-Kund:innen in allen Fragen zur Gehaltsabrechnung

Analyse und Lösung von gehaltsabrechnungsrelevanten Anliegen inkl. Prüfung von Dateninkonsistenzen

Unterstützung bei der Optimierung von Payroll-Prozessen durch Beratung und Best-Practice-Vorschläge

Enge Zusammenarbeit mit Produkt- und Entwicklungsteams zur Verbesserung der Payroll-Funktion

Coaching und Unterstützung von Junior-Teammitgliedern im Bereich Payroll und Kundensupport

Aktive Mitwirkung an internen Projekten zur Weiterentwicklung des Supports und des Produkts

Seniorenberater

4/2024 – 9/2024

1. Lohn- und Gehaltsabrechnung verwalten:
Sicherstellung der termingerechten und korrekten Abrechnung von Gehältern, Boni, Überstunden und anderen Vergütungen.
Überwachung der Auszahlung an Mitarbeiter und Sicherstellung, dass alle Zahlungen korrekt und rechtzeitig erfolgen.

2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:
Sicherstellen, dass alle Abrechnungen den aktuellen arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben entsprechen.
Überwachung von Änderungen in den Gesetzen und deren Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung.

3. Kommunikation mit Behörden und Institutionen:
Regelmäßige Kommunikation mit Finanzämtern, Sozialversicherungsträgern und anderen relevanten Behörden.
Einreichung von Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen sowie entsprechenden Berichten.

4. Mitarbeiterberatung und -unterstützung:
Beantwortung von Fragen der Mitarbeiter zu Gehaltsabrechnungen, Steuern, Sozialversicherungen und anderen Themen.
Unterstützung bei der Klärung von Gehaltsdifferenzen oder anderen abrechnungsbezogenen Problemen.

5. Prozessoptimierung:
Analyse und Verbesserung bestehender Abrechnungsprozesse, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
Einführung und Optimierung von Payroll-Systemen und -Software.

6. Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen:
Enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, der Buchhaltung und dem Controlling, um eine reibungslose Integration der Lohnbuchhaltung in die Finanzprozesse sicherzustellen.
Unterstützung bei Budgetplanungen und Kostenkontrollen.

7. Berichtswesen und Analysen:
Erstellung von Reports und Statistiken zur Gehaltsstruktur, Überstunden, Urlaubstagen und anderen HR-bezogenen Daten.
Analyse der Gehaltskosten und Erarbeitung von Vorschlägen zur Kostenoptimierung.

8. Auditvorbereitung und -unterstützung:
Vorbereitung der Gehaltsabrechnungsdaten für interne und externe Audits.
Zusammenarbeit mit Auditoren und Beantwortung von Anfragen zur Gehaltsabrechnung.

9. Führung und Schulung von Mitarbeitern:
Leitung des Payroll-Teams, Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern.
Sicherstellung, dass das Team stets auf dem neuesten Stand der relevanten Gesetze und internen Prozesse ist.

10. Verwaltung von Sonderprojekten:
Implementierung von neuen Gehaltsmodellen, Bonusprogrammen oder Mitarbeitervergünstigungen.
Teilnahme an Projekten zur Digitalisierung oder Automatisierung von Payroll-Prozessen.

Lohn- / Gehaltsabrechnung, DATEV, IT-Techniker (allg.), Microsoft Office 365, Human Capital Management (HCM), CRM (Customer Relationship Management)