Senior Virtual Assistant
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- 01.05.2026
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Kurzvorstellung
Erfahrung aus 15 Jahren Projektsteuerung, Teamleitung, Administration und Personalwesen.
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
4/2026 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
- Executive Assistance
- Interim Koordination (Teams/Projekte)
- Aufbau und Optimierung effizienter Arbeitsprozesse, inkl. Leitfäden
- Budget-Monitoring, Compliance, Data Management
- HR-Operations & Recruiting
- Administration
Projektleitung / Teamleitung, Projektmanagement
6/2021 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
- Fachliche Leitung für Projekt- und Finanzierungsprüfung
- Steuerung komplexer Projekt- und Budgetplanungen
- Analyse von Kennzahlen und Prozessen, Qualitätssicherung
- Prozessoptimierung und fachliche Abstimmung
- Erstellung von Arbeitsanweisungen, Leitfäden und Dokumentationen
- Beratung bei Projektplanungen und organisatorischen Fragestellungen
Microsoft Excel, Microsoft Office 365, Prozessoptimierung, Finanzen (allg.), Budgetierung, Sozialrecht, Teamleiter, Projekt-Dokumentation, Projektmanagement
6/2018 – 5/2021
TätigkeitsbeschreibungSicherstellung der Einhaltung definierter Abläufe und Prozesse im Team, Koordination und Nachverfolgung von Verträgen, Daten und operativen Aufgaben, Reporting, Eskalationsmanagement und Schnittstellenkommunikation, Betreuung externer Mitarbeiter über den gesamten Beschäftigungszyklus hinweg, Recruiting & Onboarding.
Eingesetzte QualifikationenHuman Resources Manager, Personalvermittler, Recruiter, Vertragsmanagement, Compliance management, Personalbetreuung, Personalsuche / -auswahl, Recruiting
8/2015 – 5/2018
TätigkeitsbeschreibungOrganisation und Koordination von Projekten im Bildungsumfeld, Recruiting und Bewerbungsmanagement, Schnittstellenarbeit zwischen Unternehmen, Schulen und Institutionen, Konzeption, Planung und Durchführung von Workshops, Organisation von Auswahl- und Assessmentverfahren.
Eingesetzte QualifikationenDozent (Sonstige), Schulung / Coaching (allg.), Ablaufplanung, Projektmanagement
8/2014 – 4/2015
TätigkeitsbeschreibungAdministrative und organisatorische Unterstützung für internationale Auftraggeber, Büroorganisation und Koordination laufender Aufgaben.
Eingesetzte QualifikationenMicrosoft Office 365, Office Management
3/2012 – 7/2014
TätigkeitsbeschreibungBeratung in Einzel- und Gruppensettings, Konzeption, Organisation und Moderation von Seminaren, Dokumentation und administrative Prozesse, Planung von Stundenplänen sowie Entwicklung didaktischer Unterrichtsinhalte.
Eingesetzte QualifikationenCoach, Projektplanung, Moderator, Dozent Erwachsenenbildung, Schulung / Coaching (allg.), Schulungskonzepte, Projekt-Dokumentation, Projektplanung / -vorbereitung, CRM-Berater
1/2010 – 2/2012
TätigkeitsbeschreibungBerufs- und Lifecoaching (Einzeln und in Gruppen), Planung und Durchführung von Seminaren, Koordination mit externen Behörden, Verwaltungsarbeit / Reportings, Akquise von Ausbildungs- und Arbeitsplätzen, Case-Management.
Eingesetzte QualifikationenDozent Erwachsenenbildung, Case Manager Sozialarbeit, Schulung / Coaching (allg.)
10/2008 – 1/2010
TätigkeitsbeschreibungRechnungseingabe und -prüfung von Containerbewegungen in SAP, Prozessoptimierung für Rechnungslegung.
Eingesetzte QualifikationenSap Bi, Kostenrechnung, Audits, SAP Applications
8/2008 – 1/2010
TätigkeitsbeschreibungBewerbungstraining, Kompetenzfeststellung an Schulen, Kommunikationstraining
Eingesetzte QualifikationenCoach, Coach Persönlichkeitsentwicklung, Dozent Erwachsenenbildung, Kommunikationstraining, Kompetenzmanagement, Schulung / Coaching (allg.)
10/2006 – 8/2008
TätigkeitsbeschreibungArchivführung und Sekretariat, Mitarbeit am „Wirtschaftshandbuch Asien/Pazifik“.
Eingesetzte QualifikationenAußenwirtschaftsberatung
2/2003 – 8/2008
TätigkeitsbeschreibungVorbereitung, Durchführung und Kontrolle von Projekten, Betreuung der Großkunden vor Ort, Interviews und Gruppendiskussionen mit Testpersonen.
Eingesetzte QualifikationenKommunikation (allg.), Projektleiter (Sonstige), Projektmanagement
Ausbildung
Hamburg
Über mich
- Executive Assistance
- Interim Koordination (Teams/Projekte)
- Aufbau und Optimierung effizienter Arbeitsprozesse, inkl. Leitfäden
- Budget-Monitoring, Compliance, Data Management
- HR-Operations & Recruiting
- Administration
Weitere Kenntnisse
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Fließend)
- Thailändisch (Grundkenntnisse)
- Europäische Union
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