Office- & Vertragsmanagement | Berlin & remote
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- 05.06.2025
Kurzvorstellung
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
12/2024 – 6/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Verwaltung und Analyse von Miet-, Energie-, Telekommunikations- und Infrastrukturverträgen
Bearbeitung von Kündigungen sowie Organisation von Vertragsverlängerungen
Abstimmung mit Vermietern, Dienstleistern und internen Abteilungen zur Kostenkontrolle und Vertragsabwicklung
Eigenständige Kommunikation mit Anbietern und Partnern zur Verhandlung und Umsetzung optimaler Vertragskonditionen
Überwachung von Zahlungsströmen und Fristenmanagement zur Sicherstellung wirtschaftlicher Effizienz
Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Vertragsprozessen zur Erhöhung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Vertragsmanager
9/2023 – 12/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Aufgaben und Verantwortungsbereiche:
Bearbeitung von Bedarfsanforderungen (BANFen) und Leistungserfassungen (Lerfen) in SAP S/4HANA zur Sicherstellung einer reibungslosen Abwicklung von über 150 Aufträgen pro Monat
Koordination und Kommunikation über MS Teams zur effektiven Abstimmung im Projektteam – mit 95 % fristgerechter Umsetzung
Überwachung und Pflege von Bestellungen in SAP und One SAP zur Verbesserung der Prozessintegration und Senkung der Fehlerquote bei Bestellungen
Eingesetzte Qualifikationen:
SAP S/4HANA
One SAP
Bedarfsanforderungen (BANFen) & Leistungserfassungen (Lerfen)
Projektunterstützung
MS Teams
Auftragsabwicklung
Digitale Kommunikation
Strukturierte Arbeitsweise
SAP-Berater
4/2022 – 8/2023
Tätigkeitsbeschreibung
Aufgaben und Verantwortungsbereiche:
Verwaltung von Anfragen und Aufträgen im Bereich Photovoltaik, inklusive strukturierter Datenpflege in SAP ERP (EHP8)
Kundenbetreuung und digitale Kommunikation über Telefon, E-Mail und Plattformen zur Bearbeitung von über 200 Kundenanfragen pro Monat
Koordination von E-Mails, Anrufen und Korrespondenz zur Sicherstellung einer Antwortzeit unter 24 Stunden
Organisation des Büroalltags unter Nutzung von Citrix, Cisco Jabber und MS Office
Enge Abstimmung mit dem technischen Team zur Sicherstellung pünktlicher Lieferungen und der termingerechten Umsetzung von Dienstleistungsverträgen
Eingesetzte Qualifikationen:
SAP ERP (EHP8)
Citrix
Cisco Jabber
MS Office
Kundenkommunikation
Auftragsmanagement
Büroorganisation
Digitale Prozessbearbeitung
Teamkoordination
Kaufmännischer Angestellter
5/2020 – 3/2022
Tätigkeitsbeschreibung
Aufgaben und Verantwortungsbereiche:
Bearbeitung von Massensachbearbeitungen und Verträgen zur Reduktion der Durchlaufzeiten bei Bestellungen
Koordination zwischen Einkauf, Fakturierung und Versandplanung mit einer termingerechten Lieferquote von 98 %
Eigenverantwortliche Kundenbetreuung und Datenpflege in SAP zur Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit im Vertriebsteam
Eingesetzte Qualifikationen:
SAP
Auftrags- und Vertragsbearbeitung
Koordination von Einkauf, Versand & Faktura
Kundenbetreuung
Massendatenverarbeitung
Prozessoptimierung
Schnittstellenkommunikation
Termintreue & Liefermanagement
Sales Management
9/2017 – 4/2020
Tätigkeitsbeschreibung
Aufgaben und Verantwortungsbereiche:
Verwaltung von Dienstleistungs- und Wartungsverträgen im Bereich Brandschutz mit vollständiger Einhaltung aller vertraglichen Fristen
Terminkoordination und Kundenbetreuung zur Sicherstellung der pünktlichen Dienstleistungserbringung und Kundenzufriedenheit
Eingesetzte Qualifikationen:
Vertragsverwaltung
Terminplanung
Kundenkommunikation
Fristenmanagement
Dienstleistungskoordination
Organisationsfähigkeit
Verantwortungsbewusstsein
Kaufmännischer Angestellter
5/2015 – 8/2017
Tätigkeitsbeschreibung
Aufgaben und Verantwortungsbereiche:
Eigenverantwortliche Büroorganisation inkl. Empfang, Rechnungsstellung und Korrespondenz mit Partnern und Universitäten – Verwaltung von über 500 Verträgen und Dokumenten pro Jahr
Organisation und Betreuung von Seminaren und Meetings – Teilnahmequote über 95 % und durchweg positives Feedback von Dozierenden und Teilnehmenden
Eingesetzte Qualifikationen:
Office Management
Veranstaltungsorganisation
Vertragsverwaltung
Korrespondenz mit Bildungspartnern
Rechnungsbearbeitung
Kommunikationsstärke
Selbstständige Arbeitsweise
Office Management
Ausbildung
Praxis Drs. Bohn/Hettich
Über mich
Meine Arbeitsweise ist strukturiert, verantwortungsbewusst und lösungsorientiert. Ich übernehme klassische administrative Aufgaben ebenso souverän wie projektbezogene Tätigkeiten – von der Bearbeitung von Kündigungen und Vertragsänderungen bis hin zur Erstellung von Serienbriefen, Listen und interner Ablagen.
Ich arbeite mich schnell in neue Systeme ein, bin digital versiert und beherrsche gängige Tools wie Microsoft Office, Excel, Outlook, Teams sowie Google Workspace. Auch mit CRM-Systemen, digitalen Ablagestrukturen und internen Datenbanken gehe ich sicher um. Zusätzlich bringe ich Erfahrung in der Kommunikation mit internen Fachabteilungen, externen Partnern, Behörden und Dienstleistern mit.
Ich suche projektbezogene oder dauerhafte Einsätze im Bereich Office, Verwaltung oder Vertragswesen – remote oder vor Ort in Berlin. Ob als Teamassistenz, Sachbearbeitung oder Backoffice-Verstärkung: Ich bin schnell einsatzbereit und arbeite mit klarem Fokus, Verbindlichkeit und einem hohen Maß an Eigenverantwortung.
Weitere Kenntnisse
Stammdatenpflege
Fristenüberwachung und Wiedervorlagen
Office-Organisation & interne Kommunikation
Rechnungsprüfung & Dokumentation
Assistenzaufgaben & Projektunterstützung
Bearbeitung von Kündigungen und Änderungsanträgen
Erstellen von Listen, Serienbriefen und Dokumenten
Kommunikation mit Dienstleistern, Behörden & Kunden
Verwaltung von Zugängen, Schlüssel- und Vertragsunterlagen
Pflege von Ablagestrukturen (digital & analog)
Organisation von internen Abläufen
Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Arbeiten mit Google Workspace
Grundkenntnisse in SAP und CRM-Systemen
Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten
Schnelle Auffassungsgabe & digitale Affinität
Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Verfügbarkeit ab sofort – flexibel nach Projektumfang
Einsatzort: Berlin oder remote
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Fließend)
- Europäische Union
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