Freelance Interimsprofi, Projekt-, Office-Management
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Kurzvorstellung
Auszug Referenzen (10)
"Fundierte Vorplanung, effiziente, gut durchdachte Organisation und zielgerichtete Durchführung,bei ausgeprägter Teamfähigkeit, sind Stärken der Firma!"
5/2024 – 7/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Als verantwortliche Eventorganisatorin plante und koordinierte Y. G. die jährliche Saisoneröffnung der Muschelzüchter Schleswig-Holsteins auf Sylt – ein zentrales Branchenevent, das Vertreterinnen und Vertreter aus Wirtschaft, Politik und Medien zusammenführt.
Zu den Gästen zählen regelmäßig Mitglieder der Landesregierung Schleswig-Holsteins, darunter Fachminister, sowie Repräsentanten der Gemeinden, Küstenfischerei und Lebensmittelwirtschaft.
Die Aufgaben umfassten die gesamtheitliche Eventkonzeption, Organisation, Budget- und Ablaufplanung, Gästemanagement, Pressekoordination sowie die Abstimmung mit regionalen Partnern, Caterern und den Muschelzüchtern.
Durch professionelle Planung, strukturierte Kommunikation und ein Gespür für regionale Identität gelang es, die Veranstaltung als festen gesellschaftlichen und politischen Höhepunkt der Küstenregion zu etablieren und die Bedeutung der Muschelzucht für Schleswig-Holstein wirkungsvoll zu präsentieren.
Eventkoordinator, Organisation (allg.), Pressearbeit
"Y. hat dieses Projekt vorbildlich von Anfang bis Ende umgesetzt!"
2/2024 – 7/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Das Ziel des Projekts war die Einführung des digitalen Zeiterfassungstools Crewmeister, um die Arbeitszeiten der Muschelfischer effizient und transparent zu erfassen. Die Digitalisierung der Zeiterfassung soll manuelle Prozesse ersetzen, Fehlerquellen minimieren und die Verwaltung der Arbeitszeiten erheblich vereinfachen.
Mit der erfolgreichen Umsetzung des Projekts wurde die Arbeitszeiterfassung der Muschelfischer modernisiert und an die Anforderungen der digitalen Arbeitswelt angepasst.
HR Business Partner, Kommunikation (allg.), Projektkoordinator
"Y. hat uns als Projektassistenz zuverlässig und strukturiert unterstützt. Sie arbeitete sich schnell ein und erledigte ihre Aufgaben gewissenhaft"
1/2024 – 12/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Terminorganisation
Reiseorganisation
Stakeholderkommunikation
Cluster Management
Reisekostenabrechnung
Eventorganisation
Projektassistent, Eventkoordinator, Organisation (allg.)
"Frau G. hat auch dieses Projekt wieder mit Bravour und großem Einsatz für uns abgeschlossen, die nächsten Projekte warten schon. Danke!"
1/2023 – 3/2023
TätigkeitsbeschreibungProjektleitung für Branchenkampagne "Mega Movie Week". Eine Initiative zur Förderung des digitalen Transaktionskaufs von Kinoproduktionen.
Eingesetzte QualifikationenManagement (allg.)
"Y. überzeugt durch exzellente Projektleitung: klar strukturiert und souverän durch alle Projektphasen führend & das mit einer guten Portion Humor."
11/2022 – 5/2023
TätigkeitsbeschreibungProjektleitung zur Einführung einer All-in-one-HRSoftware für 100 Mitarbeiter
Eingesetzte QualifikationenManagement (allg.), Projektmanagement - Personalmanagement
"Y. G. zeichnete sich durch hohe Einsatzbereitschaft, ausgeprägtes Organisationstalent und interkulturelle Kompetenz aus."
9/2020 – 9/2024
Tätigkeitsbeschreibung
- Neustrukturierung interner Abläufe und Strukturen
- Leitung und organisatorische Verantwortung der Geschäftsstelle der Chinesisch-Deutschen Gesellschaft e.V.
- Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten zur Förderung des kulturellen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Austauschs zwischen China und Deutschland
- Organisation und Durchführung von Mitgliederversammlungen, Vorträgen und Kulturaustauschen
- Pflege und Ausbau von Netzwerken mit Partnern aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur
- Koordination der Mitgliederkommunikation, Betreuung von Vorstand und Gremien
- Konzeption und Redaktion von Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, inklusive Website, Newsletter und Social Media
- Verantwortung für Budgetplanung, Berichtswesen und Gemeinnützigkeit inklusive Bankvollmacht
- Repräsentation der Gesellschaft bei offiziellen Anlässen und Veranstaltungen
- Unterstützung bei der strategischen Weiterentwicklung der Vereinsarbeit
Projektplanung, Prozessoptimierung, Kommunikation (allg.), Mediengestaltung, Office Management, Unternehmensstrukturen
"Ich bestätige, das Y. G. als Projektleiterin bei [...] gearbeitet hat."
1/2015 – 3/2017
Tätigkeitsbeschreibung
Prüfung einer Familiennachfolge
• Selbstständige Organisation der Verwaltung von [...]
• Kundenakquise, Networkaufbau im Shopping Mall-Bereich
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Shop-in-Shop-Systemen
Corporate Design, Office Management, Vertrieb (allg.)
"Y. hat unser Unternehmen sehr erfolgreich unterstützt, agierte versiert und umsichtig. Auch jetzt unterstützt sie uns als Freelancerin. Danke!"
1/2014 – 12/2018
Tätigkeitsbeschreibung
• Aufgaben der Geschäfts- und Betriebsleitung
• Strategische Entwicklung neuer Geschäftsfelder
• Kundennetworking, Interessenwahrnehmung der Unternehmen der ARGE in
Vereinen, Verbänden und Port Authority
• Selbstständige Organisation der Verwaltung in allen Belangen für weitere Gesell-schaftsunternehmen in der Arbeitsgemeinschaft (Max Meyn – Lütgens & Reimers GmbH & Co. KG, POCC Port & Offshore Coordination Center GmbH, POCC Boot & Service GmbH sowie die Hamburg Boatmen Association GmbH)
• Selbstständige Personalbetreuung und –verwaltung für diese Gesellschaftsunter-nehmen, Ausbildungsbetreuung
• Gesellschaftsrechtliche Themen
• Vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit dem Steuerberater
• Qualitätsmanagementbeauftragte
• Presse-/Öffentlichkeitsarbeit
• Fuhrparkverwaltung
Fuhrpark-Management, Management (allg.), Office Management, Organisation (allg.), Personalbetreuung
"Y. bietet wertvolle Unterstützung, auf die man sich immer verlassen kann - starke Frau, die einem den Rücken freihält!"
2/2011 – 9/2015
Tätigkeitsbeschreibung
Assistentin der Geschäftsführung:
• Eigenverantwortliche Organisation der Position
• Neustrukturierung des Personalwesens
• Personalsachbearbeitung
• Führung Personalgespräche
• Arbeits- und Vertragsrecht
• Administrative Aufgaben im Bewerbermanagementsystem
• Recruiting von Fach- und Führungskräften für Mandanten
• Buchhaltungsvorbereitung und –überwachung/Controlling
• Bankvollmacht
• Neustrukturierung und Organisation des Büros
• Vorbereitung und Durchführung von internen/externen Konferenzen
• Veranstaltungsorganisation
• Reisemanagement
• Verfassen von Stellenanzeigen
Office Management, Unternehmensstrukturen
"Die Zusammenarbeit mit Frau G. war stets professionell, sie hat uns sehr erfolgreich unterstützt. Wir konnten uns jederzeit auf sie verlassen."
3/2006 – 1/2011
Tätigkeitsbeschreibung
• Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats
• Protokollführung
• Termin- und Reiseplanung
• Vor- und Nachbereitung von Reiseunterlagen
• Reisekostenabrechnung
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen
• Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Planung und Durchführung von Kundenevents
• Erledigung der Korrespondenz nach Stichworten und selbständig
• Gästebewirtung und -betreuung
• Kassenführung
• Netzwerkaufbau für Hafenplayer norddeutsche Häfen
Lotus Notes Domino Server, Microsoft Office 365
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
5/2024 – 7/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Als verantwortliche Eventorganisatorin plante und koordinierte Y. G. die jährliche Saisoneröffnung der Muschelzüchter Schleswig-Holsteins auf Sylt – ein zentrales Branchenevent, das Vertreterinnen und Vertreter aus Wirtschaft, Politik und Medien zusammenführt.
Zu den Gästen zählen regelmäßig Mitglieder der Landesregierung Schleswig-Holsteins, darunter Fachminister, sowie Repräsentanten der Gemeinden, Küstenfischerei und Lebensmittelwirtschaft.
Die Aufgaben umfassten die gesamtheitliche Eventkonzeption, Organisation, Budget- und Ablaufplanung, Gästemanagement, Pressekoordination sowie die Abstimmung mit regionalen Partnern, Caterern und den Muschelzüchtern.
Durch professionelle Planung, strukturierte Kommunikation und ein Gespür für regionale Identität gelang es, die Veranstaltung als festen gesellschaftlichen und politischen Höhepunkt der Küstenregion zu etablieren und die Bedeutung der Muschelzucht für Schleswig-Holstein wirkungsvoll zu präsentieren.
Eventkoordinator, Organisation (allg.), Pressearbeit
2/2024 – 7/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Das Ziel des Projekts war die Einführung des digitalen Zeiterfassungstools Crewmeister, um die Arbeitszeiten der Muschelfischer effizient und transparent zu erfassen. Die Digitalisierung der Zeiterfassung soll manuelle Prozesse ersetzen, Fehlerquellen minimieren und die Verwaltung der Arbeitszeiten erheblich vereinfachen.
Mit der erfolgreichen Umsetzung des Projekts wurde die Arbeitszeiterfassung der Muschelfischer modernisiert und an die Anforderungen der digitalen Arbeitswelt angepasst.
HR Business Partner, Kommunikation (allg.), Projektkoordinator
1/2024 – 1/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Sylter Muscheln – Vertriebsaufbau in Norddeutschland - strategische und operative Projektleitung des regionalen Absatzes sowie mit kommunikativer Positionierung der Marke Sylter Muscheln im norddeutschen Markt sowie Bewusstseinsförderung für regionale, nachhaltige Lebensmittelproduktion und -konsumierung.
Aufgaben insbesondere:
- Entwicklung und Umsetzung von Vertriebs- und Marketingmaßnahmen zur Stärkung der Markenpräsenz im norddeutschen Raum
- Aufbau und Pflege von Vertriebspartnerschaften mit Gastronomie, Handel und touristischen Netzwerken
- Organisation von PR- und Promotion-Aktivitäten zur Sensibilisierung für nachhaltige regionale Muschelzucht
- Begleitung von Veranstaltungen und Messeauftritten zur Präsentation der Sylter Muschel als kulinarisches Qualitätsprodukt.
- Konzeption, Erstellung und Betreuung der Onlinepräsenz.
Eventkoordinator, Leiter Öffentlichkeitsarbeit, Marketing und Presse, Markenbildung, Vertrieb (allg.), Office Management
1/2024 – 12/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Terminorganisation
Reiseorganisation
Stakeholderkommunikation
Cluster Management
Reisekostenabrechnung
Eventorganisation
Projektassistent, Eventkoordinator, Organisation (allg.)
10/2023 – 12/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Y. G. unterstützte maßgeblich den Zusammenschluss der beiden Branchenverbände BVV Bundesverband Audiovisuelle Medien e.V. und VDF Verband der Filmverleiher e.V. zum neuen Verband Allscreens – Verband Filmverleih und Audiovisuelle Medien e.V..
Ihre Tätigkeit umfasste die strategische und organisatorische Begleitung des Fusionsprozesses, einschließlich der Koordination zwischen den Vorständen und Mitgliedern beider Verbände, der Erarbeitung gemeinsamer Kommunikationsstrukturen sowie der Entwicklung eines konsistenten Außenauftritts für den neu gegründeten Verband sowie der Neugestaltung der Büroräume.
Besonderes Augenmerk lag auf der Integration der Interessen beider Organisationen, der transparenten Kommunikation gegenüber Mitgliedern und Partnern sowie der professionellen Vorbereitung der Gründungsphase von Allscreens e.V.
Projektadministrator, HR Business Partner, Office Management, Organisation (allg.), Unternehmensstrukturen
1/2023 – 3/2023
TätigkeitsbeschreibungProjektleitung für Branchenkampagne "Mega Movie Week". Eine Initiative zur Förderung des digitalen Transaktionskaufs von Kinoproduktionen.
Eingesetzte QualifikationenManagement (allg.)
1/2023 – offen
TätigkeitsbeschreibungProjektüberwachung und -koordination am EU-Projekt "OLAMUR" beteiligter Stakeholder, Vertretung in Konferenzen (International), Abruf und Verwaltung von EU-Fördergeldern, Unterstützung beim Bau von Versuchsplattformen zur Erforschung von nachhaltiger Zucht v. Muscheln u. Algen.
Eingesetzte QualifikationenAblauforganisation, Interne Kommunikation, Projektleitung / Teamleitung
11/2022 – 5/2023
TätigkeitsbeschreibungProjektleitung zur Einführung einer All-in-one-HRSoftware für 100 Mitarbeiter
Eingesetzte QualifikationenManagement (allg.), Projektmanagement - Personalmanagement
9/2020 – 9/2024
Tätigkeitsbeschreibung
- Neustrukturierung interner Abläufe und Strukturen
- Leitung und organisatorische Verantwortung der Geschäftsstelle der Chinesisch-Deutschen Gesellschaft e.V.
- Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten zur Förderung des kulturellen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Austauschs zwischen China und Deutschland
- Organisation und Durchführung von Mitgliederversammlungen, Vorträgen und Kulturaustauschen
- Pflege und Ausbau von Netzwerken mit Partnern aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur
- Koordination der Mitgliederkommunikation, Betreuung von Vorstand und Gremien
- Konzeption und Redaktion von Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, inklusive Website, Newsletter und Social Media
- Verantwortung für Budgetplanung, Berichtswesen und Gemeinnützigkeit inklusive Bankvollmacht
- Repräsentation der Gesellschaft bei offiziellen Anlässen und Veranstaltungen
- Unterstützung bei der strategischen Weiterentwicklung der Vereinsarbeit
Projektplanung, Prozessoptimierung, Kommunikation (allg.), Mediengestaltung, Office Management, Unternehmensstrukturen
1/2015 – 3/2017
Tätigkeitsbeschreibung
Prüfung einer Familiennachfolge
• Selbstständige Organisation der Verwaltung von [...]
• Kundenakquise, Networkaufbau im Shopping Mall-Bereich
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Shop-in-Shop-Systemen
Corporate Design, Office Management, Vertrieb (allg.)
1/2014 – 12/2018
Tätigkeitsbeschreibung
• Aufgaben der Geschäfts- und Betriebsleitung
• Strategische Entwicklung neuer Geschäftsfelder
• Kundennetworking, Interessenwahrnehmung der Unternehmen der ARGE in
Vereinen, Verbänden und Port Authority
• Selbstständige Organisation der Verwaltung in allen Belangen für weitere Gesell-schaftsunternehmen in der Arbeitsgemeinschaft (Max Meyn – Lütgens & Reimers GmbH & Co. KG, POCC Port & Offshore Coordination Center GmbH, POCC Boot & Service GmbH sowie die Hamburg Boatmen Association GmbH)
• Selbstständige Personalbetreuung und –verwaltung für diese Gesellschaftsunter-nehmen, Ausbildungsbetreuung
• Gesellschaftsrechtliche Themen
• Vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit dem Steuerberater
• Qualitätsmanagementbeauftragte
• Presse-/Öffentlichkeitsarbeit
• Fuhrparkverwaltung
Fuhrpark-Management, Management (allg.), Office Management, Organisation (allg.), Personalbetreuung
2/2011 – 9/2015
Tätigkeitsbeschreibung
Assistentin der Geschäftsführung:
• Eigenverantwortliche Organisation der Position
• Neustrukturierung des Personalwesens
• Personalsachbearbeitung
• Führung Personalgespräche
• Arbeits- und Vertragsrecht
• Administrative Aufgaben im Bewerbermanagementsystem
• Recruiting von Fach- und Führungskräften für Mandanten
• Buchhaltungsvorbereitung und –überwachung/Controlling
• Bankvollmacht
• Neustrukturierung und Organisation des Büros
• Vorbereitung und Durchführung von internen/externen Konferenzen
• Veranstaltungsorganisation
• Reisemanagement
• Verfassen von Stellenanzeigen
Office Management, Unternehmensstrukturen
3/2006 – 1/2011
Tätigkeitsbeschreibung
• Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats
• Protokollführung
• Termin- und Reiseplanung
• Vor- und Nachbereitung von Reiseunterlagen
• Reisekostenabrechnung
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen
• Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Planung und Durchführung von Kundenevents
• Erledigung der Korrespondenz nach Stichworten und selbständig
• Gästebewirtung und -betreuung
• Kassenführung
• Netzwerkaufbau für Hafenplayer norddeutsche Häfen
Lotus Notes Domino Server, Microsoft Office 365
Ausbildung
Jork
Über mich
Verantwortungsbereitschaft. Über die Jahre habe ich umfangreiche Erfahrungen in
der Unterstützung und Beratung von Geschäftsführungen und Vorständen
gesammelt. Als proaktive Persönlichkeit habe ich umfassende Erfahrungen in der
Koordination und Leitung von Projekten in Vereinen, Verbänden und Unternehmen
gesammelt.
Ich denke strategisch und bin eine echte Allrounderin mit exzellentem
Zeitmanagement und herausragendem Organisationstalent. Serviceorientierung
liegt mir besonders am Herzen, und ich stelle sicher, dass alles reibungslos
funktioniert. Meine fundierte kaufmännische Expertise kombiniere ich mit einem
praxisnahen „Hands-On“-Ansatz bei der Planung und Umsetzung von Projekten.
Als sympathische Teamplayerin mit hoher sozialer Kompetenz, ausgeprägter
Menschenkenntnis und Empathie lege ich großen Wert darauf, nicht nur fachlich,
sondern auch menschlich zu überzeugen.
Weitere Kenntnisse
Projektmanagement, Office Management, Restukturierung Backoffice, Eventorganisation
Lean Projektmanagement
Leitung von Geschäftsstellen für Vereine und Verbände in unterschiedlichen Branchen:
- Verbandsentwicklung
- Mitgliedermanagement
- Personalmanagement
Eventorganisation:
- Branchenevents
- Messeorganisation
Gesellschaftermanagement:
- Gesellschafterkommunikation
- Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Gesellschafterversammlungen
- Verwaltung der Gesellschafterrechte und -pflichten
HR-Management und Mitarbeiterentwicklung:
- Personalplanung und -beschaffung/Onboarding
- Organisationsentwicklung zu Struktur und Kultur, Corporate-Identity
- Personalverwaltung inkl. Vertragsmanagement u. arbeitsrechtliche Abwicklung
- Crewmanagement
- Vorbereitende Lohn-/Gehaltsabrechnung
- Organisation von Firmen-/Verbands- und Branchenevents
- Buchhaltungs- und Koordinationskommunikation
Relocation Service
Website-Planung und -pflege
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Fließend)
- Französisch (Grundkenntnisse)
- Europäische Union
Kontaktdaten
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