Senior Business Administrator | Projektassistenz | Backoffice-Experte
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- auf Anfrage
- 86633 Neuburg an der Donau
- auf Anfrage
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- 05.06.2025
Kurzvorstellung
mein Name ist N. K. und ich bin als freier kaufmännischer Projektpartner und Senior Business Administrator tätig.
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
11/2024 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
- Vollumfängliche Verantwortung für das Rechnungswesen der Unternehmensgruppe (Holding + Tochterfirmen) in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung & Steuerkanzlei
- Planung und Kontrolle von Budget und Liquidität auf Gruppenebene
- Mitgestaltung personalbezogener Prozesse gemeinsam mit HR
- Leitung der organisatorischen Abwicklung des Firmenumzuges von Schrobenhausen nach Ingolstadt
- Unterstützung bei Prozess- und Verfahrensdokumentation
- Mitwirkung an Marketin- und Unternehmensstrategien
- Eigenverantwortliche Koordination interner Projekte und Sonderaufgaben
- Optimierung administrativer Abläufe und kaufmännischer Strukturen
Buchhaltung, Budgetierung, Kommunikation (allg.), Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Liquidität, Projektleitung / Teamleitung, Projektsteuerung (Projektcontrolling), Projektstrukturierung, Prozessoptimierung, Qualitätsdokumentation
1/2023 – 6/2023
Tätigkeitsbeschreibung
- Touren Forecast
- Abstimmung des Transportbedarfs mit den Spediteuren und Einholung von deren Bestätigungen für die benötigten Kapazitäten
- Lkw-Planung und -Disposition im TMS
- Implementierung von neuen Transportlinien
- Abstimmung von Transport Abfahrts- und Ankunftszeiten mit den verschiedenen Standorten und
- Dienstleistern für eine optimale Versorgung von Volumen (Kartonage)
- Wichtige Schnittstelle zwischen Spediteuren und Lagern
- Ursachenermittlung und Korrekturmaßnahmen bei Transportabweichungen
- Zusammenarbeit und Koordination mit internen und externen Abteilungen
- Überwachung von Schlüsselkennzahlen in Bezug auf Lkw-Volumen, Kosten und Leistung
- Prozess Dokumentation und Implementierung
- Prozess Optimierung
- Stückgutprozess-Aufbau im Rahmen neuer Transportlösungen für den Packaging-Bereich
- Hauptkommunikation auf Englisch
- Kontrolle der in-time Zustellung von Packaging-Volumen (im Rahmen der vorgebenen Transportzeiten)
- adhoc Transport-Anpassungen im Falle von Volumens- oder Bedarfsänderungen der verschiedenen Standorte und Stakeholder
- schnelles und flexibles Umdenken und Anpassen der Prozesse, für kosteneffiziente und optimale Planungen.
- Fokus auf Kostenoptimierung bzw. Maßnahmen zur Einsparung von Kosten entwickeln.
Logistik (Allg.), Logistikplanung, Speditionslogistik, Transportlogistik, Verpackungslogistik
10/2022 – 12/2022
Tätigkeitsbeschreibung
- Touren Forecast
- Abstimmung des Transportbedarfs mit den Spediteuren und Einholung von deren Bestätigungen für die benötigten Kapazitäten
- Lkw-Planung und -Disposition im TMS
- Implementierung von neuen Transportlinien
- Wichtige Schnittstelle zwischen Spediteuren und Lagern
- Ursachenermittlung und Korrekturmaßnahmen bei Transportabweichungen
- Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
- Überwachung von Schlüsselkennzahlen in Bezug auf Lkw-Volumen, Kosten und Leistung
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- Truck forecasting
- Aligning transport needs with carriers and obtaining their confirmation for required capacities
- Truck planning and scheduling in TMS
- Implementation of new transport lines
- Key interface between carriers and the warehouses
- Root-cause and corrective actions related to transport deviations
- Cooperation with internal departments
- Monitoring of key metrics related to truck volumes, costs and performance
Kommunikation (allg.), Logistik (Allg.), Logistikplanung, Transportlogistik, Verkehrsplanung
4/2022 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
- Überwachung der eingehenden E-Mails im Posteingang
- Priorisierung der eingehenden Mails und Aufträge
- Auftragsteuerung / -verteilung
- Projektleitung des Postmasterteams
- Schulung des Postmasterteams bei neuen Prozessen
- Delegation von Aufträgen und Aufgaben an interne Facharbeiter
- aktive Bearbeitung der eingehenden Vorgänge:
> Erstellung neuer Aufträge
> Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Versicherungen
> Nachfassen ausstehender Rückmeldungen
> gezielte Unterstützung der internen Facharbeiter zur Sicherstellung der Fortführung laufender Aufträge
Tools:
- MS Teams
- MS Office
- MS Dynamics
- MS One Note
- Sharepoint
Projektdurchführung, Projektleitung / Teamleitung, Schadenregulierung, Governance
1/2022 – 3/2022
Tätigkeitsbeschreibung
- Regelmäßige Überwachung des Posteingangs zum Zwecke der gezielten
Priorisierung von Vorgängen nach Vorgaben und entsprechende Dokumentation inkl. nachhalten der weiteren internen Bearbeitung.
- Direktkommunikation per Telefon und EMail mit Kunden/Fahrzeugnutzern
/Werkstätten zur Reduzierung von Reklamationen und Nachfragen zur Erhöhung der Kunden-/Nutzerzufriedenheit
- Aktive Unterstützung der kaufmännischen Sachbearbeiter bei der Auftragssteuerung und beim Nachfassen ausstehender Rückmeldungen
Tools:
- MS Teams
- MS Office
- MS Dynamics
- MS One Note
- Sharepoint
Schreiben von Dokumentation, Dokumentenmanagement, Kundendienst, Organisation (allg.)
1/2022 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
- Durchsicht von Bewerbungsunterlagen
- Pre-Screenings
- Führen von Telefoninterviews & Vorgesprächen
- Networking
- Active Sourcing/Direktansprache
- Datenverwaltung und -pflege
- Recherchetätigkeiten zu Stellen und Auftraggebern
- Schriftverkehr mit Bewerbern und Auftraggebern
- Erstellung von Bewerberprofilen
- Terminierung und Organisation von Telefoninterviews
Recruiting
3/2020 – 11/2020
Tätigkeitsbeschreibung
- Akquise von Neukunden, Kontakt Auf- und Ausbau zu wichtigen Entscheidern
- Betreuung von wichtigen Accounts: telefonische Beratung sowie vor Ort beim Kunden
- Angebotserstellung, Verhandlung, Nachverfolgung und Vertragsabschluss
- Aufbau des Kundennetzwerks im B2B-Bereich
- Konzepterstellung zu strategischen Maßnahmen der Kundenbindung
- Eigenverantwortliche Planung, Vorbereitung und Durchführung von Akquise- und Vertriebsgesprächen, sowie deren Nachbearbeitung und Dokumentation
- Pflege und Verwaltung der Kundendaten im CRMSystem
- Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der bestehenden Prozesse und Schnittstellen.
- Gezielte Marktbeobachtung und Wettbewerbsanalyse
Tools:
- Bitrix 24
- MS Office
Akquise / Kontakt, Angebotskalkulation, Angebotsmanagement, Auftragsverwaltung, Business to Business, Datenmanagement, Kundendienst
11/2017 – 11/2019
Tätigkeitsbeschreibung
- Telefonische Beratung
- Angebotserstellung und -verfolgung
- Auftragserfassung und -abwicklung
- Komplettbetreuung der Kunden eines
- Verkaufsbetriebes
- Zuständigkeit eigener Verkaufsgebiete
- Erstellung von Schließplänen
- Konfiguration von Maßanfertigung
- Überwachung von Lieferterminen
- Kontrolle der Auftragsbestätigungen
- Abstimmung und Klärung mit Lieferanten hinsichtlich Technik, Liefertermin, Preisgestaltung und Reklamation
- Abstimmung mit der Logistik hinsichtlich Einhaltung von Fixterminen, Sondertouren und interne Touren
- Allgemeine Bürotätigkeiten
- Absprachen mit Lieferanten bezogen auf Lieferterminen
- Preisverhandlungen aufgrund von Bestellungen höherer Mengen mit den Lieferanten
- Absprachen der Liefermöglichkeiten (Menge) mit den Lieferanten
- Bestellung von Waren (Auftragsbezogen)
- Klärung von Rückfragen technischer Produkte mit den Lieferanten
Tools:
- AS400
- MS Office
Angebotskalkulation, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Einkauf (allg.), Kundendienst
9/2014 – 10/2017
Tätigkeitsbeschreibung
- Auftragsabwicklung mit Kunden und Lieferanten
- Telefonische Auftragsannahme
- Koordination von Außendienstaufträgen
- Angebotswesen
- Auftragsbezogene Bestellungen beim Lieferanten
- Prüfung der Lagerbestandes sowie Nachbestellung
Angebotskalkulation, Auftragsverwaltung, Einkauf (allg.), Kundendienst
Zertifikate
Ausbildung
Ingolstadt
Neuburg an der Donau
Über mich
Meine Schwerpunkte liegen in den Bereichen:
- Buchhaltung & Rechnungswesen
- Business Administration & Office Management
- Projektkoordination & Backoffice-Optimierung
- Teamleitung & Prozessstrukturierung
Ich übernehme Aufgaben dort, wo operative und administrative Entlastung gefragt ist – sei es als verlängerte Werkbank des Managements, als strukturierender Sparringspartner oder als Schnittstelle zwischen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern.
Was meine Auftraggeber besonders schätzen:
- unternehmerisches Denken
- schnelle Auffassungsgabe
- zuverlässige, eigenständige Umsetzung
- strukturierte Kommunikation & Dokumentation
Ob als Projektkraft, Interimsunterstützung oder langfristiger Partner – ich bringe meine Erfahrung lösungsorientiert und hands-on ein.
Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen!
Beste Grüße,
N. K.
Weitere Kenntnisse
- Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Kalender etc.)
- DATEV Unternehmen Online
- SAP PS
- Microsoft Dynamics
- ERP-Systeme: WWS-UPOS, ISI-HA
- Lotus Notes, Citrix, OpenOffice
- Renz-Konfigurator
- Erfahrung mit CRM-Systemen und Datenpflege
- Technisches Verständnis für Konfiguration und Auftragsabwicklung
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Gut)
- Europäische Union
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