spezialisierter Backoffice Assistant / Virtual Assistant
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- 12.09.2023
Kurzvorstellung
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Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
1/2023 – 6/2023
Tätigkeitsbeschreibung
- Touren Forecast
- Abstimmung des Transportbedarfs mit den Spediteuren und Einholung von deren Bestätigungen für die benötigten Kapazitäten
- Lkw-Planung und -Disposition im TMS
- Implementierung von neuen Transportlinien
- Abstimmung von Transport Abfahrts- und Ankunftszeiten mit den verschiedenen Standorten und
- Dienstleistern für eine optimale Versorgung von Volumen (Kartonage)
- Wichtige Schnittstelle zwischen Spediteuren und Lagern
- Ursachenermittlung und Korrekturmaßnahmen bei Transportabweichungen
- Zusammenarbeit und Koordination mit internen und externen Abteilungen
- Überwachung von Schlüsselkennzahlen in Bezug auf Lkw-Volumen, Kosten und Leistung
- Prozess Dokumentation und Implementierung
- Prozess Optimierung
- Stückgutprozess-Aufbau im Rahmen neuer Transportlösungen für den Packaging-Bereich
- Hauptkommunikation auf Englisch
- Kontrolle der in-time Zustellung von Packaging-Volumen (im Rahmen der vorgebenen Transportzeiten)
- adhoc Transport-Anpassungen im Falle von Volumens- oder Bedarfsänderungen der verschiedenen Standorte und Stakeholder
- schnelles und flexibles Umdenken und Anpassen der Prozesse, für kosteneffiziente und optimale Planungen.
- Fokus auf Kostenoptimierung bzw. Maßnahmen zur Einsparung von Kosten entwickeln.
Logistik (Allg.), Logistikplanung, Speditionslogistik, Transportlogistik, Verpackungslogistik
10/2022 – 12/2022
Tätigkeitsbeschreibung
- Touren Forecast
- Abstimmung des Transportbedarfs mit den Spediteuren und Einholung von deren Bestätigungen für die benötigten Kapazitäten
- Lkw-Planung und -Disposition im TMS
- Implementierung von neuen Transportlinien
- Wichtige Schnittstelle zwischen Spediteuren und Lagern
- Ursachenermittlung und Korrekturmaßnahmen bei Transportabweichungen
- Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
- Überwachung von Schlüsselkennzahlen in Bezug auf Lkw-Volumen, Kosten und Leistung
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- Truck forecasting
- Aligning transport needs with carriers and obtaining their confirmation for required capacities
- Truck planning and scheduling in TMS
- Implementation of new transport lines
- Key interface between carriers and the warehouses
- Root-cause and corrective actions related to transport deviations
- Cooperation with internal departments
- Monitoring of key metrics related to truck volumes, costs and performance
Kommunikation (allg.), Logistik (Allg.), Logistikplanung, Transportlogistik, Transportmanagement
4/2022 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
- Überwachung der eingehenden E-Mails im Posteingang
- Priorisierung der eingehenden Mails und Aufträge
- Auftragsteuerung / -verteilung
- Projektleitung des Postmasterteams
- Schulung des Postmasterteams bei neuen Prozessen
- Delegation von Aufträgen und Aufgaben an interne Facharbeiter
- aktive Bearbeitung der eingehenden Vorgänge:
> Erstellung neuer Aufträge
> Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Versicherungen
> Nachfassen ausstehender Rückmeldungen
> gezielte Unterstützung der internen Facharbeiter zur Sicherstellung der Fortführung laufender Aufträge
Tools:
- MS Teams
- MS Office
- MS Dynamics
- MS One Note
- Sharepoint
Projektdurchführung, Projektleitung / Teamleitung, Schadenregulierung, Vorgangsbearbeitung / -steuerung
1/2022 – 3/2022
Tätigkeitsbeschreibung
- Regelmäßige Überwachung des Posteingangs zum Zwecke der gezielten
Priorisierung von Vorgängen nach Vorgaben und entsprechende Dokumentation inkl. nachhalten der weiteren internen Bearbeitung.
- Direktkommunikation per Telefon und EMail mit Kunden/Fahrzeugnutzern
/Werkstätten zur Reduzierung von Reklamationen und Nachfragen zur Erhöhung der Kunden-/Nutzerzufriedenheit
- Aktive Unterstützung der kaufmännischen Sachbearbeiter bei der Auftragssteuerung und beim Nachfassen ausstehender Rückmeldungen
Tools:
- MS Teams
- MS Office
- MS Dynamics
- MS One Note
- Sharepoint
Dokumentation (IT), Dokumentenmanagement, Kundenberatung, Organisation (allg.)
1/2022 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
- Durchsicht von Bewerbungsunterlagen
- Pre-Screenings
- Führen von Telefoninterviews & Vorgesprächen
- Networking
- Active Sourcing/Direktansprache
- Datenverwaltung und -pflege
- Recherchetätigkeiten zu Stellen und Auftraggebern
- Schriftverkehr mit Bewerbern und Auftraggebern
- Erstellung von Bewerberprofilen
- Terminierung und Organisation von Telefoninterviews
Recruiting
3/2020 – 11/2020
Tätigkeitsbeschreibung
- Akquise von Neukunden, Kontakt Auf- und Ausbau zu wichtigen Entscheidern
- Betreuung von wichtigen Accounts: telefonische Beratung sowie vor Ort beim Kunden
- Angebotserstellung, Verhandlung, Nachverfolgung und Vertragsabschluss
- Aufbau des Kundennetzwerks im B2B-Bereich
- Konzepterstellung zu strategischen Maßnahmen der Kundenbindung
- Eigenverantwortliche Planung, Vorbereitung und Durchführung von Akquise- und Vertriebsgesprächen, sowie deren Nachbearbeitung und Dokumentation
- Pflege und Verwaltung der Kundendaten im CRMSystem
- Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der bestehenden Prozesse und Schnittstellen.
- Gezielte Marktbeobachtung und Wettbewerbsanalyse
Tools:
- Bitrix 24
- MS Office
Akquise / Kontakt, Angebotskalkulation, Angebotsmanagement, Auftragsverwaltung, Business-to-business (B2B), Datenpflege / -erfassung, Kundenberatung
11/2017 – 11/2019
Tätigkeitsbeschreibung
- Telefonische Beratung
- Angebotserstellung und -verfolgung
- Auftragserfassung und -abwicklung
- Komplettbetreuung der Kunden eines
- Verkaufsbetriebes
- Zuständigkeit eigener Verkaufsgebiete
- Erstellung von Schließplänen
- Konfiguration von Maßanfertigung
- Überwachung von Lieferterminen
- Kontrolle der Auftragsbestätigungen
- Abstimmung und Klärung mit Lieferanten hinsichtlich Technik, Liefertermin, Preisgestaltung und Reklamation
- Abstimmung mit der Logistik hinsichtlich Einhaltung von Fixterminen, Sondertouren und interne Touren
- Allgemeine Bürotätigkeiten
- Absprachen mit Lieferanten bezogen auf Lieferterminen
- Preisverhandlungen aufgrund von Bestellungen höherer Mengen mit den Lieferanten
- Absprachen der Liefermöglichkeiten (Menge) mit den Lieferanten
- Bestellung von Waren (Auftragsbezogen)
- Klärung von Rückfragen technischer Produkte mit den Lieferanten
Tools:
- AS400
- MS Office
Angebotskalkulation, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Einkauf (allg.), Kundenberatung
9/2014 – 10/2017
Tätigkeitsbeschreibung
- Auftragsabwicklung mit Kunden und Lieferanten
- Telefonische Auftragsannahme
- Koordination von Außendienstaufträgen
- Angebotswesen
- Auftragsbezogene Bestellungen beim Lieferanten
- Prüfung der Lagerbestandes sowie Nachbestellung
Angebotskalkulation, Auftragsverwaltung, Einkauf (allg.), Kundenberatung
Zertifikate
Ausbildung
Ingolstadt
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