Virtuelle Assistenz / Office Management / Telefonservice für KMU

Gemeinsam mit meinem Team entlasten wir Unternehmer und KMU: virtuelle Assistenz plus telefonische Erreichbarkeit – menschlich und KI-gestützt. Von Termin- und Büroorganisation bis Anrufannahme: flexibel, zuverlässig, professionell.

• Akquise / Kontakt
• Buchhaltung
• Call-Center
• Microsoft Office 36511 J.
• Office Management11 J.
• pdf
• Projektassistenz
• Prozessoptimierung
• Schreibdienste
• Schulung / Coaching (allg.)

*Bürodienstleistungen / Virtuelle Assistenz*
Wie wäre es, wenn sich jemand zuverlässig um Rechnungen, Mahnungen, Angebote, Reisen, Informationen, Terminverwaltung und Ihre gesamte Büroorganisation kümmert – damit Sie den Kopf frei haben für Ihr Kerngeschäft?
Gemeinsam mit unserem Team übernehmen wir Ihre Aufgaben flexibel und professionell: von der Adress- und Dokumentenverwaltung über die Vor- und Nachbereitung von Terminen oder Veranstaltungen bis hin zur strukturierten Ablage und Unterstützung im Zahlungsprozess.

*Telefonservice (menschlich & KI-gestützt)*
Bleiben Sie jederzeit erreichbar – auch wenn Sie unterwegs, im Termin oder im Urlaub sind oder konzentriert arbeiten möchten. Wir nehmen Ihre Anrufe in Ihrem Namen entgegen, erfassen Anliegen verbindlich und leiten alles nach Ihren Vorgaben weiter.
Je nach Bedarf kombinieren wir persönlichen Telefonservice mit empathischer KI-Telefonie. So sichern Sie Erreichbarkeit, entlasten Ihr Team und verpassen keine wichtigen Kontakte. Wir arbeiten wie ein externer Teil Ihres Büros – kein anonymes Callcenter.

*Prozessoptimierung*
Je besser ein Büro organisiert ist, desto reibungsloser laufen die Abläufe. Wir analysieren Ihre bestehenden Prozesse, erkennen Engpässe und entwickeln praxisnahe Lösungen, die Zeit und Kosten sparen – ohne dass Sie dafür zwingend Personal aufbauen müssen.
Sie erhalten klare Strukturen, passende Tools und eine Umsetzung, die in Ihren Alltag passt.

*Schulungen (Office, KI & Automatisierungen)*
Vieles wird schneller und einfacher, wenn man von Profis lernt. In unseren Schulungen zeigen wir Ihnen und Ihrem Team, wie Sie Ihr Büro effizienter organisieren, digitale Werkzeuge sicher nutzen und Aufgaben selbstständig strukturieren.

Ein Schwerpunkt liegt auf KI-Anwendungen und Workflow-Automatisierungen für den Büroalltag – praxisnah und sofort umsetzbar:

- ChatGPT-Workflows für Recherche, Textarbeit, E-Mails, Kundenkommunikation und interne Abläufe

- Termin-Automationen und smarte Kalenderprozesse zur Entlastung von Assistenz und Team

- Vorlagenarbeit: wiederverwendbare Text- und Prozessbausteine für konsistente, schnelle Ergebnisse

- Einsatz und Optimierung gängiger Tools wie MS365, Google Workspace, CRM-Systeme

- Unterstützung in DATEV-Vorbereitungsprozessen und der strukturierten vorbereitenden Buchhaltung

- Ziel ist messbare Entlastung, klare Abläufe und moderne Arbeitsweisen – ohne Überforderung.



Virtuelle Assistenz, Office Management, Telefonservice, KI-Telefonie, ChatGPT-Workflows, Terminmanagement, Prozessoptimierung, MS365, Google Workspace, DATEV-Vorbereitung, CRM-Pflege.

Virtuelle Assistenz und Office Management für Unternehmer und KMU

Professioneller Telefonservice: Anrufannahme im Kundennamen, Gesprächsdokumentation, Terminvereinbarung, Weiterleitung nach Vorgabe

Strukturierte Backoffice-Unterstützung: Schriftverkehr, Dokumenten- und Adressverwaltung, Termin- und Reisemanagement

Rechnungs- und Angebotsprozesse nach Vorgabe, Mahnwesen, vorbereitende Buchhaltung inkl. DATEV-Vorbereitung

Prozessorganisation und Optimierung wiederkehrender Büroabläufe

KI-gestützte Workflows und Automatisierungen (z. B. ChatGPT für Text-/Recherche-/Kommunikationsaufgaben, Termin- und Vorlagenprozesse)

Tools/Software: MS365, Google Workspace, CRM-Systeme, DATEV-nahe Vorbereitungsprozesse

Arbeitsweise: zuverlässig, diskret, termintreu, proaktiv und klar dokumentiert

Team-Setup mit Vertretungssicherheit: Aufgaben laufen auch bei Urlaub oder Ausfall stabil weiter