Interim Managerin für Office Management | Projekt- & Vertriebsassistenz

1/2024 – 3/2024

Unterstützung der Bereichsleitung in operativen und administrativen Aufgaben mit Fokus auf Struktur, Effizienz und Vertretungssicherheit.

Schwerpunkte:

- Reisekosten-, Abrechnungs- und Vertragsmanagement
- Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
- Erstellung von Präsentationen und Berichten
- Organisation des Office-Betriebs inkl. Büroverwaltung
- Konzeption und Umsetzung eines optimierten Office- und Assistenzmodells zur verbesserten Vertretungsfähigkeit innerhalb des Teams

Bankwesen (allg.)

1/2023 – 8/2023

– Unterstützung der Geschäftsführung bei der Terminkoordination und Protokollierung von Leitungssitzungen
– Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr sowie Kommunikation mit Vertragspartnern und Lieferanten
- Steuerung der Dokumententransfers zwischen Projektbeteiligten
– Organisation und Abwicklung von Auftrags- und Nachtragsvergaben
– Koordination und Vorbereitung von Rechnungsstellungen
– Umsetzung und Betreuung von Workflows zur Genehmigung und Freigabe von Rechnungen und Dokumenten – inkl. Einbindung relevanter Stakeholder
- Sicherstellung der digitalen Verfügbarkeit projektbezogener Unterlagen

Office Management, Projektmanagement - Office

11/2021 – 10/2022

– Organisation und Führung des Management Offices inkl. Terminkoordination, Kundenempfang und Eventplanung
- Koordination von Service- und Wartungsleistungen in Abstimmung mit der Gebäudetechnik; Verwaltung von Mitarbeiterzugängen und externen Parkplätzen
– Unterstützung des Projektleiter-Teams sowie Koordination der internen Abläufe
– Vertragsmanagement (Personal-,Werk-, Dienst- und Aushilfsverträge)
– Vorbereitung der Buchhaltung: Abstimmung mit der Steuerkanzlei, Erfassung von Eingangsrechnungen, Erstellung projektbezogener Ausgangsrechnungen
– Unterstützung bei der Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen sowie im Recruiting-Prozess
– Verantwortung für das Akquisemanagement: Identifikation relevanter Ausschreibungen im öffentlichen und privaten Bauwesen, Steuerung des Bewerbungsprozesses für deutschlandweite Standorte – inkl. Teamführung

Dokumentenmanagement, Externe Kommunikation, Interne Kommunikation, Office Management, Organisation (allg.)