Technical Document Control Manager

6/2025 – offen

Dokumentenmanagement & -verfolgung
• Verwaltung und Pflege des Dokumentenmanagementsystems (DMS/EIDA/ACONEX/SharePoint)
• Sicherstellung der Versionierung und Nachverfolgbarkeit aller Dokumente
• Überprüfung der Dokumente auf Vollständigkeit und Einhaltung der Projektstandards

2. Dokumentenregistrierung
• Eingabe und Registrierung neuer technischer und administrativer Dokumente
• Klassifikation nach Dokumententypen (Zeichnungen, Spezifikationen, Protokolle usw.)
• Vergabe und Kontrolle von Dokumentennummern gemäß „Single Numbering System“ oder Projektstruktur

3. Verteilung & Kommunikation
• Steuerung und Verfolgung des Dokumentenflusses zwischen Projektbeteiligten (Client, Contractor, Subcontractor)
• Sicherstellung, dass alle relevanten Parteien aktuelle Versionen erhalten
• Organisation und Protokollierung von Transmittals/Submittals

4. Qualitätskontrolle & Compliance
• Kontrolle der Dokumentenformate, Titelblätter, Revisionsstände und Metadaten
• Sicherstellung der Einhaltung von Normen (GMP, ISO, FDA usw.)
• Unterstützung von Audits durch Bereitstellung relevanter Dokumente

5. Berichtswesen & Reporting
• Erstellung von wöchentlichen/monatlichen Reports über den Dokumentenstatus
• Analyse von KPIs (z. B. Anzahl überfälliger Dokumente, Bearbeitungszeit)
• Entwicklung von Dashboards zur Projektübersicht

6. Support für Projektteams
• Schulung und Unterstützung von Teammitgliedern bei DMS-Nutzung
• Teilnahme an Kick-Off Meetings, DC-Trainings und Audits
• Vorbereitung und Moderation von Meetings zu Dokumentenfragen

7. Archivierung & Abschluss
• Vorbereitung und Durchführung der finalen Dokumentation
• Erstellung der As-Built- und Final Dossiers
• Archivierung gemäß Projektanforderung und Kundenspezifikation

8. Zusätzliche Tools & Skills
• Umgang mit Tools wie: Excel, SharePoint, DocMan, EIDA, Aconex, Bluebeam, SAP DMS
• Schnelles Arbeiten mit großen Datenmengen
• Mehrsprachige Kommunikation (DE/EN)

Technische Dokumentation

1/2024 – 5/2025

Materialzertifikate überprüfen, Testberichte analysieren, visuelle Inspektionen durchführen und mechanische Leistungstests durchführen. Gewährleisten der Einhaltung von Branchenstandards und Sicherheitsvorschriften. Teamkoordination und -überwachung, Konfliktlösung und Diplomatie im Personalmanagement. Leitung in diversen Arbeitsumgebungen und Durchführung von Trainings und Leistungsverbesserungsinitiativen.

Aufseher, Dokumentenmanagement

3/2019 – 11/2022

Strategische Pläne basierend auf Marktanalysen und Branchentrends entwickeln, Kundenbasis erweitern, nachhaltigkeit und soziale Verantwortung fördern, durchführen und überwachen von mehrfachen Projekten innerhalb von Budget und Zeitrahmen. Finanzmanagement, Marketingstrategien und Mitarbeitermanagement.

Projektplanung, Nachhaltigkeit, Projektmanagement