Finanzbuchhaltung & HR-Administration | DATEV, Prozesse, remote | breites kaufmännisches Know-how

9/2021 – 5/2025

Kaufmännische Gesamtverantwortung für die europäische Tochtergesellschaft inkl. Aufbau sämtlicher Prozesse in Finance, HR, Operations und Compliance.

• Selbstständige Durchführung der laufenden Finanzbuchhaltung inkl. Kreditoren-, Debitoren- und Sachkontenbuchung, Eingangsrechnungsprüfung, Rechnungserstellung, Zahlungsverkehr, Verwaltung des Anlagevermögens und Abstimmung der Abschreibungen mit dem Konzern

• Erstellung von Monats- und Quartalsabschlüssen, Vorbereitung des Jahresabschlusses in enger Abstimmung mit Steuerberatung und US-Finanzabteilung

• Aufbau und Pflege eines internen Controllings, Erstellung von Auswertungen, Abweichungsanalysen und wöchentlichen rollierenden Forecasts für das US-Management

• Verantwortung für die korrekte Abwicklung internationaler Umsatzsteuer, inkl. Beantragung der VAT-Nummer in UK sowie Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen (DE, UK) unter Berücksichtigung von Reverse-Charge- und Drittlandregelungen

• Einrichtung und Betreuung von HR-Strukturen für europäische Mitarbeitende (DE, NL, BE, UK) inkl. Vertragsmanagement, Benefits-Administration, On- und Offboarding unter Berücksichtigung lokaler arbeitsrechtlicher Vorgaben in Abstimmung mit Kanzleien, Payroll Provider Onboarding und Contract Localization

• Ansprechpartnerin der US-Muttergesellschaft für alle kaufmännischen Themen in Finance, HR, Logistik und Qualitätssicherung

• Verantwortlich für die Einführung und Administration der Reisekostensoftware Expensya inkl. DATEV-Schnittstelle

• Europäische Verantwortung in der konzernweiten Einführung des ERP-Systems Acumatica – Koordination von Anforderungen, Abläufen und Tests auf operativer Ebene

• Einführung einer strukturierten digitalen Ablage zur Verbesserung interner Prozesse und Dokumentenzugriffe, einschließlich Implementierung einer lokal betriebenen Ablagestruktur mit redundanter Sicherung und Zugriffskontrolle

• Vertragliche Organisation und Verwaltung operativer Dienstleister (z. B. Mietvertrag, Warenlager in UK, Telekommunikation, Energieversorgung)

• Administrative Verantwortung für Logistik, Zollabwicklung, Reiseorganisation und Qualitätsmanagement

• Pflege und europäische Anpassung von konzerninternen SOPs

• Verantwortung für die Erfüllung behördlicher Meldepflichten

• Vorbereitung und Begleitung interner Audits, Sicherstellung revisionssicherer Abläufe und Dokumentationen

• Schnittstelle zu internationalen Stakeholdern (USA, Europa, APAC); Arbeitssprache Englisch

Kaufmännischer Leiter, Audits, Controller, Datamanager, ERP-Projektleiter, Finanzbuchhaltung, HR-Spezialist, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Prozessoptimierung, Reporting

3/2020 – 12/2020

Übernahme der Unternehmensführung in einer kritischen Phase mit Fokus auf Stabilisierung, Restrukturierung und Kommunikation mit relevanten Anspruchsgruppen.

Interimsleitung des Unternehmens während der Corona-Krise mit Verantwortung für operative und finanzielle Steuerung

Sicherstellung der kurzfristigen Liquidität durch Priorisierung von Ausgaben, Forderungsmanagement und Gespräche mit Gläubigern

Vorbereitung und Begleitung des Insolvenzverfahrens in enger Abstimmung mit Anwälten und Insolvenzverwalter

Kaufmännische Aufarbeitung offener Verträge, Bürgschaften und Dienstleisterbindungen

Interne Reorganisation inkl. Schließung von Projektstandorten, Kündigungen und Kommunikation mit Behörden, Banken und Investoren

Dokumentation relevanter Unterlagen und Vorbereitung der Übergabe an die Insolvenzverwaltung

Arbeit mit begrenzten Ressourcen, hoher Eigenverantwortung und klarem Blick auf das rechtlich und wirtschaftlich Machbare.

Kommunikation (allg.), Vertragsmanager, Geschäftsführer, Kaufmännischer Leiter, Liquiditätssicherung, Insolvenzverwaltung, Interim Management, Krisenmanagement

4/1994 – 12/2020

Verantwortung für die kaufmännische Gesamtsteuerung über mehr als zwei Jahrzehnte – mit Fokus auf Finanzen, Personal, Digitalisierung, internationale Projektabwicklung und strategische Weiterentwicklung:


Selbstständige Durchführung der Finanz- und Lohnbuchhaltung – zunächst mit Lexware, später mit DATEV

Liquiditätssteuerung, Projektfinanzierung, Umsatzsteuermanagement (DE, AT, FR, CH) inkl. Beantragung von USt-IDs und Erstellung länderspezifischer Meldungen

Erstellung von Projektkalkulationen sowie Vor- und Nachkalkulationen für internationale Bau- und Innenausbauprojekte

Einführung und Weiterentwicklung eines ERP-Systems sowie eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Verantwortung für das Personalwesen inkl. Recruiting, Einstellung, Lohnabrechnung, Mitarbeiterführung und Teamentwicklung

Organisation internationaler Warentransporte, Zollabwicklung und Einsatzplanung für Montagen in Europa, USA, Russland und Australien

Vertragsmanagement inkl. Prüfung und Abwicklung von Mietverträgen, Bauverträgen, Werk- und Werklieferverträgen

Zentrale Schnittstelle zu Steuerberatern, Banken, Investoren, Anwälten und Behörden – national wie international

Aufbau effizienter kaufmännischer Strukturen, Digitalisierung von Prozessen und kontinuierliche Optimierung interner Abläufe

Reporting, HR-Spezialist, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Auf-/Ausbau Ex- / Importorganisation, Controller, Datenmanagement, ERP-Projektleiter, Finanzbuchhaltung, Liquiditätssicherung, Organisation (allg.), Organisationsentwicklung, Personalbetreuung, Personalcontrolling, Personalleiter, Projektkalkulation, Prozessoptimierung, Rechnungswesen (allg.), Softwaredokumentation, Vertragsmanager, Vertragsverwalter, Zollabfertigung