Zuverlässige Assistenz im digitalen Büroalltag – flexibel & effizient

Virtueller Assistent für Selbstständige & kleine Unternehmen. Ich übernehme zuverlässig E-Mails, Termine, Recherchen & mehr – strukturiert, diskret & flexibel. Für mehr Zeit in deinem Alltag!

• 24/7 Leistungen
• Ablauf- / Terminmanagement
• Bürokraft
• Datenerfasser
• E-Mail- & Kalendermanagement
• Kundenberater
• Organisation & Zeitmanagement
• Rechnungsstellung & Buchhaltung

? Virtueller Assistent für Administration, Organisation & Entlastung im Tagesgeschäft
Hallo, mein Name ist J. R. – ich unterstütze Unternehmer, Selbstständige und kleine Teams als zuverlässiger virtueller Assistent, um ihnen im oft hektischen Alltag den Rücken freizuhalten.
Meine Leistungen zielen darauf ab, dich in deiner täglichen Arbeit spürbar zu entlasten – strukturiert, professionell und diskret.

✅ Was ich für dich übernehmen kann:
Ich helfe dir dabei, deine Zeit wieder für das Wesentliche zu nutzen – durch die Übernahme folgender Aufgaben:

E-Mail-Management: Sortieren, Priorisieren, Beantworten nach Vorgabe oder in Rücksprache

Kalender- & Terminorganisation: Übersichtliche Planung, Terminkoordination mit Kunden oder Geschäftspartnern

Recherchen: Zu Dienstleistern, Produkten, Reisen, Veranstaltungen oder branchenspezifischen Themen

Datenpflege: Excel-Tabellen, Kundendatenbanken, Angebots- oder Vertragsübersichten

Digitale Dokumentenorganisation: Sortieren, benennen, strukturieren von PDFs, Word-Dateien, Ablagesystemen

Rechnungsverwaltung: Erstellung einfacher Rechnungen & Angebote (z. B. mit sevDesk oder lexoffice)

Reiseplanung & Buchung: Hotels, Flüge, Transfers nach deinen Vorgaben

Telefonannahme (nach Absprache): Entgegennahme & Weiterleitung von Anrufen, professionelle Kommunikation

Ich arbeite mit gängigen Tools wie Microsoft Office, Google Workspace, Trello, Notion, Zoom, sowie einfachen Buchhaltungslösungen.

Warum ich der richtige Ansprechpartner bin:
Zuverlässigkeit & Diskretion: Du kannst dich jederzeit auf meine pünktliche, strukturierte und vertrauliche Arbeitsweise verlassen.

Eigenständiges Arbeiten: Ich denke mit, setze Aufgaben zielgerichtet um und liefere Ergebnisse ohne ständiges Nachfragen.

Anpassungsfähigkeit: Ich passe mich deinen Systemen und Abläufen an – statt umgekehrt.

Klarheit in der Kommunikation: Ich halte dich auf dem Laufenden, stelle Rückfragen nur, wenn nötig – und halte Fristen zuverlässig ein.

? Beispiel-Referenzen (aus bisherigen Projekten):
Virtuelle Assistenz für einen Business-Coach: Vollständige E-Mail-Organisation, Reiseplanung, Terminverwaltung

Unterstützung einer Immobilienverwalterin: Pflege von Mieter- & Objektlisten, Erstellung von Exposés, Dokumentenmanagement

Zuarbeit für einen Handwerksbetrieb: Angebotszusammenstellung, Materialrecherchen, Kundenkontakt per Mail

Projektassistenz für Online-Kursanbieter: Kursunterlagen sortiert, Teilnehmerlisten gepflegt, Feedbackdokumente erstellt

(Bei Bedarf sind auf Wunsch Referenzkontakte oder Projektbeschreibungen möglich.)

? So läuft die Zusammenarbeit:
Unverbindliches Erstgespräch (ca. 15 Min., telefonisch oder via Zoom)

Du schilderst deine Situation, ich mache Vorschläge zur Umsetzung

Abrechnung flexibel: nach Stunden (z. B. 25–35 €/h) oder in Paketen (z. B. 10 Stunden / Monat)

Auch kurzfristige Einsätze oder projektbezogene Unterstützung möglich

? Standort & Verfügbarkeit
Ich arbeite ortsunabhängig aus dem Homeoffice mit sicherer Technik und fester Internetverbindung.
Meine Kunden kommen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz – Kommunikation per E-Mail, Slack, Zoom oder auch klassisch telefonisch.

? Interesse an einer Zusammenarbeit?
Ich freue mich auf deine Nachricht! Lass uns unverbindlich sprechen – ich zeige dir gerne, wie ich dich konkret entlasten kann.
Du wirst merken: Schon wenige Stunden Assistenz pro Woche können dir spürbar mehr Freiraum verschaffen.

J. R.
Virtueller Assistent | Organisation & Administration

Weitere Kenntnisse & Kompetenzen

Ich bringe neben meiner Erfahrung als virtueller Assistent auch ein breites Spektrum an zusätzlichen Kenntnissen mit, die eine effiziente und strukturierte Zusammenarbeit ermöglichen:

Sichere Anwendung von Office-Software (Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Erfahrung mit Google Workspace (Docs, Sheets, Kalender, Drive)

Grundkenntnisse in Buchhaltungs-Tools wie sevDesk, lexoffice, Zervant

Fundierte Kenntnisse in strukturierter Dateiorganisation & Cloud-Verwaltung

Schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in neue Systeme & Tools

Versierter Umgang mit Projektmanagement-Tools (Trello, Notion, Asana)

Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Daten und Geschäftsinformationen

Professionelle Kommunikation per E-Mail, Telefon oder Video-Call

Sehr gute Rechtschreibung, Grammatik & gepflegte Ausdrucksweise

Grundlagen im Umgang mit CRM-Systemen (z. B. HubSpot, Pipedrive – nach Bedarf schnell erlernbar)

Technisches Grundverständnis für Software-Anwendungen, Tools und Online-Portale