Interim-Unterstützung für Management und Projekte (C-Level Assistenz / PMO / Vertrieb)

4/2023 – 7/2025

Umstellung der vorbereitenden Buchhaltung, Einrichtung und Einführung von Abläufen im System Lexware Office bis zur eigenständigen Finanzbuchhaltung inklusive der Buchungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Erstellung der Gehaltsabrechnungen, Meldungen an Sozialversicherungen / Finanzamt.

Liquiditätsplanung, Abrechnung von Subunternehmern, Zahlungsverkehr, Mahnwesen.

Wareneinkauf.

Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften.

Kontrolle Baufortschritt und Erstellung von Aufmaßen auf der Baustelle.

Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen, Recherche in Vergabeplattformen, Auswahl und Wirtschaftlichkeitsbewertung, Beschaffung und Tracking der im Baugewerbe erforderlichen Dokumente, Kommunikation über die Vergabeplattformen, Überwachung des gesamten Prozessen, Sicherstellung der Einhaltung von Fristen.

Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Subunternehmern, Banken, Versicherungen, Berufsgenossenschaft, Steuerberater und Anwälten.

Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten: Sortierung, Aufbereitung und Bereitstellung relevanter Unterlagen inklusive erläuternder Erklärungen.

Alle weiteren in einem kleinen Unternehmen anfallenden kaufmännischen Aufgaben

Vertrieb (allg.), Geschäftsführer, Kaufmännischer Leiter, Buchhaltung

1/2006 – 10/2014

Versand Inland, EU, Drittländer (z.B. Türkei, USA, Mexiko, Kanada, China)
Koordination des gesamten Versandprozesses
Erstellung von Versandplänen in Abstimmung mit der Arbeitsvorbereitung, Lager und Vertrieb
Priorisierung von Sendungen
Prüfung und Erstellung der Versandpapiere:
Lieferschein, Rechnung, Packliste, CMR-Frachtbrief, Label
Zollabwicklung für Exporte außerhalb der EU
Ausfuhrerklärung (ABD)
Ursprungszeugnis
EUR 1
A.TR
Lieferantenerklärung
Versicherungszertifikat
Überwachung der Exportvorschriften und Embargos
Pflege von Versand- und Zolldaten im ERP- oder Zollsystemen (Atlas)
Auswahl, Beauftragung von Spediteuren, Paketdiensten und Frachtführern
Überwachung der Transportabwicklung
Bearbeitung von Transportschäden oder Reklamationen
Analyse und Optimierung der Versandprozesse
Kennzahlen-Reporting z.B. Durchlaufzeiten, Kosten, Liefertreue
Bericht an die Betriebsleitung und den Vertrieb
Schnittstelle zu Kunden, Spediteuren und Zollbehörden
Bearbeitung von Kundenanfragen zum Lieferstatus oder Versandnachweisen
Grundkenntnisse in der Tarifierung

Logistikmanager

5/1995 – 3/2023

Ausbau und Pflege der Geschäftsbeziehungen zu Kunden, national und international.
Strategische Überlegungen, Planung und Durchsetzung.
Prüfung und Bewertung der Kundenanforderungen und Formulierung von Lösungsansätzen.
Unterstützung bzw. Neuorganisation von Abläufen innerhalb der Gruppe.
Key User bei Einführung eines ERP-Systems (FEPA).
Produktmanagement in Zusammenarbeit mit der Technik.
Marketingaktivitäten, Veranstaltungsmanagement.
Übernahme von Assistenzaufgaben für den CEO.

Projektmanagement, Key-Account-Manager