D. B. – Virtuelle Assistenz für Büroorganisation & Projektkoordination

Ich bin D. B., Virtuelle Assistentin für Büroorganisation und Projektkoordination. Mit klarer Struktur und effizientem Arbeiten unterstütze ich Unternehmen und Selbstständige dabei, Zeit zu sparen.

• Büroorganisation
• Dokumentenpflege und Formatierung
• E-Mail-Management
• Effiziente Prozessgestaltung
• Mitarbeiter Compensation und Benefits
• Projektkoordinator
• Sachbearbeiter Personal Lohn und Gehalt
• Technischer Support (digitale Tools)
• Terminplanung
• Transkription

Als Virtuelle Assistentin unterstütze ich Unternehmen und Selbstständige dabei, ihre Büroorganisation und Projektkoordination effizient und transparent zu gestalten. Meine Stärke liegt darin, Strukturen zu schaffen, die Klarheit bringen und Zeit sparen. Ich arbeite pragmatisch, zuverlässig und mit einem klaren Blick für das Wesentliche.
Meine Leistungen im Überblick:
• Büroorganisation und strukturierte Abläufe
• Projektkoordination und Terminplanung
• E-Mail-Management und Kommunikation
• Dokumentenpflege und Formatierung
• Recherche und Texterstellung
• Transkription
• Unterstützung bei digitalen Tools und Software
Arbeitsweise:
Ich lege großen Wert auf klare Kommunikation und transparente Prozesse. Meine Kunden schätzen, dass ich realistische Erwartungen setze und meine Arbeitsschritte nachvollziehbar darstelle. So entsteht Vertrauen und eine Zusammenarbeit, die langfristig trägt.
Besondere Stärken:
• Mustererkennung: Ich erkenne schnell Zusammenhänge und bringe Ordnung in komplexe Abläufe.
• Finanzorganisation: Zahlen und Kalkulationen sind für mich kein Hindernis, sondern eine Stärke.
• Effizienz: Ich arbeite strukturiert und lösungsorientiert, ohne Aufgaben unnötig zu verkomplizieren.
• Anpassungsfähigkeit: Ob kurzfristige Projekte oder langfristige Unterstützung – ich passe mich flexibel an.
Tools & Kenntnisse:
• Word, Excel, Lexware, Microsoft Dynamics NAV, MACH
• Grundkenntnisse in Trello, Zoom und weiteren digitalen Tools
• Lernbereitschaft und Freude am „Learning by Doing“
Philosophie:
„So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“ – Dieser Leitsatz prägt meine Arbeit. Ich konzentriere mich auf das Wesentliche, damit meine Kunden den Kopf frei haben für ihre Kernaufgaben.
Warum Zusammenarbeit mit mir?
• Sie gewinnen Zeit und Struktur.
• Sie erhalten eine zuverlässige Partnerin, die Verantwortung übernimmt.
• Sie profitieren von einer Mischung aus kaufmännischem Know-how und praktischer Erfahrung.
Ich freue mich darauf, meine Fähigkeiten in neue Projekte einzubringen und gemeinsam mit Ihnen effiziente Lösungen zu entwickeln.

Neben meinen Kernleistungen in Büroorganisation und Projektkoordination bringe ich ein breites Spektrum an zusätzlichen Kenntnissen und Erfahrungen mit, die meine Arbeit als Virtuelle Assistentin bereichern und meinen Kunden einen echten Mehrwert bieten.
Kaufmännische Kenntnisse und Organisation
• Erfahrung in Finanzorganisation und Fixkostenplanung
• Transparente Kalkulationen und strukturierte Budgetübersichten
• Grundkenntnisse in Buchhaltungssoftware (Lexware, MACH, Microsoft Dynamics NAV)
• Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulationen und Auswertungen in Excel
Digitale Tools und Software
• Word, Excel, PowerPoint – routiniert und effizient
• Lexware, MACH, Microsoft Dynamics NAV – schnelle Einarbeitung und souveräne Anwendung
• Grundkenntnisse in Trello, Zoom, Teams und weiteren Kollaborationstools
• Lernbereitschaft und Freude am „Learning by Doing“ – neue Software fällt mir leicht
Kommunikation und Textarbeit
• Recherche und Texterstellung für Projekte und Dokumentationen
• Transkription von Audio- und Videoinhalten
• Strukturierte Dokumentenpflege und Formatierung
• Klare und transparente Ausdrucksweise, angepasst an Zielgruppen
Projekt- und Prozessunterstützung
• Terminplanung und Koordination von Abläufen
• Unterstützung bei Projektmanagement-Aufgaben
• Mustererkennung: Ich erkenne Zusammenhänge und bringe Ordnung in komplexe Strukturen
• Effiziente Umsetzung von Aufgaben ohne unnötige Komplexität
Sprachkenntnisse und Weiterbildung
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Abiturniveau, bestätigt durch Berufsförderungswerk)
• Regelmäßiges Sprachenlernen (Englisch, Japanisch, Italienisch, Französisch, Spanisch, Arabisch) – jeweils in kurzen Einheiten, um den Kopf zu entlasten und flexibel zu bleiben
• Fähigkeit, mich schnell in neue Themen einzuarbeiten und Wissen praxisnah anzuwenden
Persönliche Stärken
• Verantwortungsbewusstes und strukturiertes Arbeiten
• Ehrliche und transparente Kommunikation – realistische Erwartungen statt Überversprechen
• Anpassungsfähigkeit: flexible Unterstützung je nach Projektumfang
• Effizienz und Pragmatismus: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“
• Mischung aus praktischer Erfahrung und kaufmännischer Weiterbildung
Besondere Erfahrungen
• Landwirtschaftlicher Hintergrund und Erfahrung im Umgang mit Pferden – zeigt Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent
• Umschulung zur Kauffrau für Büromanagement – verbindet Praxis mit kaufmännischem Know-how
• Positive Rückmeldungen von Kolleginnen und Kollegen zu meiner schnellen Auffassungsgabe und meiner Fähigkeit, mich in neue Systeme einzuarbeiten