Offfice Managerin - Assistentin - Projektassistentin- PMO
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- 01.04.2024
Kurzvorstellung
Auszug Referenzen (3)
"Kompetent. Zuverlässig. Stressresistent. Sympathisch."
7/2016 – 7/2018
Tätigkeitsbeschreibung
- Vorbreitende Buchhaltung mittels Datev-online
- Enge Zusammenarbeit mit Steuerbüro / Buchhaltung
- Personalbetreuung
- Vertragserstellung
- Urlaubsanträge in bestehendes System übertragen
- Bewerbermanagement
- Betreuung der Praktikanten und Trainees
- Angebotseinholung und Auswahl neuer Telefonanlage, Provider (Glasfaser),
Technisches Equipment
- Facilitymanagement
- Auswahl und Einkauf des täglichen Bürobedarfs
- Betreuung aller Lieferanten
- Pflege der Datenbank (A.I.S. FileMaker)
Beschaffungsorganisation, Personalsuche / -auswahl
"Frau K. hat den Auftraggeber professionell und engagiert unterstützt und sämtliche Aufgaben hervorragend durchgeführt.
Eine weitere Zusammenarbeit besteht fort."
1/2014 – 3/2014
Tätigkeitsbeschreibung
Unterstützung bei der Ausgliederung eines bestehenden Online-Modeshops als eigenständiges Unternehmen (quasi Start-Up).
- Komplettes Bewerbermanagement für 8 neue Mitarbeiter
- Personalanagement (Layout d. Verträge, Versendung neuer Verträge, anlegen der Personalmappen,
steter Kontakt mit Personalabteilung u.v.a.)
- Vorbereitende Buchhaltung
- Betreuung der Architekten und Handwerker
- Terminvereinbarungen
- Einholung von Angeboten
- Beschaffungsmanagement
- Versicherungsabschlüsse
- KFZ-Leasing, Avale.
- Koordination aller bestehenden Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA´s)
- Vorbereitung der Unterschriftsmappen für die GF
- Postverteilung- u. versand.
Tätigkeit 3 Tage / Wöchentlich
Projektassistenz
"Pharma Intelligence Service ist ein pharmazeutisches Dienstleistungsunternehmen, welches Schulungsprojekte der pharmazeutischen Industrie für Apotheken konzipiert, organisiert und abwickelt. Folgende Tätigkeiten gehörten hier schwerpunktmäßig zu Frau Knüttels Aufgabengebiet:
• Projektsteuerung
• Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und freien Mitarbeitern (Schriftverkehr, Telefonate etc.)
• Organisation von Kundenveranstaltungen
• Honorarabrechnungen
• Vorbereitende Buchhaltung
• Datenmanagement
• Besorgungen bei Bedarf
Wir haben Frau K. als äußerst sympathische und sehr zuverlässige, gewissenhafte und selbstständig arbeitende Mitarbeiterin schätzen gelernt. Sie verfügt über eine sehr gute Auffassungsgabe und hat sich in alle Aufgabengebieten extrem schnell und eigenständig eingearbeitet. Die ihr übertragenen Aufgaben erledigte Frau K. stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.
Ihr persönliches Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war ausnahmslos vorbildlich.
Leider konnten wir Frau K. auf Grund der Projektlage nicht weiter beschäftigen, werden sie aber bei entsprechender Auftragslage sofort wieder anfragen."
5/2012 – 3/2013
Tätigkeitsbeschreibung
Projektassistenz in einer Pharma-Agentur
- Einsatzplanung der Pharmareferentinnen
– Honorarabrechnungen
- Planung der Kick-Offs mit Pharma-Kunden sowie Vorbereitung der
Referentenschulungen
- Vorbereitende Buchhaltung
- Besorgungen
Projektassistenz (IT)
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
3/2018 – offen
TätigkeitsbeschreibungÜberwiegend aus Home-Office - Buchungen aller Eingehenden Rechnungen unter Berücksichtigung jeweiliger Job-Nr Zuordnung und Kontierung.
Eingesetzte QualifikationenBuchhaltung
7/2016 – 7/2018
Tätigkeitsbeschreibung
- Vorbreitende Buchhaltung mittels Datev-online
- Enge Zusammenarbeit mit Steuerbüro / Buchhaltung
- Personalbetreuung
- Vertragserstellung
- Urlaubsanträge in bestehendes System übertragen
- Bewerbermanagement
- Betreuung der Praktikanten und Trainees
- Angebotseinholung und Auswahl neuer Telefonanlage, Provider (Glasfaser),
Technisches Equipment
- Facilitymanagement
- Auswahl und Einkauf des täglichen Bürobedarfs
- Betreuung aller Lieferanten
- Pflege der Datenbank (A.I.S. FileMaker)
Beschaffungsorganisation, Personalsuche / -auswahl
2/2016 – 4/2016
Tätigkeitsbeschreibung
Durch unerwartetem Ausfall der letzten Assistentin/Sachbearbeiterin konnte keine Übergabe erfolgen. Leider wurde auf diesem Arbeitsplatz nichts dokumentiert. Es existierten so gut wie keine Vorlagen und Leitfäden. Es muss der ganze Tagesablauf, Betreuung der Mitglieder, Anlage von neuen Mitgliedern, Seminarvorbereitungen, Messevorbereitungen, erste Auskünfte für die Mitglieder (Bereich Handel), Buchhaltung (Rechnungserstellung vor Messen, nach Seminaren, Beitragsrechnungen), Mahnwesen. u.v.a.
Einweisung einer neuen Assistentin, in die Tätigkeiten die von mir neu generiert wurden, die durch lange Recherche und Gespräche mit Mitgliedern und Handelspartnern, sowie dem externen IT´ler in Erfahrung gebracht wurden.
Dienstleistung (allg.)
8/2015 – 5/2016
Tätigkeitsbeschreibung
Zusammenschluss von 3 Unternehmen zu einem Dachunternehmen in enger Zusammenarbeit mit Firmen Steuerberater.
Vorbereitende Buchhaltung - Rechnungserstellung - Mahnwesen
Bearbeitung der eingehenden Bestellung
Angebotsersetllung
Kundenbetreuung
Mailingaktion
Mithilfe des Aufbaus der neuen Homepage - Onlineshop mittels Shopware
Office Management / Sekretariat
1/2014 – 3/2014
Tätigkeitsbeschreibung
Unterstützung bei der Ausgliederung eines bestehenden Online-Modeshops als eigenständiges Unternehmen (quasi Start-Up).
- Komplettes Bewerbermanagement für 8 neue Mitarbeiter
- Personalanagement (Layout d. Verträge, Versendung neuer Verträge, anlegen der Personalmappen,
steter Kontakt mit Personalabteilung u.v.a.)
- Vorbereitende Buchhaltung
- Betreuung der Architekten und Handwerker
- Terminvereinbarungen
- Einholung von Angeboten
- Beschaffungsmanagement
- Versicherungsabschlüsse
- KFZ-Leasing, Avale.
- Koordination aller bestehenden Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA´s)
- Vorbereitung der Unterschriftsmappen für die GF
- Postverteilung- u. versand.
Tätigkeit 3 Tage / Wöchentlich
Projektassistenz
5/2012 – 3/2013
Tätigkeitsbeschreibung
Projektassistenz in einer Pharma-Agentur
- Einsatzplanung der Pharmareferentinnen
– Honorarabrechnungen
- Planung der Kick-Offs mit Pharma-Kunden sowie Vorbereitung der
Referentenschulungen
- Vorbereitende Buchhaltung
- Besorgungen
Projektassistenz (IT)
5/2011 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Allround-Tätigkeit:
- Eventorganisation die alle 3 Monate i.H. durchgeführt werden, Ausrichtung für ca. 300-500 Gäste.
- Auswahl und Betreuung der Aushilfen für die Events
- Führen des Arbeits- u. Urlaubsplans
- Einkauf des gesamten Bürobedarfs - Angebotseinholung
- Betreuung der Praktikanten - Stellenanzeigen verfassen und platzieren
- Betreuung der Stoffmuster und Bemusterungsware sowie deren Rückversandt an jew. Lieferanten.
- Auftragsabwicklung - Eingaben neuer Aufträge - Auftragsbestätigungen - Rechnungen
- Terminkontrolle, Koordination der Spediteure
- Betreuung der Lieferanten - Pfelge der Kontaktdaten.
- Zuständig für den Versandt, des Papier-Newsletters alle 3 Monate, sowie die dazugehörige ständige
Datenbank-Pflege.
- Einweisung der neuen Mitarbeiter in das vorhandene Auftragsabwicklungssystems, sowie in den allg.
Ablauf der Firma.
Tätigkeitszeitraum: 2-3 Tage/Wöchentlich
Projektassistenz (IT)
4/2010 – 11/2013
Tätigkeitsbeschreibung
- Aufbau des Back-Office eines Start-Up Unternehmens,
- Vorbereitende Buchführung
- Rechnungserstellung mittels Excel
- Versand der Kosmetik an Endkunden (via Online-Shop) und Versand an Einzelhändler
- Übermittlung aller erforderlichen Unterlagen an Spedition (auch Außlandversandt).
- Führen und Pflegen d. Lagerbestands - Inventur
- Recherche und Durchführung aller nötigen Papiere und Formulare für Verpackungslizenz (grüner
Punkt, BellandVision)
- Dauer-Tests aller neu entwickelter Kosmetikartikel inkl. Beurteilung (Verträglichkeit, Konstistenz,
Geruch u.v.a).
- Erstellung der Barcodes für Verpackungen mittels Barcode-Generator.
- Mehrere Umzüge organisiert
- Vorbereitung der Vertriebsschulungen
- Koordination und Beauftragung d. Facility Managements in den angemieteten Räumlichkeiten
Tätigkeit: Unterschiedlich: 1-2 Tage / wöchentlich
Projektassistenz
7/2009 – 12/2009
Tätigkeitsbeschreibung
- Projektassistenz in einem Technologieunternehmen
- Erstellen von Power-Point Presentationen
- interne- und externe Korrespondenz
- Unterstützung der Projektleitung in Org. Tätigkeiten
- Beschaffungsmanagement
- Ablage
- Vorbereitung v. Schulungen und Kundenterminen
- Gästebetreuung
weitere Tätigkeit von November 2010 - Juni 2011
2-3 Tage / Woche
Kunde musste leider sein Unternehmen aufgegeben, daher wurde dieses Projekt nicht bestätigt.
Projektassistenz
11/2008 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Diverse kleine Unternehmen:
- Office Management in kleineren Betrieben
- Vertrieb von Backwaren - in einer Bio-Großbäckerei (Lieferung nur Hotel und Gastronomie)
- Wie organisiere ich mein Büro - Schulung in einer Arztpraxis - damit verbunden Aufräumaktionen mit
den Arzthelferinnen - Angebotseinholung bei Möbellieferanten für neuen Empfangsbereich
- Tel. Kundenbefragungen im Rahmen einer ISO-Zertifizierung
- Telefonische Akquise für Consulting-Unternehmen, Recherchearbeiten
- Vorbereitende Buchhaltung - neue Ablagesystem ertellt (elekt. und Ordner)
u.v.a.
Rundum-Sorglos-Pakete für kleine bis mittelständische Unternehmen. Durch langjährigen Erfahrungsschatz, effektiv und Prozessoptimierte Leistungen.
Projektassistenz
Ausbildung
Stuttgart
Über mich
Mit meinem Dienstleistungsbüro halte ich Ihnen den Rücken frei. Verschaffen Sie sich hier einen ersten Eindruck
Ich hatte die schöne Gelegenheit, mich am 24.02.2014 vom Bayrischen Rundfunk in der Dokumentationsreihe „Vor Ort - Die Sekretärin - Alltag im Vorzimmer“ begleiten zu lassen.
Als Schnittstelle zwischen Management, Team und Kunden, biete ich Ihnen eine optimale Kommunikation auf allen Ebenen sowie einen reibungslosen Ablauf von Prozessen. Ich garantiere Ihrem Unternehmen Flexibilität, indem ich mich in ihrem Unternehmen als „Office Managerin - Sekretärin - Assistentin - Vertriebsassistentin“, einbinde.
Ich übernehme alle administrativen und organisatorischen Aufgaben, sowie die vorbereitende Buchhaltung, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können!
Ihr Vorteil:
- Flexibilität für Ihr Unternehmen.
- Dienstleistung auf Zeit.
- Keine Kündigungsfrist bei veränderter Arbeitsbelastung.
- Keine Lohnfortzahlung bei Krankheit.
Durch meinen großen und langjährigen Erfahrungsschatz arbeite ich effizient und zeitoptimiert.
Auf unser persönliches Kennenlernen freue ich mich schon heute.
Weitere Kenntnisse
JB - Böhrensen ERP - System
div. CRM-Systeme
Datev-Online
Lotus Notes
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Gut)
- Europäische Union
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