Interim Office- & HR Management | HR Generalist

11/2018 – 1/2019

-Termin- und Kalendermanagement
-Koordination von komplexen Terminstrukturen und Fristen
-Reisemanagement: Planung, Buchung und Abrechnung von nationalen sowie internationalen Geschäftsreisen
-Korrespondenz: Bearbeitung des Posteingangs, E-Mail-Postfächer und Abstimmung mit internen sowie externen Stellen
-Gremienarbeit und Inhaltliche Vorbereitung Sitzungsmanagement: Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Aufsichtsratstreffen oder -Hauptversammlungen inklusive Protokollführung
-Entscheidungsvorlagen: Erstellung von Präsentationen, Berichten, Statistiken und Entscheidungsgrundlagen
-Sonderaufgaben: Verfassen von Entwürfen, Memos oder Reden (teilweise als Ghostwriter)
-Projektmanagement undSchnittstellenmanagement: Zentrale Kommunikationsbrücke zwischen dem Vorstand, den Fachabteilungen und externen Partnern
-Projektarbeit: Eigenverantwortliche Steuerung und Überwachung von bereichsübergreifenden Projekten oder Change-Prozessen.

Assistent Vizepräsident, Geschäftsreise-Management, Kommunikation (allg.), MS Office (Anwenderkenntnisse), Projektadministrator

3/2017 – 11/2018

-Assistenz des Personalleiters
-Mitarbeit bei allen CTO HR Angelegenheiten (Technisches Personal)
-Konzeptionelle und administrative HR Sachbearbeitung
-Admin / Backoffice der HR Abteilung
-Onboarding
-Bewerbermanagement
-Mitwirkung bei der Einführung, Konzeption und Umsetzung der e-Akte (Überführung in die Digitale Version)
•Unterstützung bei Prozessen bezgl. e-Akte / Digitale Personalakte

Administrativer Projektmitarbeiter, HR-Spezialist, Office Management, Organisation (allg.), Personalsachbearbeiter, Prozessoptimierung

10/2014 – 12/2016

Assistenz Eventmanagement
Meetings, Incentives, Kongresse, Events / Branche: Konsumgüter

Administrativer Projektmitarbeiter, Eventkoordinator, Geschäftsreise-Management, Kommunikation (allg.), Organisation (allg.), Veranstaltungsmanagement

3/2013 – 9/2014

-Administrative Unterstützung des Vorstands
-Termin- & Reisemanagement
-Vorbereitung von Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen
-Allgemeine Unterstützung der Vorstandsassistentin bei Urlaub und Krankheit
-Selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
-Planung, Koordination und Organi­sation von Terminen sowie nationalen und internationalen Geschäftsreisen
-Kontinuierliches Nachhalten und Verfolgen von Vorgängen, Fristen und Projekten
-Persönlicher, telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Geschäftspartnern, Kunden und Ansprechpartnern weltweit
-Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben, insbesondere Sekretariatsorganisation, Rechnungsprüfung und Reisekostenabrechnung
-Vorbereitung von Präsentationen einschließlich der Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen
-Organisation und Betreuung nationaler sowie internationaler Besucher
-Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben und Projekten

Dokumentenmanagement, Kommunikation (allg.), Koordinator, MS Office (Anwenderkenntnisse), Office Management, Organisation (allg.)

1/2012 – 12/2012

Kalender- & Zeitmanagement
Proaktive Planung: Verwalten komplexer, dynamischer Terminkalender über verschiedene Zeitzonen hinweg.
Risiko- & Konflektmanagement: Eigenständiges Erkennen von Terminüberschneidungen und Risiken sowie schnelles Umpriorisieren.
Lösungsorientierung: Pragmatisches Handeln mit minimaler Aufsicht und professionelle Kommunikation an alle Beteiligten.
Reisemanagement
Organisation: Planung anspruchsvoller Geschäftsreisen inklusive Visabeschaffung und Reisedokumente.
Vorbereitung: Erstellung detaillierter Reisepläne und Bereitstellung aller relevanten Begleitunterlagen.
Kommunikation & Schnittstelle
Multi-Kanal-Handling: Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und MS-Teams-Anfragen.
Priorisierung: Entwerfen von Antworten, Weiterleitung von Anliegen und Tracking dringender Folgemaßnahmen.
Beziehungsmanagement & Vertraulichkeit
Netzwerk: Aufbau und Pflege starker Arbeitsbeziehungen (intern/extern) in der gesamten EMEA-Region.
Discretion: Professioneller und sorgfältiger Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
Business Development & Partner-Support
Vertriebsunterstützung: Proaktive Hilfe bei der Kundenakquise und beim Beziehungsaufbau.
Kontaktpflege: Überblick über Zielunternehmen, Ansprechpartner und strategische Ziele.
Event- & Meeting-Organisation: Koordination von Kundenterminen, Vorbesprechungen, Geschäftsessen und Veranstaltungen.
Schnittstelle zu Assistenzen: Enger Austausch mit Kundenassistenten und Abstimmung von Kontaktprioritäten mit den Partnern.

Administrativer Projektmitarbeiter, Kommunikation (allg.), Office Management, Travel Manager

1/2010 – 12/2011

-Administrative & organisatorische Aufgaben
-Planung, Vor- & Nachbereitung von Meetings
-Terminkoordination & Kalenderpflege
-E-Mail Management
-Dokumenten- und Datenmanagement
-Digitale Ablagesysteme &
-Reisemanagement
-Reisekostenabrechnung
-Kunden- und Mandantenkommunikation
-Projekt- und Aufgabenkoordination
-Schnittstellenmanagement intern & extern
-Administratives Projektmanagement
-Management komplexer, parallel verlaufender Projekte und Prozesse
-Zusammenarbeit mit den Managing Partnern im operativen Tagesgeschäft und allen organisatorischen / administrativen Belangen
-Ansprechpartnerin für internationale Kunden & Stakeholder auf Top-Management Ebene

Administrativer Projektmitarbeiter, Büroleiter, Office Management, Organisation (allg.)

1/2008 – 12/2009

HR Management - kompletter Employee Lifecycle
-Recruiting
-Bewerbermanagement
-Onboarding
-Offboarding
-Vertragsmanagement
-Personalbetreuung

HR Business Partner, Personalbetreuung, Personalsachbearbeiter, Personalsachbearbeiter im Bereich Personalbeschaffung, Personalverwaltung, Personalwesen (allg.), Recruiting

1/2006 – 12/2007

HR Management (Branche: Sozialer Bereich) – kompletter Employee Lifecycle
- Onboarding
-Offboarding
-Errechnung der Dienst-Zuschläge anhand der Dienstpläne
-Eingabe von Daten ins KGRZ (kommunales Gebietsrechenzentrum)
-enge Zusammenarbeit mit Pflegedienstleitung und Geschäftsleitung
-Payroll Schnittstelle
-alle HR Aufgaben vom Eintritt bis zum Austritt

Personalberatung - allg. Sozialwesen, Personalbetreuung, Sachbearbeiter Personal Lohn und Gehalt

1/2003 – 12/2005

HR Talent Management (Branche: Finanzen / Internationales Unternehmen
Durchführung und Organisation von HR-Entwicklungsmaßnahmen für Führungs- und Führungsnachwuchskräfte im In- und Ausland

Personalbetreuung, Personalentwicklung - Durchführungsplanung