PMO Beratung und (Achtsamkeits-) Coach

4/2017 – 12/2017

• Projektabrechnung / interne Leistungsverrechnung von Projekten für interne und externe Mitarbeiter
• Budgetüberwachung und ggf. Rücksprache mit den Projektleitern
• Rechnungsstellung für Auslandsaufwände
• Unterstützung der externen Mitarbeiter bei der Erfassung ihrer Aufwände in Projectile
• Reporting der geleitsteten Aufwände pro Projekt an die jeweiligen Projektleiter
• Pflege und Optimierung diverser Excelsheets inkl. Auswertung der Daten
• Durchführung von Prozessoptimierungen (z.B. mit Hilfe einer SharePoint Lösung)
• Erstellung von PowerPoint Präsentationen
• Dokumentation von Arbeitsabläufen
• On- und Offboarding von externen Mitarbeitern

Projektassistenz (IT)

3/2015 – 12/2016

• Pflege und Erstellung von MSP Projektplänen
• Ressourcen- und Budgetüberwachung
• Prüfung und Verarbeitung der Aufwandsbuchungen in Planisware
• Erstellung von Monatsabschlüssen mit MSP und Planisware
• Verfolgung und Pflege der Meilensteine/Teilprojekte/Einzelschritte
• Statuspflege und Anlegen von offenen Punkten und User Storys in Jira
• Meetingplanung/-durchführung
• Präsentationserstellung
• Statuspflege und Abfrage
• Pflege von Lieferlisten interner Lieferanten
• Agiles Projektmanagement

Projektassistenz (IT)

1/2013 – 4/2014

• Unterstützung in diversen Projekten zur Vertragsprüfung und Verwaltung
• Erstellung von Dokumentenvorlagen und Dokumentationen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten und Betreuung des externen und internen Teams
• Erstellung und Weiterentwicklung des O-M Intranetauftritts und Entwicklung eines Logos
• Planung von Meetings und Veranstaltungen
• Moderation und Protokollierung von Meetings
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Qualitätssicherung, Auswertung und Bereitstellung von Reports
• Erstellung und Qualitätssicherung diverser Management-Berichte
• Prozessentwicklung und Durchführung der Verwaltung, Prüfung, Klärung, Verfolgung und Verteilung von Vertragsdokumenten
• Pflege der Vertragsdatenbanken
• Erstellung der Auftragsbücher und Verfolgung der Aufträge
• Entwicklung/Erstellung von Ablaufdiagrammen
• Planung und Spezifizierung der Anforderungen an eine Datenbank zur Vertragserfassung

Projektassistenz (IT), PMO (IT), Vertragsmanagement

11/2012 – 12/2012

• Terminkoordination des Teams (ca. 20 Personen)
• Erstellung von Protokollen
• Statuskontrolle und Überwachung von Meilensteinen des Projekts
• Erstellen von Statusberichten
• Aktualisierung der Team-Urlaubsliste
• Präsentationserstellung

Projektassistenz

7/2006 – 12/2011

• Unterstützung in diversen Projekten zur Vertragsprüfung und Verwaltung
• Erstellung von Dokumentenvorlagen und Dokumentationen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten und Betreuung des externen und internen Teams
• Erstellung und Weiterentwicklung des O-M Intranetauftritts und Entwicklung eines Logos
• Planung von Meetings und Veranstaltungen
• Moderation und Protokollierung von Meetings
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Qualitätssicherung, Auswertung und Bereitstellung von Reports
• Erstellung und Qualitätssicherung diverser Management-Berichte
• Prozessentwicklung und Durchführung der Verwaltung, Prüfung, Klärung, Verfolgung und Verteilung von Vertragsdokumenten
• Pflege der Vertragsdatenbanken
• Erstellung der Auftragsbücher und Verfolgung der Aufträge
• Entwicklung/Erstellung von Ablaufdiagrammen
• Planung und Spezifizierung der Anforderungen an eine Datenbank zur Vertragserfassung

Projektassistenz, Projektmanagement - Vertragsmanagement

2/2005 – 4/2006

• Einsatzplanung und Budgetüberwachung
• Unterstützung beim Recruiting und Einweisung neuer Projektmitarbeiter
• Erstellung von Präsentationen
• Erledigung aller organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Ermittlung des Projektstatus (kaufm.) und Auswertung der Daten
• Erstellung von Projekt Review Präsentationen
• Protokollführung und Verteilung
• Organisation von internen Schulungen und Auswertung/Präsentation der Schulungsdaten
• Verarbeitung von Arbeitsnachweisen
• Führen und tracken der offenen Punkte Liste
• Inhaltliche Koordination des Projekt-Intranetauftritts
• Datenaufbereitung für Reporting und Kalkulation
• Terminsteuerung und Ergebnisverwaltung der QM Test- und Abnahmephasen
• Verwaltung der Lessons Learned Sessions
• Zeitweise überregionaler Einsatz in Düsseldorf

PMO (IT), Projektassistenz

2/2004 – 2/2005

• Arbeiten mit Projektraum-Tool
• Erstellung von Terminplänen
• Erstellung/Mitgestaltung eines Projekt- und Organisationshandbuches
• Erstellung/Gestaltung von Präsentationen
• Erstellung/Formatierung diverser Protokolle und Berichte
• Führen der Projektbeteiligtenliste
• Allgemeine Organisation
• Kostenverfolgung

Projektassistenz