Virtuelle Assistentin
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- 10.02.2026
Kurzvorstellung
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
7/2023 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
- Bearbeitung Posteingang und -ausgang
- Interne und externe Kommunikation
- Erstellen von Rechnungen
- Vorbereitende Buchhaltung (u.a. Prüfen und Ablage der Eingangsrechnungen, Verbuchen von Zahlungseingang und -ausgängen, OPOS)
- Betreuung der bestehenden Datenbank
- Aufbau einer neuen Datenbank
- Bearbeitung von Material für Werbungen und Videos
Kommunikation (allg.), Datenbankrecherche (allg.), Organisation (allg.), Buchhaltungsmitarbeiter, Datenmanagement, Office Management
12/2021 – 11/2022
TätigkeitsbeschreibungUnterstützung bei der Datenbereinigung, Daten auswerten, abgleichen, aktualisieren, Übersichten für die neue Datenbank anpassen, Erfassung der Daten in die neue Datenbank, Recherchen zu den Datensätzen, Kommunikation mit den Mitarbeitern, Betreuung in der Pflege der Datenbank, laufende Aktualisierung der Daten
Eingesetzte QualifikationenDatenbankrecherche (allg.), Interne Kommunikation, Microsoft Excel, Organisation (allg.)
7/2021 – 5/2023
TätigkeitsbeschreibungAlles was im Rahmen des Recruiting an Aufgaben gemacht wird. (u.a. Stellenausschreibungen, Organisation von Gesprächen, Bewerbungen sichten, Kommunikation intern sowie extern mit Bewerbern und Personaldienstleistern)
Eingesetzte QualifikationenAblauf- / Terminmanagement, Externe Kommunikation, Interne Kommunikation, MS Office (Anwenderkenntnisse), Organisation (allg.), Persis, Personalorganisation, Personalsuche / -auswahl, Recruiting
7/2021 – 9/2021
TätigkeitsbeschreibungUnterstützung im Rahmen eines Projekts
Eingesetzte QualifikationenOffice Management
5/2021 – 6/2021
Tätigkeitsbeschreibungu.a. Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen
Eingesetzte QualifikationenPersonalwesen (allg.)
1/2020 – 4/2020
TätigkeitsbeschreibungProjektplanung, Kundendisposition, allg. Bürotätigkeiten
Eingesetzte QualifikationenMicrosoft Office 365, Office Management
2/2019 – 12/2019
Tätigkeitsbeschreibung
- Ansprechpartner für die Geschäftsführung, Leitungskräfte und Fachkräfte in allen HR-Fragen
- vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen
- Mitarbeit bei der internen Neustrukturierung
- Mitarbeit bei der Integrationen übernommener Werkstätten (§ 613a BGB)
-Vorstellungsgespräche
Personalbetreuung, Personalorganisation, Personalwesen (allg.)
8/2017 – 9/2018
TätigkeitsbeschreibungBewerbermanagement; Personalcontrolling; Erstellung und Aktualisierung von Zeugnissen und Arbeitsverträgen; Ansprechpartner für die Geschäftsführungen; Leitungskräfte und Fachkräfte in allen HR-Fragen
Eingesetzte QualifikationenPersonalbetreuung, Personalcontrolling, Personalwesen (allg.)
5/2016 – 11/2016
TätigkeitsbeschreibungEigenständige Organisation der Seminarverwaltung; Planung und Organisation zusätzlicher Schulungen; Pflege des Moduls Seminarverwaltung in P&I LOGA
Eingesetzte QualifikationenPersonalwesen (allg.)
1/2010 – 5/2014
Tätigkeitsbeschreibung
Kindertagesstätten:
- Verantwortlich für die Kreditoren, - Debitoren- und Lohnbuchhaltung
- Pflege der Personalakten sowie die der Kinder und Kita-Datenbank
- An- und Abmelden der Kinder/Mitarbeiter beim Bezirksamt bzw. Senat
Bezirkskoordination, Qualitätsmanagement- und Personalmanagement
- Eigenverantwortliche Datenpflege, -kontrolle, -erfassung
- Aufbereitung von Berichten, Statistische Auswertungen, Erstellung von Übersichten; Überwachung der Datenvollständigkeit für die Statistik
- Bearbeitung der Anmeldungen und entsprechenden Bescheinigungen der Weiterbildungen
- Zuarbeiten für die verschiedenen Bereichsleiter sowie für Fachkräfte im Rahmen der internen Qualifizierungsmaßnahme
- Mitarbeit im Bewerbermanagement, inkl. Vertragsvorbereitungen
Personalverwaltung, Personalwesen (allg.), Office Management
10/2008 – 11/2009
Tätigkeitsbeschreibung
- Unterstützung beim Aufbau der neuen Niederlassung
- Organisation des gesamten Innendienstes
Office Management
9/2007 – 8/2008
Tätigkeitsbeschreibung
verschiedene Einsätze u.a. bei der Bayer Schering Pharma
- Erfassung von Einkaufskontrakten in SAP R/3 MM
- Mitarbeit bei der Organisation von internen Schulungen
- Mitarbeit bei der Bewertung der Benutzerberechtigungen für SAP
Intern:
- Erstellung von Bewerberprofilen
- Pflege der Personalakten
- Bewerbermanagement
- Koordination von Terminen
- Datenerfassung und -pflege
- vorbereitende Buchhaltung
Microsoft Office 365, Personalwesen (allg.), Office Management
2/2007 – 8/2007
Tätigkeitsbeschreibung
- Vorbereitungen der Neu- und Bestandskunden
- Einarbeitung neuer Kollegen für den Bereich Vorbereitungen
Office Management
8/2005 – 7/2006
Tätigkeitsbeschreibung
- Vertretung der Sekretärin des Direktors
- Unterstützung des Bereichs "Interne Dienste"
- Aushilfe in der Personalabteilung
Microsoft Office 365, Office Management
Zertifikate
Ausbildung
Berlin
Berlin
Über mich
In den vergangenen Jahren habe ich mehrere Jahre Berufserfahrung als Verwaltungsangestellte, Büromitarbeiterin und Sekretärin in unterschiedlichen Branchen gesammelt – die längste Zeit im sozialen Bereich. Ich arbeite mich schnell in neue Themen ein, bin pflichtbewusst und schätze eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.
Ich bringe sichere Kenntnisse in MS Office sowie der Google G Suite mit und habe Grundkenntnisse in DATEV/DATEV Online und SAP R/3.
Aktuell betreue ich die Büroorganisation eines kleinen Handwerksunternehmens mit Sitz in Norwegen. Dazu gehören u. a. die Kommunikation mit Dritten (z. B. Steuerberatern), vorbereitende Buchhaltung, Rechnungseingang und -ausgang, Postein- und -ausgang, Datenbankpflege sowie Recherchen.
Durch meinen Standort stehe ich vor allem für Remote-Projekte zur Verfügung; nach Absprache sind auch vereinzelt Termine vor Ort möglich.
Ich freue mich auf eine gute Zusammenarbeit!
Weitere Kenntnisse
- MS Office
- G Suite von Google
Grundkenntnisse in:
- Datev/Datev Online
- SAP R/3 (HR/MM/FI)
- Persis
- in der Seminarverwaltung von P&I Loga
- Asana.
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Gut)
- Europäische Union
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