Projektkoordinatorin | operative Projektabwicklung & Schnittstellenmanagement im technischen Umfeld
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- Kahl am Main
- National
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- 25.03.2026
- Contract ready
Kurzvorstellung
Schnittstellensteuerung | operative Projektabwicklung | Stabilisierung laufender Abläufe
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
1/2024 – 3/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Beschreibung:
- Koordination operativer Abläufe im Bereichs- und Projektumfeld
- Strukturierung und Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und internen Abläufen
- Steuerung administrativer und organisatorischer Prozesse mit Fokus auf Effizienz und Vertretungssicherheit
- Abstimmung und Koordination von Terminen, Meetings und bereichsübergreifenden Themen
- Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Berichten und Präsentationen
- Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Office- und Organisationsstrukturen
Ablauf- / Terminmanagement, Organisationsentwicklung, Projektassistenz, Prozessoptimierung, Reporting
1/2023 – 8/2023
Tätigkeitsbeschreibung
Beschreibung:
- Koordination von Terminen, Sitzungen und projektbezogenen Abstimmungen
- Steuerung und Sicherstellung des Dokumentenflusses zwischen Projektbeteiligten
- Organisation und Nachverfolgung von Aufträgen sowie Nachtragsprozessen
- Abstimmung mit internen und externen Projektpartnern
- Vorbereitung und Koordination von Abrechnungsprozessen
- Umsetzung strukturierter Workflows für Genehmigungs- und Freigabeprozesse
- Sicherstellung der Verfügbarkeit und Struktur projektbezogener Unterlagen
Schnittstellenentwicklung, Workflows, Dokumentenmanagement, Ablauf- / Terminmanagement, Projektmanagement - Office
11/2021 – 10/2022
Tätigkeitsbeschreibung
Beschreibung:
- Strukturierung und Koordination bereichsübergreifender Abläufe im Management- und Projektumfeld
- Unterstützung der Projektleitung durch Zusammenführung von Aufgaben, Abstimmungen und Entscheidungsgrundlagen
- Steuerung und Nachverfolgung von Ausschreibungs- und Angebotsprozessen (Tendermanagement)
- Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern zur Sicherstellung konsistenter Abläufe
- Organisation und Strukturierung von Informationsflüssen, Unterlagen und Entscheidungsprozessen
- Kaufmännische Einbindung projektbezogener Themen (z. B. Vertrags- und Rechnungsprozesse)
- Mitwirkung an der Stabilisierung interner Abläufe und Arbeitsstrukturen
Akquise / Kontakt, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Externe Kommunikation, Interne Kommunikation, Organisation (allg.), Vertragsmanagement
2/2020 – 5/2020
Tätigkeitsbeschreibung
Beschreibung:
- Koordination von Kundenaufträgen im industriellen Umfeld
- Abstimmung zwischen Vertrieb, Produktion und internen Schnittstellen
- Steuerung und Überwachung von Auftragsabläufen
- Analyse und Optimierung bestehender Prozesse
- Bearbeitung und Koordination von Reklamationen
- Auswertung vertriebsbezogener Kennzahlen (KPIs)
- Unterstützung aktiver Vertriebsprozesse und Schnittstellenarbeit zur Geschäftsleitung
Prozessoptimierung, Analyse der Kennzahlen, Koordinator, Beschaffungsmanagement, Bestandsmanagement, Einkauf (allg.), Organisation (allg.), Sage Accounting, Vertrieb (allg.)
1/2018 – 1/2020
Tätigkeitsbeschreibung
- Koordination und Steuerung von Großkundenaufträgen im B2B-Umfeld
- Abstimmung zwischen Vertrieb, Logistik und internen Schnittstellen
- Planung und Steuerung von Beständen und Lieferprozessen
- Überwachung und Koordination von Auftragsabwicklung und Logistikprozessen
- Analyse und Aufbereitung vertriebsrelevanter Kennzahlen (KPIs)
- Organisation und Koordination von Messeauftritten und Vertriebsaktivitäten
- Mitwirkung an der Optimierung von Prozessen und Strukturen im Vertriebsumfeld
Analyse der Kennzahlen, Mitarbeiter Vertriebsinnendienst, Akquise / Kontakt, Auftragsabrechnung, Außendienst-Steuerung, Bedarfsplanung, CRM (Customer Relationship Management), Inventurmanagement, Lagerverwaltung, Sales Management, Versandabwicklung
Zertifikate
IHK Heilbronn
CETPM GmbH, Institut an der Hochschule Ansbach
Management Circle Verlag GmbH, Eschborn
Ausbildung
Über mich
Mein Fokus liegt auf der Koordination von Aufgaben, Terminen, Informationsflüssen und Schnittstellen sowie auf der Stabilisierung laufender Abläufe im Projektalltag.
Ich arbeite mich schnell in bestehende Projekte ein, halte offene Punkte verlässlich in Bewegung und entlaste Projektverantwortliche sowie Fachbereiche dort, wo operative Themen liegen bleiben oder Abstimmungen nicht sauber greifen.
Ergänzend bin ich auch in operativen beschaffungsnahen Rollen einsetzbar, insbesondere bei Lieferantenkommunikation, Datenpflege, Bestell- und Terminverfolgung sowie in der Abstimmung mit internen Fachbereichen.
WAS ICH ÜBERNEHME
< Projektkoordination in technischen und auftragsnahen Umfeldern
< Schnittstellensteuerung zwischen Projektleitung, Fachbereichen und externen Beteiligten
< Strukturierung und Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und offenen Punkten
< operative Projektabwicklung im Tagesgeschäft
< auftragsnahe und kaufmännisch strukturierte Begleitung laufender Abläufe
< Stabilisierung bestehender Prozesse in Engpass- und Übergabephasen
TYPISCHE EINSATZSITUATIONEN
Ich komme typischerweise ins Spiel, wenn:
+ laufende Projekte an Struktur und Transparenz verlieren
+ offene Punkte nicht sauber zusammengeführt werden
+ Projektverantwortliche im Tagesgeschäft operative Entlastung brauchen
+ Abstimmungen zwischen internen Bereichen und externen Beteiligten ins Stocken geraten
+ Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten nicht verbindlich nachverfolgt werden
+ Auftragsspitzen, Übergaben oder personelle Engpässe bestehende Abläufe belasten
MEHRWERT
+ schnelle Einarbeitung in laufende Projektstrukturen
+ hohe operative Verlässlichkeit und Umsetzungsnähe
+ strukturierte Nachverfolgung statt zusätzlichem Abstimmungsaufwand
+ klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten
+ spürbare Entlastung im Tagesgeschäft
EINSATZRAHMEN
+ kurzfristig projektbasiert einsetzbar
+ remote und vor Ort kombinierbar
+ Einsatz in Teilzeit oder Vollzeit möglich
Ich stabilisiere laufende Abläufe dort, wo im Projektalltag Überblick, Verbindlichkeit und operative Struktur fehlen.
Weitere Kenntnisse
+ technische und auftragsnahe Projektumfelder
+ operative Projekt- und Auftragsabläufe
+ Abstimmung mit technischen Fachbereichen, Projektverantwortlichen und kaufmännischen Schnittstellen
Branchen: Bau und Immobilien, Automotive, technische Dienstleistungen
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Grundkenntnisse)
Kontaktdaten
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