Office Management & Business Support (Interims u. Freelance)
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- 04.03.2026
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Kurzvorstellung
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
4/2018 – 4/2025
Tätigkeitsbeschreibung
• Einführung eines standortweiten SAP-basierten Schulungssystems inkl. Systempflege. Mitentwicklung und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen, Erstellung von Schulungsauswertungen sowie Beratung und Unterstützung der Abteilungsverantwortlichen
• Koordination und Verwaltung des Standorts einschließlich der Planung von Catering, Organisation der betrieblichen Englischkurse sowie Konzeption und Erstellung von Leitfäden, Anleitungen und Checklisten zur Optimierung von Arbeitsabläufen
• Personalthemen: SAP-Zeitdatenverwaltung, Unterstützung bei Ein-/Austritten, Organisation und Verwaltung der Arbeitskleidung, Werkstudentenbetreuung sowie interne Koordination des Betrieblichen Eingliederungsmanagements mit externem Dienstleister
• Umfassende Vertretung der Assistenz des Geschäftsführers und des Standortleiters
• Bestell- und Rechnungsabwicklung in SAP: Durchführung von Bestellungen, Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Sicherstellung effizienter Beschaffungsprozesse (Procure-to-Pay) sowie Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und Lieferanten
• Aufbau, Betreuung und kontinuierliche Pflege der Intranetseite des Standorts, einschließlich der Erstellung und Aktualisierung von Inhalten zur internen Kommunikation zwecks Sicherstellung einer benutzerfreundlichen und informativen Plattform
• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen für die Standortkommunikation über virtuelle Dashboards, einschließlich der inhaltlichen Aufbereitung und visuellen Gestaltung zur optimalen Darstellung von Daten und Informationen
• Gesundheitspartnerin: Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement. Kommunikation von Angeboten und Projektarbeit zur Umsetzung von Maßnahmen mit Standortleitung und Werksärztlicher Abteilung
Ariba, Buchhaltung, Büroorganisation, Digitalisierung, Dokumentenmanagement, Interne Kommunikation, Management-/Direktionsassistent, Microsoft Office 365, Office Management, Organisation (allg.), Personalwesen (allg.), Projektassistenz, Projektkoordinator, Prozessoptimierung, Rechnungswesen (allg.), SAP Applications
12/2013 – 8/2017
Tätigkeitsbeschreibung
• Unterstützen bei der Organisation und Abwicklung von Geschäftsprozessen inkl. Vertragsverwaltung und Freizeichnung von Überweisungen
• Gewährleistung der Vertraulichkeit von sensiblen Informationen und Dokumenten
• Effizientes Organisieren von Büroabläufen und Gewährleistung eines reibungslosen Arbeitsumfelds
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Gründung eines neuen Standorts (Conteam Wien GmbH): Kommunikation und Koordination sämtlicher Aktivitäten mit Behörden, Banken, Rechtsanwälten, Steuerberater in Firmen- und persönlichen Angelegenheiten des Geschäftsführers für seine Tätigkeit am neuen Standort
• Projektarbeit/-management: Neukundenakquise, Organisation von Social Events, Eigenvermarktungsprojekte, Recherchearbeiten
• Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben: z.B. Terminkoordination, Korrespondenz deutsch/englisch, Erstellen/Aufbereiten von Management-Präsentationen, Reiseplanung
• Datenpflege und Know-How-Transfer für CRM-Software
• Rechnungswesen: u.a. Erstellen von Reportings, Rechnungsprüfung, Kassenverwaltung
Kommunikation (allg.), Buchhaltung, Büroorganisation, Dokumentenmanagement, Management-/Direktionsassistent, Microsoft Office 365, Office Management, Organisation (allg.), Projektassistenz, Projektkoordinator, Prozessoptimierung, Rechnungswesen (allg.)
2/2013 – 11/2013
Tätigkeitsbeschreibung
• Beratungsgespräche mit Interessenten
• Koordinierung und Durchführung der Objektbesichtigungen
• Betreuung der Objekteigentümer
• Preisverhandlungen zwischen den Parteien
• Kaufvertragsvorbereitung und Notarabwicklung
Kommunikation (allg.), Mitarbeiter Immobilien, Organisation (allg.), Projektkoordinator, Vertrieb (allg.)
7/2006 – 11/2012
Tätigkeitsbeschreibung
• Servicekundenbetreuung
• Personalwesen
• Auftragsabwicklung
• Erstellen von Kostenanalysen für Telefonie und Internet
• Pflege und Erweiterung der CRM-Datenbank
• Erstellen von Reports, Statistiken, Dokumentationen und Arbeitsprozessen
• Projektbezogene Aufgaben
• Kaufvertragsvorbereitung und Notarabwicklung
CRM (Customer Relationship Management), Büroorganisation, Datenanalyse, Dokumentenmanagement, Kommunikation (allg.), Office Management, Organisation (allg.), Personalwesen (allg.), Projektassistent, Prozessoptimierung, Rechnungswesen (allg.), Reporting
8/2004 – 6/2006
TätigkeitsbeschreibungPflege und Erweiterung der CRM-Datenbank.
Eingesetzte QualifikationenDokumentenmanagement, CRM (Customer Relationship Management)
6/2003 – 6/2006
TätigkeitsbeschreibungKunsthandwerk und mehr aus fernen Ländern, fair gehandelte Lebensmittel.
Eingesetzte QualifikationenBuchhaltung, Einzelhandel, Kommunikation (allg.), Organisation (allg.), Rechnungswesen (allg.), Vertrieb (allg.)
4/1993 – 6/2002
TätigkeitsbeschreibungVerkauf, Bereich Regaloptimierung und Data Support, Marktforschung, Produktbeschaffung.
Eingesetzte QualifikationenEinkauf (allg.), Datenanalyse, Reporting, Kommunikation (allg.), Vertrieb (allg.), Organisation (allg.), Marktforschung
1/1993 – 3/1993
Tätigkeitsbeschreibung
Arbeitnehmerüberlassung durch ADIA Interim GmbH.
Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Auftragsabwicklung, Rechnungserstellung, Rechnungsüberwachung
Buchhaltung, Auftragssachbearbeiter, Büroorganisation, Interne Kommunikation, Organisation (allg.), Rechnungswesen (allg.)
8/1988 – 12/1992
TätigkeitsbeschreibungVerantwortung für Rechnungsprüfung, Vertragsverwaltung und Budgetunterstützung in enger Zusammenarbeit mit der internationalen Finanzabteilung. Korrespondenz und Übersetzungen in Deutsch/Englisch, Erstellung von Statistiken sowie Organisation von Büroabläufen. Zusätzlich Unterstützung im IT-Support und bei Reise- und Ticketmanagement
Eingesetzte QualifikationenBüroorganisation, Dokumentenmanagement, Organisation (allg.), Personalwesen (allg.), Rechnungswesen (allg.), Reporting, Statistiken, Übersetzungen
Ausbildung
Frankfurt am Main
Über mich
Mein Leistungsspektrum umfasst Büromanagement und Organisation, Prozessoptimierung und Digitalisierung, Projektkoordination sowie interne Kommunikation und Content.
Mit über 30 Jahren Erfahrung, Organisationstalent, digitaler Kompetenz und vielseitigem Know-how finde ich mich schnell in neue Aufgaben ein, arbeite strukturiert und lösungsorientiert und behalte stets den Überblick. Meine Stärken: vielseitig, flexibel, präzise, proaktiv und innovativ.
Darüber hinaus lege ich Wert auf eine offene und positive Zusammenarbeit. Meine Kunden erleben mich als sympathischen Gesprächspartner und Teamplayer – unkompliziert, vertrauensvoll, verbindlich und produktiv.
Weitere Kenntnisse
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Fließend)
- Italienisch (Grundkenntnisse)
- Europäische Union
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